性。
范圍管理的過程包括范圍計劃編制、范圍定義、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)、范圍確認(rèn)、范圍控制等。
2.2 項目范圍變更機(jī)制
項目各方合同簽訂之后,建設(shè)單位、承建單位、監(jiān)理單位(項目管理單位)應(yīng)及時建立項目范圍變更的控制機(jī)制、制度,共同協(xié)商確定變更的發(fā)起單位、審核復(fù)查單位及批準(zhǔn)單位的權(quán)責(zé),以及變更的整個流程,規(guī)定好規(guī)范化的紀(jì)錄文檔格式。
2.3 范圍計劃編制
范圍管理計劃是描述項目范圍如何進(jìn)行管理,項目范圍怎樣變化才能與項目要求相一致等問題的。它也應(yīng)該包括一個對項目范圍預(yù)期的穩(wěn)定而進(jìn)行的評估(比如:怎樣變化、變化頻率如何及變化了多少)。范圍管理計劃也應(yīng)該包括對變化范圍怎樣確定,變化應(yīng)歸為哪一類(當(dāng)產(chǎn)品特征仍在被詳細(xì)描述的時候,做到這點特別困難,但絕對必要)等問題的清楚描述。
項目管理團(tuán)隊在編制計劃時,需要聯(lián)系實際工作考慮限制或制約自己行動的各種因素。如,準(zhǔn)備采取的行動是否有可能違背本組織的既定方針,某些活動之間是否存在必然的聯(lián)系等。計劃是一項工作的基礎(chǔ),許多項目后面的變更和延期都是由于計劃的不合理造成的,所以,一定要慎重制定計劃,合理考慮各種限制和各種影響因素。
2.4 范圍定義
在初步項目范圍說明書中,應(yīng)以規(guī)范化的文檔形式,對項目未來提交的產(chǎn)品、服務(wù)進(jìn)行詳細(xì)的范圍說明。在項目規(guī)劃過程中,項目的內(nèi)容逐步明確,應(yīng)及時對項目范圍進(jìn)行更新、細(xì)化。項目團(tuán)隊和其他對項目范圍有不同見解的項目干系人,可以基于此開展項目分析工作。
2.5 創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)
計劃和內(nèi)容明確了,然而該做哪些事情似乎還是一把抓,因為完成項目本身是一個復(fù)雜的過程,必須采取分解的手段把主要的可交付成果分成更容易管理的單元才能一目了然,最終得出項目的工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)。恰當(dāng)?shù)姆秶x對項目成功十分關(guān)鍵,當(dāng)范圍定義不明確時,變更就不可避免地出現(xiàn),很可能造成返工、延長工期、降低團(tuán)隊士氣等一系列不利的后果。比較常用的方式是以項目進(jìn)度為依據(jù)劃分WBS,第一層是大的項目成果框架,每層下面再把工作分解,這種方式的優(yōu)點是結(jié)合進(jìn)度劃分直觀,時間感強(qiáng),評審中容易發(fā)現(xiàn)遺漏或多出的部分,也更容易被大多數(shù)人理解。Microsoft的項目管理工具Project就可以自動為各個層次的任務(wù)編碼。
2.6 范圍確認(rèn)
范圍確認(rèn)是項目干系人(發(fā)起人、客戶和顧客等)正式接受已完成的項目范圍的過程。范圍確認(rèn)需要審查可交付物和工作成果,以保證項目中所有工作都能準(zhǔn)確、滿意地完成。項目范圍確認(rèn)應(yīng)該是貫穿項目的始終,從WBS的確認(rèn)(或合同中具體分工界面的確認(rèn)),到項目驗收時范圍的檢驗。如果項目被提前終止,范圍確認(rèn)過程應(yīng)以書面文件的形式把它的完成情況記錄下來。范圍確認(rèn)與質(zhì)量控制不同,范圍確認(rèn)是有關(guān)工作結(jié)果的接受問題,而質(zhì)量控制是有關(guān)工作結(jié)果正確性的審核。這些過程一般并行,以確?？山邮苄院驼_性。
2.7 范圍控制
范圍控制涉及到以下內(nèi)容:影響范圍變更的因素,確保所有被請求的變更按照項目綜合變更控制處理,范圍變更發(fā)生時管理實際的變更。范圍控制與其他控制過程完全結(jié)合。未控制的變更經(jīng)常被看做范圍溢出。變更應(yīng)當(dāng)被視作不可避免的,因此要頒布一些類型的變更控制過程。
項目范圍的變化,在實際項目中經(jīng)常發(fā)生,因此對項目范圍的變更控制和管理,是當(dāng)前項目管理控制中的重點工作之一。很明顯的例子,由于多方面原因?qū)е马椖康男枨鬅o法及時確定,項目范圍后期變更太多、成本壓力過大,使得很多研發(fā)項目和應(yīng)用項目以失敗告終。當(dāng)然,有些時候項目變更是對項目有利的,甚至大大促進(jìn)項目的實施。
變更是項目干系人常常由于項目環(huán)境或者是其他的各種原因要求而對項
目的范圍計劃進(jìn)行修改,甚至是重新規(guī)劃,而這一類修改或變化就叫做變更。項目范圍的變更控制、管理是對項目中存在的或潛在的變化采用正確的策略和方法成功地處理它。
總之,項目的范圍管理是一項非常復(fù)雜但是非常重要的工作,只有把握了項目的范圍才真正能使項目順利開展從而順利收尾。
3 結(jié)論
信息系統(tǒng)工程的范圍管理是項目過程管理中的關(guān)鍵要素,隨著信息系統(tǒng)項目建設(shè)所涉及的廣度、深度的增加,尤其是電子政務(wù)、企業(yè)信息化發(fā)展到應(yīng)用主導(dǎo)階段之后,人們越來越認(rèn)識到項目生命周期中范圍管理的重要性、基礎(chǔ)性。作者總結(jié)了多個重要信息化項目建設(shè)的經(jīng)驗,認(rèn)為建立高效項目需求溝通機(jī)制、清晰的初始需求、嚴(yán)格的過程變更制度以及驗收階段對工程范圍的合理界定是確保項目成功重要因素。