機構(gòu)過于龐大，中間層次太多，使到需求信息從最高決策層下達到下屬部門時不僅容易產(chǎn)生信息失真，而且還會浪費大量時間。同時，自下而上的信息上傳時由于中間層次過多，同樣也容易產(chǎn)生失真和影響效率。
曾有學者統(tǒng)計，如果一個信息在高層管理者那里的正確性是100%，到了信息的最終接受者手里可能只剩下20%的正確性。這是因為在進行信息溝通時，各級主管部門都會把接受到的信息先自己進行甄別，一層一層的過濾，然后有可能斷章取義的將信息上報或下傳。此外，在甄選過程中還會摻雜了大量的主觀因素，尤其是當信息涉及到傳遞者本身利益時，往往會由于心理原因造成信息失真。因此，當組織機構(gòu)臃腫時，特別容易形成多頭溝通泥潭，而且會嚴重的影響著有效溝通的進行。這種信息傳遞失真在項目宣布失敗前的需求變更時，和在尋找需求傳遞失真責任時特別明顯，這是我在這個項目中得到的最寶貴經(jīng)驗之一。
(3)缺乏文字形式的溝通會成為紛爭的根源
利用口語面對面的進行溝通是需求調(diào)研時最常用的形式，但調(diào)研人員必須要把信息以書面的形式進行保留，如以報告、備忘錄、信函等文字形式把口語進行記錄。因為我現(xiàn)在明白到，這是避免項目需求頻繁變更的關(guān)鍵一個步驟和動作。
(4)缺乏溝通計劃保障，需求目標容易走樣
需求的真實性固然重要，但我們應(yīng)該明白需求調(diào)研不僅僅只是一種獲得信息真實性的溝通，而且是一種有計劃、有目標和有方向性的溝通。因此，要想獲得有效的溝通效果必須有計劃和有方向來保證。因此，單純的鼓勵溝通的真實性是不夠的，因為等級和權(quán)力的差別肯定會形成溝通阻礙。所以，當項目缺乏一套有效的溝通計劃時，調(diào)研需求的方向性就容易得不到保證。因為對于單一需求的開發(fā)項目來說，需求的方向性是簡單、直接、明確的;而對于需求復(fù)雜的開發(fā)項目來說，由于每個獨特的項目都有其不同的目標和不同的需求方向，也就決定了項目需求容易走樣。而也正因為目標需求容易走樣，不但容易導(dǎo)致后期需求頻繁的變更，也會導(dǎo)致需求確認的難度和復(fù)雜度都將大大增加。