程。
整理跨部門(mén)的業(yè)務(wù)流程是為了讓調(diào)研者有一個(gè)全局的觀念。從全局入手容易辨別整個(gè)流程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)。
2、各業(yè)務(wù)部門(mén)內(nèi)部的內(nèi)部處理審核流程
這里是指部門(mén)內(nèi)部出現(xiàn)異常情況時(shí)的處理流程，當(dāng)然也可能會(huì)涉及到少量的跨部門(mén)流程。比如：采購(gòu)訂單金額為1000元以下時(shí)采購(gòu)科長(zhǎng)即可批核，當(dāng)采購(gòu)金額達(dá)到10000元以內(nèi)時(shí)需要采購(gòu)經(jīng)理批核，而采購(gòu)金額達(dá)到10000元以上時(shí)需要提交總經(jīng)理批核等等流程。
各業(yè)務(wù)部門(mén)內(nèi)部流程的處理是對(duì)總流程的補(bǔ)充和完善，通過(guò)將流程細(xì)化能從中發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有流程的不足。通常來(lái)說(shuō)，企業(yè)ERP執(zhí)行的過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題不是出現(xiàn)在大的流程結(jié)構(gòu)上――而是對(duì)細(xì)節(jié)的處理。比如采購(gòu)?fù)诵薜倪^(guò)程中如果出現(xiàn)費(fèi)用需要支出（由于企業(yè)的問(wèn)題造成采購(gòu)來(lái)的物料或設(shè)備需要修理）時(shí)的處理。
3、對(duì)流程的優(yōu)化
當(dāng)內(nèi)部顧問(wèn)整理出企業(yè)的整個(gè)流程并將之細(xì)化和歸類(lèi)后可以很容易的對(duì)目前的瓶頸進(jìn)行分析。作為內(nèi)部的分析人員需要對(duì)目前流程中存在的問(wèn)題進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理，并向上級(jí)匯報(bào)建議的解決方案，優(yōu)化企業(yè)的流程。
在這里內(nèi)部顧問(wèn)可以使用這樣一種表格來(lái)解釋目前存在的問(wèn)題：
采購(gòu)流程
部門(mén) 人員 作用 時(shí)間 目前狀況 改善建議及說(shuō)明
生計(jì)部 魏治 安排采購(gòu)計(jì)劃 1H 手工計(jì)劃 通過(guò)MRP
采購(gòu)部 魏治 編制采購(gòu)訂單 1H 編制并打印采購(gòu)訂單 根據(jù)ERP可以取得默認(rèn)采購(gòu)資料
采購(gòu)部 魏治 批核采購(gòu)訂單 1H 簽字 采購(gòu)訂單內(nèi)部審核可以節(jié)約紙張
采購(gòu)部 魏治 發(fā)出采購(gòu)訂單 0.1H 可以通過(guò)WINFAX自動(dòng)發(fā)出采購(gòu)訂單
倉(cāng)庫(kù) 魏治 暫收物料 1H 查看供應(yīng)商提供的采購(gòu)訂單文本 通過(guò)ERP檢查是否該收這批物料
品管 魏治 檢驗(yàn) 2H 根據(jù)提交的到貨清單檢驗(yàn) 根據(jù)ERP中的收貨計(jì)劃排檢驗(yàn)計(jì)劃。
倉(cāng)庫(kù) 魏治 入倉(cāng) 3H 實(shí)物入倉(cāng) 實(shí)物入倉(cāng)，并在ERP中記錄
流程改善說(shuō)明：
1、解約了安排采購(gòu)計(jì)劃的時(shí)間，并提高了準(zhǔn)確率
2、解約了采購(gòu)訂單的打印輸出，解約了紙張、
3、倉(cāng)庫(kù)暫收到通知品管檢驗(yàn)在原有的流程中常有比較長(zhǎng)時(shí)間的耽誤（統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示平均滯后4小時(shí)），改用ERP后，收貨的同時(shí)品管即可安排檢驗(yàn)計(jì)劃。
4、檢驗(yàn)合格后品管通知倉(cāng)庫(kù)入倉(cāng)滯后1小時(shí)。使用ERP后可以即時(shí)通知。
通過(guò)這樣的表格，公司管理層可以清晰的看到：
目前存在的問(wèn)題是什么
如何改善
改善后能達(dá)到的效果如何
然而僅有對(duì)流程的分析是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要其他工作做補(bǔ)充。
整理流程的過(guò)程中應(yīng)注意兩點(diǎn)：
對(duì)流程的整理應(yīng)該全面，這也就是說(shuō)但凡跟ERP相關(guān)的部門(mén)所涉及到的流程都應(yīng)該歸納總結(jié)。因?yàn)樵谡{(diào)研的過(guò)程中所擔(dān)心的不是資料多了，而是有遺漏。
同時(shí)流程的整理也應(yīng)該更加細(xì)致，所有過(guò)程中的特殊情況、異常處理都應(yīng)該考慮到。如果在選擇ERP之前沒(méi)有考慮到各種特殊情況的發(fā)生，則會(huì)為實(shí)施的失敗埋下伏筆。很多手工上處理很簡(jiǎn)單的東西，對(duì)于極其講究數(shù)據(jù)完整性的ERP來(lái)說(shuō)無(wú)法處理――在這個(gè)問(wèn)題上不要想當(dāng)然。
第二步、整理單據(jù)
為什么整理單據(jù)在調(diào)研過(guò)程的第二部？這個(gè)問(wèn)題我也同樣問(wèn)過(guò)一些朋友，在咨詢公司咨詢的過(guò)程中他們同樣接到過(guò)整理單據(jù)和流程的要求，很多人認(rèn)為整理單據(jù)和流程可以同時(shí)做。但實(shí)際的情況是：如果單據(jù)不能依照流程來(lái)整理，那將是廢紙一堆。
整理企業(yè)的單據(jù)也需要按步驟進(jìn)行：
1、收集單據(jù)
2、單據(jù)歸類(lèi)
3、分析數(shù)據(jù)的重要性
前面也提到過(guò)對(duì)于單據(jù)的整理需要配合流程來(lái)做，同樣的，整理出的單據(jù)可以用列表的形勢(shì)來(lái)歸納每份單據(jù)的重要性。通常列表中應(yīng)該包括如下內(nèi)容：
單據(jù)名稱(chēng) 人員 工作 處理時(shí)間 關(guān)鍵數(shù)據(jù) 頻率
采購(gòu)訂單 A 開(kāi)采購(gòu)訂單 5分鐘 XXXXX 每天約10份
B 批核 1分鐘 每天約30份
生產(chǎn)日?qǐng)?bào) C 編制日?qǐng)?bào) 30分鐘 XXXXX 每個(gè)車(chē)間3份
對(duì)于單據(jù)的整理
項(xiàng)目經(jīng)理勝任力免費(fèi)測(cè)評(píng)PMQ上線啦！快來(lái)測(cè)測(cè)你排多少名吧~
http://m.opto-elec.com.cn/pmqhd/index.html
