。在會議中，與會人員可以展示與工作相關(guān)的 物品，比如器械或者產(chǎn)品，這樣就可以發(fā)現(xiàn)其他人是否在認真聽取會議觀點和信息并做出適當?shù)姆磻?yīng)。與會人員還可以被分成兩個或多個小組，同時對問題展開討論，推進決策進程。
多數(shù)組織都使用多種溝通方式幫助員工保持聯(lián)系和正常工作。過去，很多溝通方式都被當作孤立的方案來解決特殊需要?，F(xiàn)在，必須把它們放在更大的環(huán)境下考慮，盡量將不同的溝通方式整合到一個統(tǒng)一的、多層次的溝通平臺。
IT項目中溝通的特殊意義
對于項目來說，要科學(xué)地組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項目的實施過程，就必須進行信息溝通。溝通對項目的影響往往是潛移默化的，所以，在成功的項目中 人們往往感受不到溝通所起的重要作用，在失敗項目的痛苦反思中，卻最能看出溝通不暢的危害。沒有良好的信息溝通，對項目的發(fā)展和人際關(guān)系的改善，都會存在 著制約作用。溝通失敗是IT項目求生路上最大的攔路虎。常常能聽到的典型例子是某某集團耗資幾千萬的ERP項目最終棄之不用，原因是開發(fā)出的軟件不是用戶 所需要的，沒提高用戶的工作效率反而增加了工作量，不難看出，造成這種尷尬的局面的根本原因是溝通失敗。當一個項目組付出極大的努力，而所做的工作卻得不 到客戶的認可時，是否應(yīng)該冷靜地反思一下雙方之間的溝通問題?軟件項目開發(fā)中最普遍現(xiàn)象是一遍一遍的返工，導(dǎo)致項目的成本一再加大，工期一再拖延，為什么 不能一次把事情做好?原因還是溝通不到位。
通常的項目管理教材將項目溝通的重要性歸結(jié)為四點：
(1)決策和計劃的基礎(chǔ)。 項目班子要想作出正確的決策，必須以準確、完整、及時的信息作為基礎(chǔ)。通過項目內(nèi)、外部環(huán)境之間的信息溝通，就可以獲得眾多的變化的信息，從而為決策提供依據(jù)。
(2)組織和控制管理過程的依據(jù)和手段。在項目班子內(nèi)部，沒有好的信息溝通，情況不明，就無法實施科學(xué)的管理。只有通過信息溝通，掌握項目班子內(nèi)的各方面情況，才能為科學(xué)管理提供依據(jù)，才能有效地提高項目班子的組織效能。
(3)建立和改善人際關(guān)系是必不可少的條件。信息溝通、意見交流，將許多獨立的個人、團體、組織貫通起來，成為一個整體。信息溝通是人的一種重 要的心理需要，是人們用以表達思想、感情與態(tài)度，尋求同情與友誼的重要手段。暢通的信息溝通，可以減少人與人的沖突，改善人與人、人與班子之間的關(guān)系。
(4)項目經(jīng)理成功領(lǐng)導(dǎo)的重要手段。項目經(jīng)理是通過各種途徑將意圖傳遞給下級人員并使下級人員理解和執(zhí)行。如果溝通不暢，下級人員就不能正確理 解和執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖，項目就不能按經(jīng)理的意圖進行，最終導(dǎo)致項目混亂甚至項目失敗。因此，提高項目經(jīng)理的溝通能力，與領(lǐng)導(dǎo)過程的成功性關(guān)系極大。
除以上四點外，根據(jù)IT項目的特點，IT項目溝通的重要性還體現(xiàn)在下面兩點：
(5)信息系統(tǒng)本身是溝通的產(chǎn)物。軟件開發(fā)過程實際上就是將手工作業(yè)轉(zhuǎn)化成計算機程序的過程。不像普通的生產(chǎn)加工那樣有具體的有形的原料和產(chǎn) 品，軟件開發(fā)的原料和產(chǎn)品就是信息，中間過程間傳遞的也是信息，而信息的產(chǎn)生、收集、傳播、保存正式溝通管理的內(nèi)容。可見，溝通不僅僅是軟件項目管理的必 要手段，更重要的，溝通是軟件生產(chǎn)的手段和生產(chǎn)過程中必不可少的工序。轉(zhuǎn)貼于：中國項目管理資源網(wǎng)
(6)軟件開發(fā)的柔性標準需要溝通來彌補。軟件開發(fā)不像加工螺釘、螺母，有很具體的標準和檢驗方法。軟件的標準柔性很大，往往在用戶的心里，用 戶好用是軟件成功的標準，而這個標準在軟件開發(fā)前很難確切地、完整地表達出來。因此，開發(fā)過程項目組和用戶的溝通互動是解決這一現(xiàn)實問題的唯一辦法。
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