。同時(shí)還要把凝聚在一起的團(tuán)隊(duì)——準(zhǔn)備充分、并且也愿意接受新的工作——作為項(xiàng)目的收獲之一。
2.沖突沒(méi)能及時(shí)解決
只要在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中有多個(gè)參與者,就一定會(huì)有沖突存在。但是,有時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理缺乏直接同項(xiàng)目組成員之間的信息交流通道,抑或未能對(duì)成員間的沖突未能很好的把握,沒(méi)能及時(shí)解決沖突,導(dǎo)致沖突影響到項(xiàng)目的進(jìn)度。
沖突應(yīng)當(dāng)引起重視,并盡快得到解決。最好是在項(xiàng)目啟動(dòng)之前,就設(shè)定一個(gè)快速便捷的經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)成員之間的信息通道,比如項(xiàng)目意見(jiàn)經(jīng)理信箱等。
項(xiàng)目管理中的沖突并不是缺乏職業(yè)道德的行為,而是各人解決問(wèn)題的方法上的分歧。對(duì)于沖突,通過(guò)正式的談判不容易取得理想的效果,因?yàn)檎勁型ǔ6际橇愫陀螒?,我所得到的任何東西都是你所失去的;而通過(guò)非正式的調(diào)解可以很容易的解決,也就是通過(guò)一個(gè)不涉及沖突的第三方來(lái)幫助沖突雙方達(dá)成共識(shí)。
要在沖突完全形成之前就去調(diào)解,甚至在項(xiàng)目開(kāi)始之前,我們就要先宣布:所有人的"贏"都是受重視的。在任何沖突剛出現(xiàn),還沒(méi)有變得很明顯的時(shí)候,就需要一些受過(guò)訓(xùn)練的調(diào)解人,來(lái)告訴沖突雙方:你們根本不是敵對(duì)的雙方,你們是站在同一邊的,跟你們作對(duì)的是這個(gè)問(wèn)題。這樣,沖突雙方可能很快達(dá)成有意義的共識(shí),沖突雙方開(kāi)始理解、尊重對(duì)方的需要,盡量思考以前從沒(méi)想過(guò)的方案。交涉每進(jìn)展一步,彼此之間的信任就會(huì)加深一層,成功的機(jī)會(huì)也就多一分。
3.會(huì)議常常沒(méi)有明確的議程
在項(xiàng)目管理過(guò)程中,特別是項(xiàng)目正面臨著巨大的困難時(shí),企圖加快項(xiàng)目進(jìn)度的、沒(méi)有確定議程的會(huì)議就非常多。這些會(huì)議的本意都是解決問(wèn)題的,但是由于組織者本身都不知道面臨的問(wèn)題是團(tuán)隊(duì)的哪個(gè)部分出問(wèn)題了,所以會(huì)議常常沒(méi)能夠制定出明確的議程,結(jié)果是與會(huì)人員就會(huì)特別多,因?yàn)檫@些人在參加會(huì)議之前會(huì)想到:不出席會(huì)議是否完全安全呢?討論沒(méi)結(jié)果,因?yàn)閰?huì)人員太多,問(wèn)題難以落到實(shí)處;最終浪費(fèi)了與會(huì)人員的寶貴時(shí)間和精力,甚至信心。
為了避免這種現(xiàn)象浪費(fèi)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)的時(shí)間進(jìn)度,對(duì)項(xiàng)目期間會(huì)議的召開(kāi),建議遵循以下兩點(diǎn)原則:
1.給每個(gè)會(huì)議一個(gè)公開(kāi)的議程。為每個(gè)會(huì)議制定一個(gè)公開(kāi)的議程,每個(gè)會(huì)議都要盡量短,讓人們可以根據(jù)需要選擇參加其中的一部分;會(huì)議要嚴(yán)格按照議程進(jìn)行,這樣人們就不必?fù)?dān)心自己不參加的會(huì)上有與其相關(guān)的主題。
2. 會(huì)議前進(jìn)行一個(gè)小小的儀式。在每次會(huì)議開(kāi)始的時(shí)候先進(jìn)行一個(gè)小小的儀式。如果做的合適,可以讓所有人注意到保持會(huì)議精簡(jiǎn)的價(jià)值以及項(xiàng)目的目標(biāo)和理想狀態(tài)。儀式可以分為五步:一是主持人告訴大家:哪怕減少一個(gè)與會(huì)者也是有價(jià)值的;二是其他人對(duì)此表示同意;三是主持人根據(jù)會(huì)議的情況,選擇一個(gè)最不應(yīng)該浪費(fèi)時(shí)間的人,給他自由,幫他們節(jié)約寶貴的時(shí)間;四是此人在離開(kāi)之前告訴大家他對(duì)會(huì)議的希望;五是其他人表示同意他離開(kāi);六是此人離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。然后重復(fù)二至六步,直到?jīng)]有人可以減少為止。此時(shí)留在會(huì)場(chǎng)中的將是同問(wèn)題相關(guān)并迫切希望解決問(wèn)題的人員。
4.通過(guò)壓力搶進(jìn)度
項(xiàng)目開(kāi)發(fā)好像總是不能夠在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成。在預(yù)感到項(xiàng)目時(shí)間緊迫時(shí),項(xiàng)目經(jīng)理就會(huì)盡力擰緊螺絲釘——讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的成員超負(fù)荷工作,讓開(kāi)發(fā)人員加班,企圖通過(guò)壓力搶進(jìn)度。
實(shí)際上增加加班時(shí)間只會(huì)降低生產(chǎn)力。雖然項(xiàng)目開(kāi)發(fā)人員都喜歡壓力,至少在壓力不太大的時(shí)候是這樣。適當(dāng)?shù)膲毫δ酥劣诩影嗫赡苁怯杏玫牟呗?,它們能使員工集中精力,并且讓他們感到工作的重要性。但是如果壓力太大,加班時(shí)間太長(zhǎng),員工就會(huì)感到疲勞,筋疲力盡、直至灰心喪氣,如果壓力再大一點(diǎn),他們就會(huì)離開(kāi)項(xiàng)目。即使那些沒(méi)有離開(kāi)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的人員,在超負(fù)荷的壓力下,也將無(wú)法更快的思考問(wèn)題。這些都嚴(yán)重影響了團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)造性、積極性,進(jìn)而降低了團(tuán)隊(duì)的生產(chǎn)力。
雖然項(xiàng)目經(jīng)理們也知道過(guò)分的增加加班時(shí)間只會(huì)降低生產(chǎn)力,但是正如湯姆·迪馬可所說(shuō):"經(jīng)理之所以會(huì)施加那么多的壓力,也許是因?yàn)樗麄儾恢涝撟鍪裁?,或者因?yàn)槠渌k法的困難而感到氣餒。"
綜上所述,為了保證項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的高效運(yùn)作,使得項(xiàng)目按期完成,需要做好項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的管理工作:盡力保持團(tuán)隊(duì)成員的穩(wěn)定性,將沖突解決于襁褓之中,為每個(gè)會(huì)議安排明確的議程,給予團(tuán)隊(duì)的壓力要適度。
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