眾所周知，目前中國的招標(biāo)行業(yè)競爭非常激烈，在僧多粥少的情況下立穩(wěn)腳跟并不斷發(fā)展壯大是每個(gè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)都希望達(dá)到的目標(biāo)。作為一個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目經(jīng)理，通過多年的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，我以為做好每個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目是留住客戶最根本也是最有效的辦法。
做好招標(biāo)項(xiàng)目的定義并不只是完全滿足客戶的所有要求。因?yàn)檎袠?biāo)，特別是政府采購項(xiàng)目的招標(biāo)承載的不僅僅是為買賣雙方提供便捷的中介服務(wù)，它還應(yīng)該達(dá)到以下目的：最大限度的節(jié)約政府資金，支持民族企業(yè)和中小企業(yè)的發(fā)展，防止腐敗行為等等。然而在招標(biāo)項(xiàng)目的執(zhí)行過程中要完全滿足以上要求并不容易，熟悉政府的法律法規(guī)和了解客戶需求是做好招標(biāo)項(xiàng)目的關(guān)鍵，這就需要項(xiàng)目經(jīng)理有良好的溝通管理能力。
從項(xiàng)目管理的角度上來說項(xiàng)目溝通管理主要由溝通計(jì)劃、信息發(fā)布、績效報(bào)告、管理收尾四部分組成。
下面我通過兩個(gè)實(shí)際招標(biāo)案例來說明溝通管理在項(xiàng)目執(zhí)行過程中的重要性。
項(xiàng)目經(jīng)理A受某總公司的委托承接了其駐外招標(biāo)屬地化管理的原則，幾乎每個(gè)城市的建設(shè)招標(biāo)管理部門都有針對該地區(qū)特點(diǎn)而制定的具體監(jiān)督管理?xiàng)l例和執(zhí)行辦法，因此為了項(xiàng)目的順利進(jìn)行了解該地區(qū)工程建設(shè)的有關(guān)規(guī)定顯得尤其重要。于是該經(jīng)理在項(xiàng)目計(jì)劃中特別制訂了詳細(xì)的溝通計(jì)劃，列出了項(xiàng)目干系人以及誰需要哪些信息、何時(shí)需要、如何得到。
首先，該項(xiàng)目的出資單位對該項(xiàng)目非常重視，派出總公司的負(fù)責(zé)人去當(dāng)?shù)亓私忭?xiàng)目情況，此時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理A主動(dòng)要求一同前往。在項(xiàng)目經(jīng)理A的溝通計(jì)劃中，此行的目的有三方面，第一，了解項(xiàng)目本身情況；第二，了解該項(xiàng)目在當(dāng)?shù)胤止镜闹饕獏⑴c人員和負(fù)責(zé)人員；第三，了解當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)招標(biāo)管理部門的有關(guān)規(guī)定。附加作用是由于該項(xiàng)目投資并不大，主動(dòng)請求出差也給用戶留下了負(fù)責(zé)認(rèn)真的印象。第一輪溝通執(zhí)行過程中，通過項(xiàng)目介紹會(huì)議，項(xiàng)目經(jīng)理A很好完成了前兩個(gè)方面的任務(wù)。分公司的主要參與人員和負(fù)責(zé)人員在項(xiàng)目前期工作中也走訪了當(dāng)?shù)氐慕ㄔO(shè)招標(biāo)管理部門，他們介紹了項(xiàng)目本身及當(dāng)?shù)匾恍┕芾磙k法和有關(guān)情況，特別提出當(dāng)?shù)匾?guī)定在招標(biāo)文件中不能出現(xiàn)具體的建材型號(hào)。由于A忽視了在溝通過程中的過濾和障礙情況，而將這些全部當(dāng)成有效信息，進(jìn)而在另一輪溝通，即和當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)招標(biāo)主管部門的溝通中忽略了對該部分信息的核對，造成在招標(biāo)文件的材料清單中重要建材無具體參考型號(hào)。
項(xiàng)目經(jīng)理A根據(jù)在當(dāng)?shù)刭徺I招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)文本和管理手冊等相關(guān)文件開始制作招標(biāo)文件，應(yīng)該引起注意的是，由于現(xiàn)實(shí)情況的復(fù)雜性，口頭和書面的溝通方式經(jīng)常交叉進(jìn)行，不要期望單一的溝通方式就能起達(dá)到最終的自的，購買此類文件也屬于同該管理部門的書面溝通。
招標(biāo)文件制作完成后，項(xiàng)目經(jīng)理A再次赴項(xiàng)目地點(diǎn)，經(jīng)過審批，該項(xiàng)目開始正式發(fā)售文件。在此過程中，項(xiàng)目經(jīng)理A通過和當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)管理部門以及其他當(dāng)?shù)卣袠?biāo)公司不斷溝通，發(fā)現(xiàn)招標(biāo)文件中可以通過“參考”字樣寫出建材型號(hào)。如果沒有參考的建材型號(hào)，各個(gè)投標(biāo)廠商一般都會(huì)報(bào)參考品牌中較低檔的材料，以降低報(bào)價(jià)提高中標(biāo)率，而這種建材裝修出的效果很有可能達(dá)不到設(shè)計(jì)要求。項(xiàng)目經(jīng)理A立刻做出了績效報(bào)告，即項(xiàng)目狀態(tài)及預(yù)測信息，并和分公司負(fù)責(zé)人溝通了該情況，然而此時(shí)再添加建材型號(hào)時(shí)間上已經(jīng)來不及。此時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理A未將此重要信息匯報(bào)到項(xiàng)目總公司負(fù)責(zé)人，信息發(fā)布中的項(xiàng)目干系人和時(shí)間控制發(fā)生了遺漏。
在評標(biāo)委員會(huì)評標(biāo)結(jié)束后，最低報(bào)價(jià)的廠商獲中標(biāo)，項(xiàng)目經(jīng)理A按照當(dāng)?shù)匾?guī)定將結(jié)果進(jìn)行了網(wǎng)上公示，公示期結(jié)束后，項(xiàng)目經(jīng)理通知中標(biāo)廠商領(lǐng)取通知書并進(jìn)行下步簽約工作。
招標(biāo)工作至此告一段落，然而由于溝通工作中的疏漏，在該項(xiàng)目簽約工作中，分公司和中標(biāo)廠商就建設(shè)材料及價(jià)格出現(xiàn)了較大的分歧，總公司也