RP實(shí)施中有三個(gè)與時(shí)間相關(guān)的重要概念,分別是:檢查點(diǎn)、里程碑和基線。檢查點(diǎn)是指在規(guī)定的時(shí)間間隔內(nèi)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行檢查,比較實(shí)際進(jìn)度與估算計(jì)劃之間的差異,并根據(jù)差異進(jìn)行各種資源的調(diào)整。我們可以將檢查點(diǎn)看作是一個(gè)固定“采樣”時(shí)點(diǎn),而時(shí)間間隔根據(jù)項(xiàng)目周期長(zhǎng)短不同而不同。里程碑是指一個(gè)具有特定重要性的事件,通常代表項(xiàng)目工作中一個(gè)重要階段的完成。在里程碑處,通常要進(jìn)行檢查?;€則是指一個(gè)設(shè)置在項(xiàng)目不同時(shí)間點(diǎn)上通過(guò)正式評(píng)審而進(jìn)入正式受控的一種(里程碑)參考基準(zhǔn)。
三者的關(guān)系是:重要的檢查點(diǎn)就是里程碑,重要的并需要實(shí)施雙方正式確認(rèn)的里程碑,就是基線。有一句通俗的話是這樣描述:沒(méi)有檢查點(diǎn),工作難進(jìn)展,不設(shè)里程碑,項(xiàng)目往后推,基線不評(píng)審,雙方吃不準(zhǔn)。
?。?)怎樣才算是一個(gè)實(shí)施里程碑?
里程碑是ERP實(shí)施周期內(nèi)的某一特定時(shí)刻、正式的事件,也是階段性目標(biāo)。簡(jiǎn)單的說(shuō),實(shí)施里程碑是指完成一個(gè)階段工作后可以看到部分結(jié)果的檢查點(diǎn)。一般來(lái)說(shuō),在ERP實(shí)施過(guò)程中,我們都會(huì)經(jīng)過(guò)一定的流程或階段,例如需求搜集階段、需求分析階段、業(yè)務(wù)流程分析、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置階段。這些階段都會(huì)產(chǎn)生一個(gè)結(jié)果,每一個(gè)結(jié)果的完結(jié)說(shuō)明我們已經(jīng)完成了這一階段的工作。
因此,ERP實(shí)施計(jì)劃是以里程碑為界限,將整個(gè)實(shí)施周期劃分為若干階段,里程碑是實(shí)施階段性工作完成的標(biāo)志。對(duì)于任何一個(gè)里程碑都應(yīng)該給于認(rèn)真的檢查、審定和批準(zhǔn),例如每到一個(gè)里程碑處,應(yīng)及時(shí)對(duì)前段工作進(jìn)行小結(jié),并對(duì)后續(xù)工作進(jìn)行調(diào)整,這種方式非常有利于整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃的動(dòng)態(tài)調(diào)整,也利于項(xiàng)目質(zhì)量的監(jiān)督。如需求分析完畢、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備完畢、業(yè)務(wù)流程整理完畢等都可以被定義為一個(gè)里程碑,每一個(gè)里程碑都需要對(duì)完成情況進(jìn)行驗(yàn)收。所以,高效的管理方式應(yīng)是在里程碑中間設(shè)置大量的檢查點(diǎn),這些檢查點(diǎn)應(yīng)要細(xì)分到一旦檢查點(diǎn)出現(xiàn)問(wèn)題不至于在進(jìn)度上失控。
?。?)里程碑可為實(shí)施進(jìn)度預(yù)留緩沖時(shí)間
使用里程碑模式還有一個(gè)好處,就是將大項(xiàng)目分成若干里程碑式的重要階段時(shí),可在各重要階段之間預(yù)留有緩沖時(shí)間。使用緩沖時(shí)間,可以很好的在項(xiàng)目未來(lái)實(shí)際執(zhí)行進(jìn)度和預(yù)計(jì)進(jìn)度之間取得平衡。一般來(lái)說(shuō),在ERP實(shí)施項(xiàng)目中我們需要為意外事故保留總實(shí)施1/3的時(shí)間,即“緩沖時(shí)間”。緩沖時(shí)間有助于一個(gè)ERP項(xiàng)目適應(yīng)意料之外的事件,例如緩沖時(shí)間可以用于彌補(bǔ)進(jìn)度延誤,這種應(yīng)付突發(fā)事件的緩沖時(shí)間是每一個(gè)主要里程碑的一部分。
?。?)警惕只問(wèn)結(jié)果的里程碑陷阱
眾所周知,里程碑是項(xiàng)目進(jìn)度控制中的一個(gè)極為重要的概念,也正因?yàn)槿绱?,人們?nèi)菀走^(guò)于依賴?yán)锍瘫炊鬼?xiàng)目進(jìn)度落空。里程碑陷阱表現(xiàn)為在里程碑被設(shè)定以后,認(rèn)為里程碑是目標(biāo)管理,是只問(wèn)結(jié)果不計(jì)過(guò)程,從而忽視對(duì)過(guò)程的監(jiān)控而導(dǎo)致項(xiàng)目里程碑不能按期達(dá)到。實(shí)際上,各項(xiàng)實(shí)施活動(dòng)彼此是有關(guān)聯(lián)的,一個(gè)里程碑的延遲會(huì)導(dǎo)致連鎖反應(yīng),甚至可能導(dǎo)致項(xiàng)目工期的失控。
三.建立里程碑式ERP實(shí)施模式的步驟
有位管理大師說(shuō)過(guò),成功的里程碑管理必須做好三件事情,就是確定,分配和追蹤里程碑。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō),其精髓是將ERP實(shí)施項(xiàng)目劃分成若干個(gè)子項(xiàng)目或若干個(gè)子階段,然后通過(guò)每一階段對(duì)各人員角色職責(zé)的考核和監(jiān)管,以保證實(shí)施過(guò)程的進(jìn)度和質(zhì)量。
?。?)劃分若干個(gè)子項(xiàng)目,設(shè)立里程碑式檢查點(diǎn)
項(xiàng)目計(jì)劃以里程碑為界限劃分為若干階段,根據(jù)完成情況適當(dāng)?shù)恼{(diào)整每一個(gè)較小的階段的任務(wù)量和完成的任務(wù)時(shí)間。在此模式下因?yàn)榘醋禹?xiàng)目或子階段來(lái)劃分里程碑,每一個(gè)子項(xiàng)目都會(huì)經(jīng)過(guò)一定的穩(wěn)定化階段,當(dāng)再進(jìn)入到第二個(gè)子項(xiàng)目的時(shí)候,就是在基于前一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定的子項(xiàng)目基礎(chǔ)之上,這樣就將風(fēng)險(xiǎn)或進(jìn)度延期的累加分散到最低。以局部的進(jìn)度
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