人員、經(jīng)費(fèi)和時(shí)間等方面的大力支持。其次,項(xiàng)目經(jīng)理要清楚企業(yè)內(nèi)部和外部相關(guān)單位的管理制度和行事方式,包括各自的文化特點(diǎn),知道各個(gè)環(huán)節(jié)需要怎樣的溝通形式,進(jìn)行怎樣的有效溝通。再者,項(xiàng)目經(jīng)理需要了解項(xiàng)目范圍以及哪些是重要的節(jié)點(diǎn)需要重點(diǎn)關(guān)注,哪些需要靈活處理,在碰到該范疇內(nèi)的事務(wù)時(shí)能夠有效應(yīng)對(duì),靈活溝通,避免不必要的誤會(huì)和低效率。
3.2 構(gòu)建強(qiáng)矩陣型的項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)
新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目管理中,如何協(xié)調(diào)各方,如何使得相關(guān)信息能夠在各方共享是一個(gè)非常需要關(guān)注的課題。在溝通上容易犯的一個(gè)錯(cuò)誤就是項(xiàng)目組的人員各自為政。另外一個(gè)比較容易犯的錯(cuò)誤為在定期的例會(huì)中,許多項(xiàng)目成員不能準(zhǔn)時(shí)參加,這也導(dǎo)致一些信息在例會(huì)中不能共享,一些決策在會(huì)議中不能決定。究其原因,承擔(dān)開發(fā)任務(wù)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是弱矩陣型的組織機(jī)構(gòu),甚至還是職能型的組織機(jī)構(gòu),才導(dǎo)致在溝通中存在著這些障礙。只有項(xiàng)目的組織機(jī)構(gòu)能夠成為強(qiáng)矩陣型,才能保證在權(quán)利的制約下各方的溝通變得更加便捷和順暢,進(jìn)而保證項(xiàng)目管理的其他方面得以順利實(shí)施。
3.3 制訂項(xiàng)目溝通計(jì)劃
新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目從立項(xiàng)開始,就要在調(diào)查項(xiàng)目相關(guān)角色與人物的基本情況,了解他們對(duì)項(xiàng)目的期望,需要得到的項(xiàng)目信息及時(shí)間的基礎(chǔ)上,制訂一份詳細(xì)的溝通計(jì)劃,用以確定和指導(dǎo)項(xiàng)目實(shí)施中信息的溝通工作。項(xiàng)目溝通計(jì)劃是對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程中需要溝通的內(nèi)容與工作進(jìn)行科學(xué)合理的安排,比如對(duì)包括信息名稱、信息類別、相關(guān)角色、時(shí)間、溝通方式、頻率等要素進(jìn)行充分的考慮和周密的準(zhǔn)備等。
3.4 做好項(xiàng)目實(shí)施過程中的溝通
在項(xiàng)目實(shí)施過程中,項(xiàng)目相關(guān)人都不同程度地需要及時(shí)得到項(xiàng)目的各種狀態(tài)信息和進(jìn)展信息。而這方面溝通的方式應(yīng)該包括:定期會(huì)議,其目的是要讓項(xiàng)目相關(guān)人等通過會(huì)議得到項(xiàng)目執(zhí)行過程與階段性的結(jié)果,包括在項(xiàng)目當(dāng)前時(shí)刻,花了多少時(shí)間、成本和資源,還需要花費(fèi)多少時(shí)間、成本和資源等;周期性文檔溝通,指項(xiàng)目主要負(fù)責(zé)人和相關(guān)人之間定期地以電子郵件等形式進(jìn)行溝通,以保證項(xiàng)目實(shí)施過程中有關(guān)決策問題和管理問題的及時(shí)解決;項(xiàng)目組成員之間的溝通,以保證項(xiàng)目在實(shí)施過程中的細(xì)節(jié)問題實(shí)時(shí)解決;還有項(xiàng)目組成員與項(xiàng)目相關(guān)骨干業(yè)務(wù)人員的溝通。運(yùn)用各種方法和技巧,做好這些溝通,對(duì)于保證全員參與項(xiàng)目管理,使得所開發(fā)新產(chǎn)品更好地滿足各項(xiàng)指標(biāo)或用戶需求有著相當(dāng)重要的作用。同時(shí)能最大程度地減少項(xiàng)目實(shí)施阻力。
3.5 及時(shí)化解溝通管理中的沖突
項(xiàng)目實(shí)施過程中難免會(huì)有或大或小的各種沖突發(fā)生,沖突解決不好,對(duì)于項(xiàng)目實(shí)施的影響不可估量,也可能會(huì)造成危機(jī)和風(fēng)險(xiǎn)?；鉀_突的方法和技巧應(yīng)該是首先本著相互理解、解決問題的態(tài)度與相關(guān)人員進(jìn)行開誠(chéng)布公的溝通。其次,是在堅(jiān)持大原則的基礎(chǔ)上,可做適度的妥協(xié),比如,在用戶或企業(yè)負(fù)責(zé)人提出項(xiàng)目某方面內(nèi)容變更請(qǐng)求時(shí),可以采用期望值轉(zhuǎn)移的方法獲得用戶的認(rèn)可。值得強(qiáng)調(diào)的是,當(dāng)溝通陷入僵局時(shí),適當(dāng)?shù)耐讌f(xié)往往是最有效的化解沖突方式。
3.6 注重盡早溝通和主動(dòng)溝通
在新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目管理中,很多人也重視去溝通,可效果卻不明顯,似乎總是不到位,由此引起的問題也層出不窮。其實(shí)要達(dá)到有效的溝通有很多要點(diǎn)和技巧需要掌握,盡早溝通和主動(dòng)溝通就是其中之一。盡早溝通要求項(xiàng)目經(jīng)理要有前瞻性,定期和項(xiàng)目成員及用戶建立溝通,不僅容易發(fā)現(xiàn)當(dāng)前存在的問題,很多潛在問題也能暴露出來。在項(xiàng)目管理中出現(xiàn)問題并不可怕,可怕的是問題沒被發(fā)現(xiàn)。溝通得越晚,暴露得越遲,帶來的損失越大;主動(dòng)溝通說到底是對(duì)溝通的一種態(tài)度。在溝通管理中,需要大力提倡主動(dòng)溝通,尤其是溝通任務(wù)已經(jīng)明確的時(shí)候。當(dāng)溝通是項(xiàng)目經(jīng)理面對(duì)用戶或上級(jí)、項(xiàng)目組成員面對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理時(shí),主動(dòng)溝通不僅能建立緊密的聯(lián)系,更能表明你對(duì)項(xiàng)目管理的重視和參與,會(huì)使溝通的對(duì)方滿意度大大提高,對(duì)整個(gè)項(xiàng)目非常有利。
4結(jié)語(yǔ)
總之,新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目中的溝通管理就是項(xiàng)目干系人之間傳遞和溝通信息的過程,它對(duì)于項(xiàng)目取得成功是極其重要的。在新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目管理中如何正確地使用溝通管理這門藝術(shù),靈活地運(yùn)用溝通管理的方法和技巧,對(duì)保證所開發(fā)新產(chǎn)品最大限度地滿足客戶的需要及市場(chǎng)需求、引導(dǎo)項(xiàng)目邁向成功的目標(biāo)有著至關(guān)重要的作用。每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組成員都應(yīng)對(duì)此高度重視,并積極主動(dòng)地去進(jìn)行探索和實(shí)踐。