1 引言
進(jìn)入二十一世紀(jì),信息化對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的影響日益明顯,加快信息化發(fā)展,已成為世界各國(guó)的共同選擇。在我國(guó),隨著信息技術(shù)應(yīng)用的快速推進(jìn),尤其是在國(guó)民經(jīng)濟(jì)中所發(fā)揮的加速器作用越來(lái)越顯著,國(guó)家在“2006-2020年國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略”和“十一五”規(guī)劃中進(jìn)一步明確了信息化建設(shè)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的重要地位。加快和推動(dòng)信息系統(tǒng)工程建設(shè),已成為覆蓋我國(guó)信息化建設(shè)全局的戰(zhàn)略舉措。
信息系統(tǒng)尤其是大型信息系統(tǒng)的建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程,它投資大、周期長(zhǎng)、高技術(shù)、高風(fēng)險(xiǎn),在信息系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程中,對(duì)工程進(jìn)行嚴(yán)格、規(guī)范的管理和控制至關(guān)重要。在我國(guó)的信息化建設(shè)中,各行業(yè)、各地方正在建設(shè)或已經(jīng)建好的大大小小的信息系統(tǒng)工程不計(jì)其數(shù),但其中花費(fèi)了大量人力、物力和財(cái)力,且建設(shè)的不能用或不好用的系統(tǒng)屢見(jiàn)不鮮。正是由于信息系統(tǒng)工程的上述特點(diǎn),要求我們必須加強(qiáng)信息系統(tǒng)工程的監(jiān)督管理力度,尤其是對(duì)信息系統(tǒng)工程全過(guò)程的實(shí)施控制和管理,才能有效地提高信息系統(tǒng)工程項(xiàng)目實(shí)施效果。
信息系統(tǒng)工程的范圍管理是項(xiàng)目過(guò)程管理中的關(guān)鍵要素,隨著信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)所涉及的廣度、深度的增加,尤其是電子政務(wù)、企業(yè)信息化發(fā)展到應(yīng)用主導(dǎo)階段之后,人們?cè)絹?lái)越認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目生命周期中范圍管理的重要性、基礎(chǔ)性。作者總結(jié)了多個(gè)重要信息化項(xiàng)目建設(shè)的經(jīng)驗(yàn),認(rèn)為建立高效項(xiàng)目需求溝通機(jī)制、清晰的初始需求、嚴(yán)格的過(guò)程變更制度以及驗(yàn)收階段對(duì)工程范圍的合理界定是確保項(xiàng)目成功重要因素。本文將提出項(xiàng)目范圍管理的關(guān)鍵控制策略,供參考。
2 項(xiàng)目范圍管理關(guān)鍵策略
2.1 范圍管理因素綜述
項(xiàng)目范圍管理是指對(duì)項(xiàng)目包括什么與不包括什么的定義與控制過(guò)程。這個(gè)過(guò)程用于確保項(xiàng)目組和項(xiàng)目干系人對(duì)作為項(xiàng)目結(jié)果的項(xiàng)目產(chǎn)品以及生產(chǎn)這些產(chǎn)品所用到的過(guò)程有一個(gè)共同的理解。表達(dá)了這些過(guò)程和它
們的輸入、輸出,以及與其他知識(shí)領(lǐng)域過(guò)程之間的關(guān)系。
這些過(guò)程之間及其與其他領(lǐng)域的過(guò)程之間彼此互相影響。根據(jù)項(xiàng)目需要,每個(gè)過(guò)程可能會(huì)需要一個(gè)或多個(gè)個(gè)體或團(tuán)體的努力。一般來(lái)說(shuō),在每個(gè)項(xiàng)目階段,每個(gè)過(guò)程通常至少發(fā)生一次。
一般來(lái)說(shuō),范圍分為產(chǎn)品范圍和項(xiàng)目范圍。產(chǎn)品范圍是指表示產(chǎn)品或服務(wù)的特性和功能。項(xiàng)目范圍是指為了完成具有所規(guī)定特征和功能的產(chǎn)品必須完成的工作。項(xiàng)目范圍是否完成以項(xiàng)目管理計(jì)劃作為衡量標(biāo)準(zhǔn),而產(chǎn)品范圍是否完成以產(chǎn)品需求作為衡量標(biāo)準(zhǔn)。兩種范圍管理需要很好地集成起來(lái),以確保項(xiàng)目工作能產(chǎn)生所規(guī)定的產(chǎn)品并準(zhǔn)時(shí)交付。
項(xiàng)目范圍管理不僅是讓項(xiàng)目管理和實(shí)施人員知道為達(dá)到預(yù)期目標(biāo)需要完成哪些具體的工作,還要清楚項(xiàng)目相關(guān)各方在每項(xiàng)工作中清晰的分工界面和責(zé)任。詳細(xì)、清楚地界定分工界面和責(zé)任,不但利于項(xiàng)目實(shí)施中的變更管理和推進(jìn)項(xiàng)目發(fā)展,減少責(zé)任不清的事情發(fā)生,也便于項(xiàng)目結(jié)束時(shí)項(xiàng)目范圍清晰的確認(rèn),便于項(xiàng)目驗(yàn)收。
確認(rèn)項(xiàng)目范圍對(duì)項(xiàng)目管理而言有如下意義:
a、清楚了項(xiàng)目的具體工作范圍和具體工作內(nèi)容,為提高費(fèi)用、準(zhǔn)確估算時(shí)間和資源性打下基礎(chǔ)。
b、項(xiàng)目范圍是確定要完成哪些具體工作,項(xiàng)目范圍管理和控制是項(xiàng)目管理計(jì)劃的一部分,也是項(xiàng)目各項(xiàng)計(jì)劃的基礎(chǔ),因此項(xiàng)目范圍計(jì)劃編制是確定項(xiàng)目進(jìn)度測(cè)量和控制的基準(zhǔn)。
c、項(xiàng)目范圍的確定就是確定了項(xiàng)目的具體工作任務(wù),這樣有助于清楚地劃分責(zé)任和分派任務(wù),為進(jìn)一步安排工作和任務(wù)打下了基礎(chǔ)。
對(duì)于項(xiàng)目管理者而言,只清楚項(xiàng)目范圍的含義還是不夠的最重要的是正確、清楚地定義項(xiàng)目范圍。如果項(xiàng)目的范圍確定得不好,直接關(guān)系到項(xiàng)目工作內(nèi)容的意外變更,有可能造成最終項(xiàng)目費(fèi)用提高、進(jìn)度嚴(yán)重延遲,偏離了原定項(xiàng)目目標(biāo),影響了整個(gè)項(xiàng)目發(fā)展和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的積極