對該價(jià)格和招標(biāo)價(jià)格不同提出異議，簽約一度擱淺。
項(xiàng)目經(jīng)理A協(xié)同專家和總公司負(fù)責(zé)人又一次前往該地進(jìn)行情況核實(shí)。在這次的情況調(diào)查和核實(shí)工作中，項(xiàng)目經(jīng)理A將所有過程做了詳細(xì)的說明，專家進(jìn)行了實(shí)地論證，總公司同意將該部分差額按照設(shè)計(jì)變更計(jì)算。
在管理首尾中，項(xiàng)目經(jīng)理A將此次溝通的完成記錄并將遺漏部分作為溝通中的范圍變更以留取記錄為完善以后類似項(xiàng)目的溝通計(jì)劃。
讓我們來設(shè)想如果該項(xiàng)目經(jīng)理不出現(xiàn)任何遺漏的情況下，該項(xiàng)目的執(zhí)行情況。對于第一次遺漏，如果該項(xiàng)目經(jīng)理重視了溝通中可能出現(xiàn)的過濾和障礙情況，就會考慮到該項(xiàng)目組成人員轉(zhuǎn)述的要求不一定非常準(zhǔn)確，進(jìn)而會在和管理部門中進(jìn)行證實(shí)。證實(shí)后的項(xiàng)目經(jīng)理A應(yīng)給總公司和分公司的負(fù)責(zé)人員聲明此事，并給出合理化建議，即為了避免以后和中標(biāo)廠商就建材類型產(chǎn)生大的分歧，而細(xì)化招標(biāo)文件中的有關(guān)條款，雖然前期工作時(shí)間會稍長，但節(jié)省了后期工作并避免了總公司因此而對招標(biāo)結(jié)果產(chǎn)生的疑慮。當(dāng)?shù)诙雾?xiàng)目經(jīng)理通過有效溝通了解到實(shí)際情況時(shí)，如果將信息傳達(dá)給總公司，即使最終未能更改招標(biāo)文件，總公司也會對此情況了解并知道可能引起的后果，提前做出準(zhǔn)備，最終的簽約順利一些。項(xiàng)目經(jīng)理在這兩次溝通中雖然隨后都采取了補(bǔ)救措施，但由于時(shí)間原因，招標(biāo)項(xiàng)目的順利進(jìn)行受到了影響，由此還產(chǎn)生了招標(biāo)成本的增加。
我們再給出一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理A成功的溝通案例。
項(xiàng)目經(jīng)理A受某國家事業(yè)單位的委托，采購一批器材。該項(xiàng)目特點(diǎn)是該種類器材的使用壽命有限，需要每年都進(jìn)行采購。在溝通過程中，項(xiàng)目經(jīng)理A了解到由于該種類器材年年采購，造成投標(biāo)廠商已經(jīng)熟知項(xiàng)目單位的預(yù)算情況，大都接著項(xiàng)目預(yù)算進(jìn)行報(bào)價(jià)，很難節(jié)約資金。經(jīng)過深入有效的溝通，項(xiàng)目經(jīng)理A又了解到該項(xiàng)目單位還需要小批量的某種器材，但缺乏資金，很想從該項(xiàng)目中節(jié)約一些資金以便再次申請使用該部分資金購買小批量器材。而從其他渠道，項(xiàng)目經(jīng)理了解到投標(biāo)廠商如果按照預(yù)算報(bào)價(jià)，利潤非常高，實(shí)際上還有很大的降價(jià)空間。根據(jù)這種特殊性，項(xiàng)目經(jīng)理A借鑒了建設(shè)工程中的最高限價(jià)，限定了投標(biāo)廠商的報(bào)價(jià)不能高于合理的最高限價(jià)。然而這種“創(chuàng)舉”是否可行還是個(gè)問題，項(xiàng)目經(jīng)理A通過同項(xiàng)目單位及有關(guān)主管部門的主動溝通后得到了肯定。招標(biāo)結(jié)果最終令大家都很滿意，項(xiàng)目單位達(dá)到了節(jié)余資金的目的。
讓我們來設(shè)想如果該項(xiàng)目經(jīng)理未能深入有效的進(jìn)行溝通，該項(xiàng)目的招標(biāo)還是按以往的普遍做法，雖然也能完成，而且也無不妥之處，但是不能達(dá)到用戶的要求深度，恐怕也難以讓用戶完全滿意。
項(xiàng)目管理概念中提到項(xiàng)目經(jīng)理90%的時(shí)間花在溝通上，這足以體現(xiàn)溝通，特別是有效溝通對于項(xiàng)目成敗是多么關(guān)鍵。以上兩個(gè)案例無法完全涵蓋項(xiàng)目溝通在招標(biāo)過程中的重要作用，僅為筆者在實(shí)際操作過程的心得體會，不足之處還望大家指正。