項目初始階段,項目經(jīng)理就必須對溝通進行系統(tǒng)的策劃,制定有效協(xié)調(diào)程序。
一是項目初期針對圈定的項目范圍列出與項目有關(guān)的所有機構(gòu)和干系人,根據(jù)干系人的層次和特點對溝通工作進行整體規(guī)劃,確定溝通的方式和策略。
二是明確業(yè)主、咨詢工程師和承包商三方的工作范圍和責(zé)任,確定技術(shù)審批、變更、索賠、制造檢驗、試驗、船運、進度質(zhì)量審查、竣工驗收、付款批準(zhǔn)等重大問題的處理程序,建立代表人的通訊簿和聯(lián)系制度。此外,還需定期舉行季度會、月會、周會及專題會議討論解決業(yè)主、咨詢和承包商共同關(guān)心的問題。
三是項目部對于分包商特別是施工分包商的溝通主要通過協(xié)調(diào)會、工程聯(lián)系單、通知單、報表、會議紀(jì)要和檢查記錄等方式進行。
四是項目部與總部的溝通主要通過郵件、電話和傳真進行,重大問題通過專題報告請示和協(xié)商。
五是項目部內(nèi)部的溝通主要采用工作例會、專題協(xié)調(diào)會、技術(shù)討論會和內(nèi)部交流等方式。
上述溝通過程所形成的所有文件,包括致函、報批文件、會議紀(jì)要、進度報告、往來郵件和內(nèi)部傳遞文件等都必須按文件管理規(guī)定進行編目、登記并存檔。
(三)做好工程組織實施
一是組織好勘測設(shè)計、沿線清障、基礎(chǔ)試驗、清關(guān)運輸、施工管理;二是在項目的各個階段做好合同管理和進度、質(zhì)量、費用及風(fēng)險的控制;三是與業(yè)主咨詢配合做好文件報批、付款催收、過程檢查、竣工驗收、移交。
上述工作最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)是技術(shù)審批、清關(guān)運輸、施工管理和付款催收四個環(huán)節(jié)。
工程技術(shù)審批是影響國際總包項目進度和費用的主要制約因素,標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)計習(xí)慣等差異因素往往造成溝通困難、審批過程延長、圖紙和技術(shù)文件反復(fù)修改,致使工程進度延誤、設(shè)計資源過度投入。這就要求設(shè)計人員要轉(zhuǎn)變觀念,嚴(yán)格按照合同規(guī)定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進行設(shè)計,對需要溝通的技術(shù)問題要事前吃透。項目部做好與業(yè)主咨詢溝通協(xié)調(diào)的組織工作,縮短磨合過程、盡快達成共識。
在清關(guān)運輸方面,由于設(shè)備材料發(fā)運工作在國外受準(zhǔn)入制度、單據(jù)確認(rèn)、港口規(guī)定、業(yè)主關(guān)系和清關(guān)公司信義等因素影響較大,必須事先做好深入細致的調(diào)查研究、做好全方位各環(huán)節(jié)的工作,才能確保設(shè)備材料到港后能夠及時、順利、無損地清關(guān)并運到現(xiàn)場。
對于EPC總承包項目,施工環(huán)節(jié)對工程的成敗同樣起著決定性的作用,如果總承包商在施工管理方面缺乏經(jīng)驗和有效的控制手段,工程執(zhí)行和進度質(zhì)量不可避免地要受到制約。作為總承包商,應(yīng)密切關(guān)注施工進程,采取正確的策略和措施,最大限度地發(fā)揮分包方的作用。
付款催收是項目實施過程中的主要商務(wù)工作,由于當(dāng)?shù)卣畽C關(guān)部門眾多且辦事效率低下,簽字審批手續(xù)異常繁雜,文件不能妥善保管、遞交文件丟失現(xiàn)象時有發(fā)生,這都加大了工作的難度。因此,商務(wù)人員一定要做到耳勤、嘴勤、腿勤,對審批和付款程序了如指掌并對各個環(huán)節(jié)逐一進行跟蹤,才能確保付款工作順利進行。
(四)尋求公司最大支持
由于現(xiàn)場距離總部遙遠,通訊不暢等原因往往影響國外現(xiàn)場與國內(nèi)的溝通效果。現(xiàn)場項目部應(yīng)設(shè)法利用電話、郵件、月報、通報、分析報告和實施計劃等方式,在第一時間內(nèi)將現(xiàn)場的真實情況和迫切要求直接傳遞到總部相關(guān)的辦事機構(gòu)并反復(fù)追蹤,最大限度地尋求公司總部的支持和幫助。
國內(nèi)總部需要將對工程現(xiàn)場的支撐工作進行經(jīng)常性的規(guī)劃和梳理,將具體的責(zé)任落實到相關(guān)的部門和人員,以免因職責(zé)不明造成拖延誤事。
(五)管理好當(dāng)?shù)毓蛦T
國際工程需要逐步推行本地化才有可能長期堅持并提高效率。由于生活習(xí)慣和文化背景不同,對當(dāng)?shù)毓蛦T管理有一定的特殊性,應(yīng)當(dāng)注意以