[關(guān)鍵字]項目組合管理 項目辦公室
許多組織都在努力尋找一種方法，將其戰(zhàn)略性商業(yè)目標(biāo)與其按合約履行的一個個單獨的項目關(guān)聯(lián)起來。戰(zhàn)略級項目辦公室(以下簡稱SPO)能夠解決這個問題。SPO是一個組織實體，負(fù)責(zé)將戰(zhàn)略反映到項目中去，并監(jiān)控項目和組合(portfolio), 以確保這些項目和組合可以持續(xù)地用于獲得戰(zhàn)略上的主動權(quán)，特別是當(dāng)這些主動權(quán)隨時間而變化時。SPO是主管層的看法與企業(yè)的工作之間的關(guān)鍵鏈接。
項目辦公室通常具有下列六個項目管理職能中的某幾個或全部：項目支撐；選擇并維護項目管理軟件工具；實施并維持項目管理過程、標(biāo)準(zhǔn)和方法；提供項目管理培訓(xùn)；提供項目管理咨詢和指導(dǎo)；管理和培養(yǎng)項目管理人員。
SPO是一個相比較而言規(guī)模不大，但卻是高端的和戰(zhàn)略級的工作組，它將一個組織所從事的工作與主管層的看法聯(lián)結(jié)在一起。SPO可以履行傳統(tǒng)的項目辦公室的職能，但與此同時，它還有戰(zhàn)略性的職能，包括：評估和提升項目管理成熟度；創(chuàng)建項目文化；在全企業(yè)內(nèi)整合過程和系統(tǒng)；保證全企業(yè)內(nèi)項目的質(zhì)量；管理項目和組合所用到的資源；以及進(jìn)行項目組合管理。
最后一項職能，即項目組合管理，可能是SPO唯一的一項重要程度最高的職責(zé)，包括如下任務(wù)：
1.將公司的戰(zhàn)略與大型項目和項目關(guān)聯(lián)起來。SPO負(fù)責(zé)確保各個項目反映了由高級管理層所建立的各項戰(zhàn)略目標(biāo)。
2.項目選擇及優(yōu)先次序排定。SPO根據(jù)項目相應(yīng)的優(yōu)先級和相關(guān)性，將它進(jìn)行混合和匹配。各個項目之間的相互依賴性，只有從SPO的角度才能看到。
在一些組織中，將戰(zhàn)略與項目關(guān)聯(lián)起來是一種革命性的想法。在一個組織中設(shè)置若干人員，負(fù)責(zé)將戰(zhàn)略目標(biāo)與進(jìn)行中的項目關(guān)聯(lián)起來進(jìn)行考慮，這種作法對許多組織而言還是個全新的概念。令人欣慰的是有些組織正在建立戰(zhàn)略級項目辦公室，以糾正原先的疏忽。
組合管理開始于對組合的選擇。主管級指導(dǎo)委員會必須做出決策，在資源有限的條件下，應(yīng)當(dāng)選擇眾多機會中的哪一個，而SPO則是主管級指導(dǎo)委員會的”項目之音”。 授權(quán)執(zhí)行某個項目的決策是復(fù)雜的，取決于許多因素，如投資的回收、與當(dāng)前的組合是否適配、引進(jìn)新的生產(chǎn)線的需求、資源的可用性等。
這是一個典型的主管級決策，包括許多決策準(zhǔn)則和備選方案。委員會的第一個任務(wù)是選擇一個決策支持工具，以幫助構(gòu)造和簡化決策過程。一旦委員會決定選擇某個機會，就要與可用的資源進(jìn)行比較，以決定在限定的資源下，有多少所需要的項目能夠?qū)嵤?/P>
選擇過程包括識別機會；評估組織的適配性；分析成本、收益和風(fēng)險，以及規(guī)劃和選擇一個組合。組合管理所關(guān)心的是適配、效用和平衡。如果有效地予以實施，組合管理將確保人員和資源的最佳使用。
一個組織可以先識別機會；然后評估組織是否合適利用這個機會，分析成本、收益和風(fēng)險；最后規(guī)劃和選擇一個組合。幾乎每個組織都用這樣的思路去構(gòu)造一個項目的組合，只是所用的方法和技術(shù)有所不同。所有組織的相同之處是，在對事情的了解到達(dá)某種程度時，都會理解他們項目的適配和效用，并且試圖建立項目的混合。
適配。組合管理的第一個主要內(nèi)容是識別機會，并且確定這些機會與公司的戰(zhàn)略方向是否吻合。某種意義上說，這是在進(jìn)行深入分析之前對項目所進(jìn)行的識別和初步審查。需要提出的問題有：項目是什么?項目與你的組織所關(guān)注的焦點、商業(yè)戰(zhàn)略及各種目標(biāo)是否適配? 需要考慮的事情有：建立一個過程來識別機會，并使這個過程易于掌握；建立一個模板用于判別項目，并將這個模板作為過程的一部分；建立最低接受條件，并將其作為過程的一部分；鼓勵出主意和提建議---在應(yīng)當(dāng)贊揚時給予贊揚；確保已經(jīng)建立明確