技巧這三個方面。
1·2·1溝通計劃編制
項(xiàng)目溝通計劃是項(xiàng)目整體計劃中的一部分,它的作用非常重要,也常常容易被忽視。很多項(xiàng)目中沒有完整的溝通計劃,導(dǎo)致溝通非常混亂。有的項(xiàng)目溝通也還有效,但完全依靠客戶關(guān)系或以前的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn),或者說完全靠項(xiàng)目經(jīng)理個人能力的高低。
然而,嚴(yán)格說來,一種高效的體系不應(yīng)該只在大腦中存在,也不應(yīng)該僅僅依靠口頭傳授,落實(shí)到規(guī)范的計劃編制中很有必要。因而,在項(xiàng)目初始階段也應(yīng)該包含溝通計劃。溝通計劃決定項(xiàng)目相關(guān)方的信息溝通需求,誰要什么信息,什么時候需要,怎樣發(fā)送。
在編制項(xiàng)目溝通計劃時,最重要的是理解組織結(jié)構(gòu)和做好項(xiàng)目相關(guān)方分析。項(xiàng)目經(jīng)理所在的組織結(jié)構(gòu)通常對溝通需求有較大影響,比如組織要求項(xiàng)目經(jīng)理定期向項(xiàng)目管理部門做進(jìn)展分析報告,那么溝通計劃中就必須包含這條。
項(xiàng)目相關(guān)方的利益要受到項(xiàng)目成敗的影響,因此他們的需求必須予以考慮。最典型也最重要的項(xiàng)目相關(guān)方是客戶,而項(xiàng)目組成員、項(xiàng)目經(jīng)理以及他的上司也是較重要的項(xiàng)目相關(guān)方。所有這些人員各自需要什么信息、在每個階段要求的信息是否不同、信息傳遞的方式上有什么偏好,都是需要細(xì)致分析的。
1·2·2 溝通的信息發(fā)送
溝通的信息發(fā)送實(shí)際上講的就是溝通的方式,我們在溝通時要選擇一種最佳的溝通方式才能取得理想的溝通效果,保證項(xiàng)目的順利開展。溝通的方式包括會見、演講、會議、談判、調(diào)查和報告等,項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)考慮慣例或根據(jù)經(jīng)驗(yàn)和目前的形勢選擇與相關(guān)方溝通的方式。
現(xiàn)在的信息技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用,項(xiàng)目經(jīng)理可以把一些項(xiàng)目文件通過電子郵件,或者通過專業(yè)的管理軟件來進(jìn)行溝通。這樣使溝通即及時方便又能讓項(xiàng)目相關(guān)方覺得溝通無處不在,創(chuàng)造出溝通的氛圍,使之也加人進(jìn)來,這樣的溝通就取得了小小成果了。
1·2·3溝通的技巧
一個高素質(zhì)的團(tuán)隊組織者和協(xié)調(diào)管理者所發(fā)揮的作用往往對項(xiàng)目的成敗起決定作用,一個優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理必然是一個善于溝通的人。溝通研究專家勒德洛提到:高級管理人員往往花費(fèi)80%的時間以不同的形式進(jìn)行溝通,普通管理者約花50%的時間用于傳播信息。
可見,溝通的效率直接影響管理者的工作效率。項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目中的溝通包括四個方面:客戶的溝通、項(xiàng)目團(tuán)隊的溝通、公司職能部門的溝通和公司高層管理的溝通。首先,與項(xiàng)目經(jīng)理客戶的溝通,是向客戶提供產(chǎn)品和服務(wù)。
所以項(xiàng)目經(jīng)理在與客戶溝通的時候更注重表現(xiàn)的是自己的業(yè)務(wù)精通、實(shí)施經(jīng)驗(yàn)豐富、客戶選擇的高明,要誠信、熱情,幫助客戶解決實(shí)際問題;其次,項(xiàng)目經(jīng)理與項(xiàng)目團(tuán)隊的溝通。首先要培養(yǎng)團(tuán)隊的協(xié)作精神,創(chuàng)造一個團(tuán)結(jié)的氣氛。
然后通過項(xiàng)目例會等機(jī)會加強(qiáng)與團(tuán)隊的溝通。在處理沖突時,根據(jù)現(xiàn)場情況采取面對、妥協(xié)、圓滑、強(qiáng)制或撤退模式來緩解沖突。另外項(xiàng)目經(jīng)理還要學(xué)會聆聽的技巧;最后,與公司職能部門的溝通和高管層的溝通。項(xiàng)目經(jīng)理在他們溝通的時候要體現(xiàn)自己做事的果斷、有豐富的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)和較強(qiáng)的溝通能力,但不要忘了要在溝通過程中表達(dá)目前和將來在該項(xiàng)目上需要得到公司的支持。
2 結(jié)語
綜上所述,IT項(xiàng)目管理的重點(diǎn)之一就是對人的管理。人力資源管理和溝通管理兩者面向的對象都是人,所以在以后的項(xiàng)目管理中要加強(qiáng)對這兩種管理的重視程度,這將會大大提高項(xiàng)目的成功率,尤其是在當(dāng)今大力倡導(dǎo)和推行以“以人為本”為根本基點(diǎn)和本質(zhì)特征的現(xiàn)代化企業(yè)管理的時代,員工的人生價值與企業(yè)價值之間更是相互依存、相得益彰,如何更好的開發(fā)人力資源、發(fā)掘和培養(yǎng)員工潛能這些都是企業(yè)必須面對和解決的問題。