,確定哪些信息是兩者之間需要的。通常是主要的溝通需求將是明顯的。職能管理人員需要了解他的員工在你的項目中的相關(guān)信息,如時間表和職責(zé)。
該項目的贊助商和主要利益相關(guān)者想知道關(guān)于項目狀況、財務(wù)狀況以及任何的差額費用和時間。你需要與你的項目小組和利益相關(guān)者一起,以確定需要哪些更多溝通。
你也可以解決“何時”的問題。根據(jù)不同的利益相關(guān)者,信息需求間隔為每天、每周、每月,“以這個項目的條件為基礎(chǔ)?！崩?你的項目的贊助商可能會要求周狀態(tài)報告,但該項目主席可能會要求只是每月一次報告。
關(guān)鍵是時間表,如果可能的話,盡可能自動化的溝通需求。是的,自動化。如果你的項目管理信息系統(tǒng)的值得的話,你可以創(chuàng)建宏、模板,甚至自動生成報告,定期。想想你可以通過自動化通信節(jié)省出的時間(可以用來多看場電影)。
許多項目經(jīng)理不使用自動化,不要時間表,并且不使用。然后大家都抱怨,“天哪,怎么做事啊。”
2.2 信息傳送
項目經(jīng)理和他們的項目團隊必須確定發(fā)送信息的最佳方式。信息發(fā)送重要的考慮事項包括通信技術(shù)的使用、正式和非正式的溝通以及溝通的復(fù)雜性。
項目經(jīng)理是項目管理的核心人物,項目經(jīng)理的溝通能力直接影響到團隊成員的工作滿意度和工作效率。研究結(jié)果表明,項目經(jīng)理溝通能力中的解碼能力與團隊成員的滿意度顯著相關(guān),
項目經(jīng)理的溝通能力肯定地影響團隊成員的生產(chǎn)效率。項目經(jīng)理與團隊成員的積極溝通能夠促進項目在預(yù)算、進度、績效水平等方面的執(zhí)行。