項目采購工作包括從組織建立開始,經(jīng)采買、催交、檢驗、直到最后一批產(chǎn)品通過檢驗為止的全部工作。項目采購管理可以分為三個階段,即準(zhǔn)備階段、實施階段和收尾階段。不同的階段側(cè)重點不同,準(zhǔn)備階段主要工作有建立組織、需求分析、熟悉市場、確定采購戰(zhàn)略和編制采購計劃;實施階段主要工作包括接收請購文件、確定合格供應(yīng)商、招標(biāo)或詢價、報價評審或評標(biāo)定標(biāo)、召開供應(yīng)商協(xié)調(diào)會、簽定合同、調(diào)整采購計劃、催交、檢驗、包裝及運輸?shù)?收尾階段工作主要有交接、材料處理、資料歸檔和采購總結(jié)等。

　　2.2 強化全流程成本意識

　　全流程成本意識,即是說,成本的降低關(guān)注的不只是某一產(chǎn)品直接成本的下降,而是著眼于項目建設(shè)的大局,以項目總體成本的降低為標(biāo)準(zhǔn)。獲得了低價的采購物品固然是成本的降低,但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、快速及時的供應(yīng)、可靠的貨源保證、節(jié)約的組織成本等也屬于成本上的利益。降低采購成本還要考慮其它“利益相關(guān)者”的收益,不能只看采購直接成本的降低,要從項目采購的全過程來探求降低總成本的有效措施。

　　2.3選好供應(yīng)商

　　(1)規(guī)范選擇的程序和標(biāo)準(zhǔn)。不同的公司在選擇供應(yīng)商時雖然有著不同的評審的內(nèi)容和程序,但是作為一個成熟的團隊,應(yīng)該有自己固定的標(biāo)準(zhǔn)和程序。

　　(2)合理確定數(shù)量及方式。在選擇供應(yīng)商的數(shù)量時,既要避免單一貨源帶來的風(fēng)險,又要保證所選的供應(yīng)商能夠享有充足的供應(yīng)份額,以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策,降低采購的成本,一般不超過3-4家。選擇供應(yīng)商的方式主要包括公開競爭性招標(biāo)采購、有限競爭性招標(biāo)采購、詢價采購和直接簽訂合同采購。在項目采購中,多種招標(biāo)方式可以組合使用,這樣更有利于提高采購效率和質(zhì)量,更好地控制采購的成本。

　　(3)加強對供應(yīng)商的管理。在合作過程中對供應(yīng)商進行定期考核,建立量化指標(biāo),對供應(yīng)商進行評級,并據(jù)此衡量與供應(yīng)商的后續(xù)合作。這樣就能持續(xù)改善供貨行為,保證優(yōu)質(zhì)及時的供貨,從而有效地降低項目采購總成本

　　3 在項目招標(biāo)采購管理中降低成本的做法

　　3.1制定采購預(yù)算與估計成本

　　制定預(yù)算的行為就是對組織內(nèi)部各種工作進行稀缺資源的配置。預(yù)算不僅僅是計劃活動的一個方面,同時也不僅僅是組織政策的一種延伸,它還是一種控制機制,起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用。

　　制定采購預(yù)算是在具體實施項目采購行為之前對項目采購成本的一種估計和預(yù)測,是對整個項目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對項目采購資金進行了合理的配置和分發(fā),還同時建立了一個資金的使用標(biāo)準(zhǔn),以便對采購實施行為中的資金使用進行隨時的檢測與控制,確保項目資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動。有了采購預(yù)算的約束,能提高項目資金的使用效率,優(yōu)化項目采購管理中資源的調(diào)配,查找資金使用過程中的一些例外情況,有效的控制項目資金的流向和流量,從而達到控制項目采購成本的目的。

　　3.2 采購環(huán)境的利用

　　項目的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計劃的實施會產(chǎn)生重要的影響,外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是指能對項目組織怎樣及如何采購產(chǎn)生影響的外部變化,包括市場季節(jié)性的變化、國家宏觀經(jīng)濟政策的變化、國家財政金融政策的調(diào)整、市場利率及匯率的波動、通貨膨脹的存在及戰(zhàn)爭罷工等各種因素。而微觀環(huán)境則是指項目組織的內(nèi)部環(huán)境,包括項目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序,即實施采購的過程和程序。在符合微觀環(huán)境原則的前提下,一個好的項目采購策略應(yīng)當(dāng)充分利用外部市場環(huán)境為項目整體帶來利益。

　　3.3全流程成本概念,控制總成本

　　在探討項目采購管