【摘 要】 文章針對(duì)企業(yè)研發(fā)項(xiàng)目在過程管理上的薄弱現(xiàn)象,探討了研發(fā)項(xiàng)目憑證化管理的必要性、概念模型、研發(fā)項(xiàng)目階段性的憑證設(shè)計(jì)、研發(fā)項(xiàng)目階段性憑證化管理的流程設(shè)計(jì),旨在通過紙質(zhì)憑證實(shí)現(xiàn)研發(fā)活動(dòng)的階段性控制,提高研發(fā)項(xiàng)目管理者、參與者的責(zé)任感、提高研發(fā)項(xiàng)目的管理效率。
【關(guān)鍵詞】 研發(fā)項(xiàng)目;憑證化管理;模型;流程設(shè)計(jì)
大量的國內(nèi)外統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表明,盡管我國企業(yè)的研發(fā)投資比例越來越大,但研發(fā)的投資效率卻日益低下,研發(fā)投資產(chǎn)出率遠(yuǎn)低于發(fā)達(dá)國家。研發(fā)投資的不當(dāng)消耗嚴(yán)重地影響著我國企業(yè)科技投資效率,危及企業(yè)的生存、發(fā)展。探討研發(fā)項(xiàng)目的基礎(chǔ)性管理模型與方法,對(duì)于提高企業(yè)整個(gè)研發(fā)項(xiàng)目的基礎(chǔ)性管理效率起著至關(guān)重要的作用。
一、研發(fā)項(xiàng)目憑證化管理的必要性
當(dāng)前企業(yè)研發(fā)項(xiàng)目費(fèi)用管理通常是按照投標(biāo)書上的費(fèi)用預(yù)算(投標(biāo)項(xiàng)目中標(biāo))或批準(zhǔn)后的項(xiàng)目預(yù)算(企業(yè)自定)執(zhí)行。但執(zhí)行中,因研發(fā)項(xiàng)目自身技術(shù)的不確定性,多數(shù)研發(fā)項(xiàng)目進(jìn)度一再延長、經(jīng)費(fèi)超預(yù)算,且不斷加大。顯然在資源有限的前提,這些行為影響了本期項(xiàng)目的效益、下期項(xiàng)目的資源投放,最終影響企業(yè)技術(shù)進(jìn)步的速度、戰(zhàn)略目標(biāo)的完成。研發(fā)項(xiàng)目進(jìn)度延長與經(jīng)費(fèi)超控涉及到兩類問題:如原定的進(jìn)度計(jì)劃和費(fèi)用是合理的,涉及研發(fā)執(zhí)行者的責(zé)任;如原定的進(jìn)度計(jì)劃和費(fèi)用是不合理的,既涉及研發(fā)進(jìn)度、費(fèi)用計(jì)劃制定者的責(zé)任,也涉及研發(fā)執(zhí)行者的責(zé)任。但在目前企業(yè)的管理框架下,無論哪類問題存在,都缺乏對(duì)相應(yīng)責(zé)任的確認(rèn)基礎(chǔ)。例如:在研發(fā)費(fèi)用發(fā)生的各個(gè)階段,階段費(fèi)用的制定者、執(zhí)行者缺乏一個(gè)紙制憑證的全過程紀(jì)錄,當(dāng)研發(fā)進(jìn)度延長、費(fèi)用超預(yù)算時(shí),檢查者難以判斷是哪方面的責(zé)任;當(dāng)實(shí)驗(yàn)次數(shù)增加時(shí),檢查人員難以辨別是由研發(fā)活動(dòng)的不確定性引起,還是由耗材質(zhì)量太差、工作粗心引起,諸如此類合理性與不合理性的大量混淆,在無紙制憑證的前提下,加大了判斷的難度,使過程控制缺乏客觀依據(jù)而流于形式。在此有必要借鑒制定會(huì)計(jì)憑證在加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)責(zé)任制方面的作用,取得或填制會(huì)計(jì)憑證是證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或完成。有關(guān)經(jīng)辦人員在憑證上簽字、蓋章是明確業(yè)務(wù)責(zé)任人。通過對(duì)憑證的填制和審核可使有關(guān)責(zé)任人在其職權(quán)范圍內(nèi)各司其職、各負(fù)其責(zé)。將會(huì)計(jì)憑證化管理的方式運(yùn)用于研發(fā)過程,才能為研發(fā)過程中的回顧、反饋與控制,夯實(shí)基礎(chǔ)。
二、研發(fā)項(xiàng)目憑證化管理的概念模型
研發(fā)項(xiàng)目是一個(gè)連續(xù)動(dòng)態(tài)的過程,為了更好地對(duì)充滿不確定性的研發(fā)過程進(jìn)行管理,將每個(gè)研發(fā)項(xiàng)目的過程按其階段目標(biāo)從時(shí)間上劃分成若干階段,每個(gè)階段設(shè)置一張憑證。研發(fā)活動(dòng)的憑證化管理是在每個(gè)項(xiàng)目研發(fā)階段的起始,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制訂各階段的研發(fā)進(jìn)度、費(fèi)用計(jì)劃,階段結(jié)束日由項(xiàng)目執(zhí)行人填制已完成的進(jìn)度和研發(fā)實(shí)際支出等信息。這些都以紙質(zhì)憑證的方式來完成,為項(xiàng)目檢查提供客觀依據(jù)。研發(fā)活動(dòng)的憑證化管理是通過階段憑證的設(shè)計(jì)與傳遞將長期的不確定因素轉(zhuǎn)化為各期相對(duì)確定的進(jìn)度和費(fèi)用來加以控制。連續(xù)的各個(gè)階段的憑證匯總反映了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、執(zhí)行人對(duì)該項(xiàng)目過程管理的全部文字記錄。用數(shù)學(xué)公式表示:Y表示一個(gè)研發(fā)項(xiàng)目的研發(fā)費(fèi)用,Ti表示研發(fā)階段i的研發(fā)憑證,ti表示研發(fā)階段i啟用時(shí)的階段目標(biāo)和階段費(fèi)用預(yù)算,ti'表示研發(fā)階段i結(jié)束時(shí),技術(shù)目標(biāo)的完成進(jìn)度和費(fèi)用的支付。
那么,Y與T之間有如下函數(shù)關(guān)系:
Y=Φ(T) (1)
Ti和ti之間的函數(shù)關(guān)系:
Ti=H(ti, ti') (2)
因此,Y與H之間的函數(shù)關(guān)系可表述為:
Y=Φ[H(ti, ti')] (3)
公式(3)為研發(fā)活動(dòng)憑證化管理的概念模型。企業(yè)依據(jù)研發(fā)項(xiàng)目的技術(shù)目標(biāo)及管理經(jīng)驗(yàn)將研發(fā)技