變更控制，以保證變更能得到適當(dāng)?shù)呐鷾?zhǔn)，并保證所有應(yīng)該知情的人員獲知變更。
（5）根據(jù)合同條款，建立賣方執(zhí)行進(jìn)行和費(fèi)用支付的聯(lián)系。
（6）采購(gòu)審計(jì)。
（7）正式驗(yàn)收和合同歸檔。
3 采購(gòu)成本分析
本文開始的案例揭示了將采購(gòu)成本降到最低對(duì)公司利潤(rùn)的增長(zhǎng)的重要性，但更重要的是，應(yīng)該考慮項(xiàng)目生命周期內(nèi)的最低整體采購(gòu)成本，在實(shí)際采購(gòu)工作中，很多招標(biāo)單位通常只關(guān)注承包方的投標(biāo)報(bào)價(jià)，而忽視了招標(biāo)成本、建設(shè)成本和所有權(quán)損耗成本等項(xiàng)目整體采購(gòu)成本。
3.1 招標(biāo)成本
首先要考慮發(fā)出招標(biāo)要約前的行為，招標(biāo)方需要確定目標(biāo)、調(diào)查主題、編寫要求建議書（RFP）、考察和認(rèn)同供應(yīng)商、獲取內(nèi)部的授權(quán)、尋求預(yù)算支持等，然后發(fā)出要約。該過程可能需要整個(gè)合同價(jià)的2%和5%。
然后，競(jìng)標(biāo)者需要對(duì)招標(biāo)方的招標(biāo)文件制定其投標(biāo)建議書，費(fèi)時(shí)又費(fèi)錢，每個(gè)競(jìng)標(biāo)者在競(jìng)標(biāo)說明上都要花費(fèi)合同價(jià)的約1%到6.7%的成本。如有五個(gè)競(jìng)標(biāo)者，該成本將達(dá)到合同價(jià)的5%到30%。表面上看來，這筆款項(xiàng)由競(jìng)標(biāo)者承擔(dān)，但是從長(zhǎng)遠(yuǎn)看是由招標(biāo)方承擔(dān)。因?yàn)楦?jìng)標(biāo)者總把競(jìng)標(biāo)成本直接加在每次競(jìng)標(biāo)的項(xiàng)目上。評(píng)標(biāo)程序開始后，招標(biāo)方需做包括開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)、談判、批準(zhǔn)等事項(xiàng)。這個(gè)總成本可能占合同價(jià)的2%到5%。如果因?yàn)槟撤N原因必須重新招標(biāo)時(shí)，這部分成本將大幅增加。
因此，對(duì)于一般行業(yè)來說，競(jìng)標(biāo)的總成本可能占到合同價(jià)的10%到50%。無論招標(biāo)方處于何種行業(yè)，降低招標(biāo)成本都是一種責(zé)任。
3.2 建設(shè)成本
建設(shè)成本投標(biāo)報(bào)價(jià)的主要依據(jù)，往往是買賣雙方關(guān)注的重點(diǎn)。一般包括如下幾個(gè)方面：
前期準(zhǔn)備、正式建設(shè)費(fèi)用等、與其它系統(tǒng)的集成、授權(quán)、交付和保險(xiǎn)、相關(guān)手冊(cè)、對(duì)員工和管理的培訓(xùn)等。
3.3 所有權(quán)損成本
所有權(quán)損成本指長(zhǎng)期損耗成本，包括項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)成本和處置成本。項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)成本可能會(huì)持續(xù)多年，并可能是前期費(fèi)用的許多倍；在設(shè)備瀕于報(bào)廢之時(shí)還需考慮其銷毀或處理的處置成本。
綜合考慮這些成本將有助于以正確的觀點(diǎn)看待實(shí)際采購(gòu)價(jià),幫助買方選擇最好的方案。
4 采購(gòu)安全和保密
采購(gòu)過程中的“黃金規(guī)則”是要絕對(duì)保密,不讓任何不應(yīng)外傳的信息從機(jī)構(gòu)中泄密,不要和不應(yīng)該知道此事的陌生人交談,當(dāng)對(duì)方是機(jī)構(gòu)中的成員時(shí)可能會(huì)很難,但知道的人越少越不會(huì)有漏洞.
妥善安置相關(guān)文件和計(jì)算機(jī)內(nèi)的材料,不用時(shí)（包括周末和晚上）要將其鎖好,不要將評(píng)估的表格展開放在桌子上,以免被看見,及時(shí)銷毀那些敏感的文件而不是隨手扔掉,以免別有用心者發(fā)現(xiàn)它們。