要足夠細(xì)化，給跨部門團(tuán)隊各成員足夠詳細(xì)的指導(dǎo)。
在項目一開始就把項目計劃做得很詳細(xì)是很困難。我們可以采取分層分級和滾動的項目計劃制定技術(shù)。對于周期長、團(tuán)隊規(guī)模大的項目，我們可以對計劃分層分級，將項目計劃由粗到細(xì)分為1級、2級、3級、4級計劃、周工作計劃，并將項目總體計劃和各職能領(lǐng)域工作計劃相結(jié)合，也可以實施項目總體計劃(/里程碑計劃)、階段詳細(xì)計劃、周工作計劃相結(jié)合的方式。在項目初期制定項目總體計劃和最近階段的詳細(xì)計劃，在階段結(jié)束時再制定下一階段的工作計劃。團(tuán)隊各成員在制定階段詳細(xì)計劃時進(jìn)行充分溝通協(xié)調(diào)，做好項目細(xì)化和銜接。至于具體采用何種計劃形式?各種計劃具體包括哪些內(nèi)容?各種計劃之間如何劃分?等等問題，本文不再展開論述，請參加漢捷其他項目管理方面的文章。
第三，要做好項目計劃與職能部門計劃的銜接。產(chǎn)品開發(fā)工作是無法獨(dú)立于各職能部門工作的，很多工作都需要落實到職能部門的工作中去，如物料采購、試生產(chǎn)等。項目計劃與職能部門工作計劃沒有銜接好，也是造成跨部門團(tuán)隊運(yùn)作出現(xiàn)問題的主要原因之一。在一家特種燈具生產(chǎn)企業(yè)，漢捷咨詢發(fā)現(xiàn)，由于團(tuán)隊中測試工程師未將項目測試部分計劃納入測試部門的整體工作計劃，臨到測試時測試設(shè)備被占用而無法按時測試，項目因此經(jīng)常延期;試生產(chǎn)更是常常因與生產(chǎn)計劃未銜接好而經(jīng)常被推遲。為避免項目工作與職能部門工作脫節(jié)，必須將項目計劃中需要各職能部門配合的工作納入到職能部門工作計劃中去，各團(tuán)隊成員應(yīng)該在這方面起到應(yīng)有的作用，如產(chǎn)品開發(fā)團(tuán)隊中來自生產(chǎn)部門的成員，應(yīng)該將項目計劃中的試產(chǎn)計劃納入整體的生產(chǎn)計劃，并在生產(chǎn)部門與項目之間協(xié)調(diào)好計劃。
第四，項目計劃必須讓團(tuán)隊成員充分參與，并發(fā)揮各成員的能動性。不管是要形成融合各部門工作的項目計劃，還是要形成足夠細(xì)化的項目計劃，或者要做好項目計劃與職能部門計劃的銜接，跨部門團(tuán)隊各成員都必須充分參與。很多時候，項目計劃都是項目經(jīng)理單方面制定的，沒有讓每個團(tuán)隊成員真正參與進(jìn)來，團(tuán)隊成員只是被動的了解和接受項目計劃。項目成員的積極性沒有充分調(diào)動起來，該補(bǔ)充的未補(bǔ)充，該細(xì)化的沒有細(xì)化，該去職能部門協(xié)調(diào)的未去協(xié)調(diào)，團(tuán)隊成員也不認(rèn)為項目計劃是自己的工作計劃，甚至不認(rèn)為項目計劃是自己應(yīng)該想方設(shè)法去完成的，這樣的跨部門團(tuán)隊實質(zhì)上并不能真正的稱為團(tuán)隊，其運(yùn)作效果自然不佳。項目經(jīng)理一定要注意與各項目成員的充分溝通，并充分考慮團(tuán)隊成員的意見，只有這樣，才能得到團(tuán)隊成員的承諾，項目計劃才能成為團(tuán)隊成員共同的計劃。
最后，當(dāng)然是要花力氣去落實計劃。這里有很多工作要去做，包括：定期報告、定期會議等，其中又要特別關(guān)注跨領(lǐng)域工作銜接的地方，這是容易出問題的地方，我們要盡早發(fā)現(xiàn)問題，及時解決問題。
做好跨部門項目計劃管理，我們需要提高項目經(jīng)理及團(tuán)隊各成員的計劃意識和能力，加強(qiáng)對項目經(jīng)理及團(tuán)隊成員的培訓(xùn)。同時，要真正重視項目計劃，在計劃制定上投入更多的時間。