到需要的時候，也會主動加班。而且有些任務(wù)，如基礎(chǔ)資料的收集等等，只要把任務(wù)布置下去，不用筆者去催促，他們都會主動去完成。這主要是因?yàn)閱T工擔(dān)心失去工作，就會努力在規(guī)定時間內(nèi)保質(zhì)保量文完成任務(wù)，即使加班也在所不惜。所以，遇到經(jīng)濟(jì)危機(jī)員工人心渙散的情況下，筆者認(rèn)為CIO應(yīng)該跟人事部門打好招呼。在信息化項目實(shí)施之前，最好能夠通過一定的措施，來激勵人心。把員工的憂患意識轉(zhuǎn)化為工作的動力。
建議二：擴(kuò)大項目小組成員，關(guān)鍵時有人可用。
在經(jīng)濟(jì)不景氣的情況下，適當(dāng)擴(kuò)大項目小組成員的規(guī)模，有助于CIO避免因?yàn)槿藛T流失給項目帶來的打擊。從以上的分析中，我們已經(jīng)可以知道，臨陣換人對信息化項目的打擊是非常大的。除了跟人事部門一起采取一些積極的措施，穩(wěn)定項目小組的隊伍之外，CIO還可以采取擴(kuò)大項目小組，多招納一些有經(jīng)驗(yàn)的員工來充實(shí)項目隊伍。如此的話，即使某個員工離職了，那么同部門的員工仍然可以馬上頂替上來。
由于經(jīng)濟(jì)不景氣，員工的工作可能會相對清閑一下。在這個背景下，從每個部門抽調(diào)兩到三個有經(jīng)驗(yàn)的員工到項目小組中來，可能并不會對部門的正常運(yùn)作產(chǎn)生負(fù)面作用。而這又可以避免某個員工離職而給項目帶來的不利影響。所以說，在這個大背景下，這么做是可行的。
如筆者以前在實(shí)施ERP項目的時候，知道生產(chǎn)經(jīng)理可能會辭職，因?yàn)槠浜贤€有三個月就到了。而且，在公司的要求下，他也沒有續(xù)簽的跡象，但是又沒有明確拒絕。為了保險起見，在組建項目團(tuán)隊的時候，筆者借口生產(chǎn)部門任務(wù)比較重，要求生產(chǎn)部門除了生產(chǎn)經(jīng)理之外，在抽調(diào)一個有經(jīng)驗(yàn)的生產(chǎn)助理加入到項目團(tuán)隊中來。雖然后來這個生產(chǎn)經(jīng)理沒有離職，但是這種保險措施是必要的。
故如果大家覺得項目小組成員穩(wěn)定性不高的話，那么筆者就建議大家，可以多叫一些人加入到項目小組中，作為項目的后備人才。俗話說，害人之心不可有，防人之心不可無。采取一定的安全措施，有利于項目的順利推進(jìn)，減少項目風(fēng)險。特別是現(xiàn)在這種大背景下，更加有必要。
建議三：做好相關(guān)的文檔記錄，以備后續(xù)查詢。
另外，為了減少項目風(fēng)險，最好能夠在培訓(xùn)過程中，做好相關(guān)的紀(jì)錄。這在經(jīng)濟(jì)危機(jī)員工不穩(wěn)定的情況下，尤其的重要。如果有了完整的項目文檔，則即使有關(guān)鍵用戶離職了，那么后繼之人要掌握項目的內(nèi)容，也會輕松許多。如在實(shí)施ERP項目過程中，如果業(yè)務(wù)流程重組有完整的書面文檔。則即使在上線的時候，某個部門關(guān)鍵用戶離職了，則有書面文檔為證，原先定義的業(yè)務(wù)流程才不會被其他員工推翻。若要挑選一個員工來做這個部門的關(guān)鍵用戶，則有了這書面文檔的幫助，他也可以在最短時間內(nèi)掌握新定義的流程。
所以說，完整的項目文檔可以降低信息化項目的風(fēng)險。這個項目文檔有多種形式。如果有條件的企業(yè)，最好能夠外部實(shí)施顧問的培訓(xùn)課程都能夠錄下來。如筆者企業(yè)在實(shí)施ERP項目的時候，我們就通過攝像機(jī)全程錄制了實(shí)施顧問的培訓(xùn)情況。然后這個資料就成為了新員工培訓(xùn)的重要內(nèi)容。有了這份資料后，后續(xù)的軟件培訓(xùn)都可以省很多心。而且在軟件使用的過程中遇到疑問，還可以觀看這個培訓(xùn)視頻來尋找答案。而且，這個反應(yīng)原場景的視頻資料，比書面資料更加的形象，效果也更加的好。
當(dāng)然，書面的項目文檔也不可少。如在多數(shù)項目過程中，都少不了編碼原則。CIO不僅應(yīng)該把編碼原則通過書面文檔定義下來。而且，最好能夠注明當(dāng)時出于什么考慮要這么編寫。是否還有其他的不同意見等等。要把這些信息都記錄下來。通過一個正反對比，用戶看過映像才會更加深刻。最重要的是，人的知識可以隨著員工的離職而流失。但是項目文檔這些內(nèi)容則會永久的保存下來。所以，在經(jīng)濟(jì)危機(jī)下員工隊伍不穩(wěn)，流動性比較大的情況下，若能夠做好項目文檔的管理，則可以在很大程度上降低由此帶來的項目風(fēng)險。對于保障項目的順利進(jìn)行、成功上線，有著不可磨滅的作用。