研究表明，要改正在產(chǎn)品付諸應(yīng)用后所發(fā)現(xiàn)的一個(gè)需求方面的缺陷比在需求階段改正這個(gè)錯(cuò)誤要多付出大約100倍的成本。而另一項(xiàng)研究發(fā)現(xiàn)，在需求開(kāi)發(fā)階段發(fā)現(xiàn)的一個(gè)錯(cuò)誤，平均僅需要花30分鐘修復(fù)，
但若在系統(tǒng)測(cè)試時(shí)發(fā)現(xiàn)則需要5到17個(gè)小時(shí)來(lái)修復(fù)。因此我們不難發(fā)現(xiàn)，需求分析在IT項(xiàng)目中具有十分重要的作用。所謂需求分析是指通過(guò)對(duì)問(wèn)題域的研究，獲得對(duì)該領(lǐng)域特性及存在于其中(需要解決)的問(wèn)題特性的透徹理解并有文檔的說(shuō)明。
本文結(jié)合作者在實(shí)際項(xiàng)目管理工作中的經(jīng)驗(yàn)，就IT項(xiàng)目中需求分析時(shí)應(yīng)注意的主要問(wèn)題進(jìn)行了研究分析。
1 與用戶溝通前應(yīng)進(jìn)行充
通常，與用戶溝通前的準(zhǔn)備時(shí)間要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于正式會(huì)面溝通的時(shí)間。一般情況下，用戶在和你連續(xù)交談兩個(gè)小時(shí)之后，就會(huì)失去熱情和耐心，這是大部分人的共同特點(diǎn)。所以充分的準(zhǔn)備工作至關(guān)重要。
準(zhǔn)備工作包括對(duì)項(xiàng)目整體環(huán)境熟悉的準(zhǔn)備工作和對(duì)具體業(yè)務(wù)進(jìn)行調(diào)研前的準(zhǔn)備工作。項(xiàng)目整體環(huán)境的熟悉工作需要了解:項(xiàng)目的背景、項(xiàng)目的目的、項(xiàng)目的利益相關(guān)方等信息，以便對(duì)當(dāng)前項(xiàng)目的鷹缽情況有一定了解。
對(duì)具體業(yè)務(wù)調(diào)研前的準(zhǔn)備工作包括:需求調(diào)研問(wèn)題的準(zhǔn)備、需求調(diào)研模板的設(shè)計(jì)、需求調(diào)研時(shí)間安排等內(nèi)容。要充分珍視用戶的時(shí)間，盡量避免由于準(zhǔn)備工作不足而反復(fù)約見(jiàn)用戶，給用戶造成效率低下的印象。一旦發(fā)生這樣的錯(cuò)誤，以后可能就會(huì)很難約見(jiàn)到用戶。
2 主動(dòng)積極了解客戶業(yè)務(wù)和相關(guān)知識(shí)
在計(jì)算機(jī)技術(shù)方面我們可能非常專業(yè)，但對(duì)于具體的用戶業(yè)務(wù)可能并不十分清楚。這個(gè)項(xiàng)目對(duì)用戶是否有幫助、某一系統(tǒng)功能是否有用、某一流程處理是否合理，在不了解用戶業(yè)務(wù)的情況下，我們將很難做出判斷。
因此只有在了解業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，我們才和用戶有共同的溝通語(yǔ)言和業(yè)務(wù)理解，才能真正理解系統(tǒng)應(yīng)具有哪些功能。筆者曾在經(jīng)銷商管理系統(tǒng)調(diào)研過(guò)程中，由于財(cái)務(wù)方面的知識(shí)有限，使得在對(duì)經(jīng)銷商財(cái)務(wù)部門的調(diào)研中對(duì)部分問(wèn)題不是特別的理解。
當(dāng)時(shí)，筆者向用戶虛心進(jìn)行請(qǐng)教，并在調(diào)研結(jié)束后及時(shí)對(duì)自己的財(cái)務(wù)知識(shí)進(jìn)行了補(bǔ)充。應(yīng)用領(lǐng)域的知識(shí)是無(wú)邊無(wú)際的，在各種項(xiàng)目的調(diào)研過(guò)程中，肯定會(huì)出現(xiàn)由于需求分析者缺乏某一領(lǐng)域的知識(shí)而影響需求分析工作的準(zhǔn)確、順利進(jìn)行。
遇到此類問(wèn)題時(shí)，需求分析者應(yīng)虛心向用戶請(qǐng)教，同時(shí)應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充應(yīng)用領(lǐng)域的知識(shí)。最好能夠在調(diào)研前做好充分的準(zhǔn)備。
3 對(duì)用戶進(jìn)行正確分類
組織中的用戶在很多方面存在差異，例如:使用系統(tǒng)的頻度和程度、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知識(shí)、所進(jìn)行的業(yè)務(wù)過(guò)程以及個(gè)人的素質(zhì)和喜好等。根據(jù)用戶的特點(diǎn)，可對(duì)用戶進(jìn)行一定的分類。將用戶分類并歸納各自特點(diǎn)，詳細(xì)描述他們的個(gè)性特點(diǎn)及任務(wù)狀況，將有助于需求的獲取和分析。
不同的問(wèn)題需要詢問(wèn)不同的人，對(duì)于操作細(xì)節(jié)的問(wèn)題，要和實(shí)際負(fù)責(zé)操作的用戶進(jìn)行溝通，而對(duì)于關(guān)乎全局的問(wèn)題，則要和相應(yīng)的管理層用戶進(jìn)行溝通。如通過(guò)組織架構(gòu)圖得知倉(cāng)庫(kù)部門有三種角色:倉(cāng)庫(kù)主管、發(fā)貨理貨員、系統(tǒng)操作員。
我們發(fā)現(xiàn)倉(cāng)庫(kù)主管是對(duì)全盤業(yè)務(wù)相當(dāng)熟悉的人，他負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)本部門的全局事務(wù);而發(fā)貨理貨員是部門的主要業(yè)務(wù)執(zhí)行人;系統(tǒng)操作員則是倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)的直接操作者。若我們調(diào)研的目的是搞清該部門的整體性流程，我們會(huì)很自然地選擇倉(cāng)庫(kù)主管作為訪談的對(duì)象。
4 引導(dǎo)用戶，使用戶充分表達(dá)自己的想法
在與用戶交談中，如何引導(dǎo)用戶說(shuō)出他們的需求是非常關(guān)鍵的。恰當(dāng)?shù)奶釂?wèn)，會(huì)使用戶滔滔不絕，充分發(fā)表自己的意見(jiàn)和建議。而不恰當(dāng)?shù)奶釂?wèn)，可能會(huì)導(dǎo)致用戶無(wú)法回答或敷衍了事地進(jìn)行回答。提問(wèn)可分為封閉式提問(wèn)和開(kāi)