都不多。第二，我們可以推斷大部分的溝通實際上是口頭的，但是有時候輔以筆記、圖表或計算機輸出。第三，很顯然人們希望同伴在談話過程中仔細地聽，對問題做出恰當?shù)姆磻?。第四，所有的信息系統(tǒng)專業(yè)人員必須意識到他們有時必須參加某種非正式的公開演講。第五，很顯然，信息系統(tǒng)專業(yè)人員為了在現(xiàn)在的職位上獲得成功，以及提升到更高的職位，就必須可以進行有效的溝通。平均起來，我們的被調查者似乎在他們的信息系統(tǒng)事業(yè)中都有過從低職位向高職位提升的經歷，他們認為對于職位提升更重要的是口頭表達能力，而不是當前的工作?？陬^溝通能力似乎是職位提升的關鍵因素。

本章將重點突出項目溝通管理的主要方面，為提高溝通管理提供一些建議，并介紹軟件如何輔助項目溝通管理。

項目溝通管理的目標是確保項目信息能夠及時適當?shù)厣?、收集、發(fā)送、存儲和部署。以下是項目溝通管理過程的四個方面：

● 溝通計劃（communicationsplanning）包括確定干系人的信息和溝通需求，誰需要什么信息，何時需要以及如何把信息發(fā)送給他們。這個過程的輸出是溝通管理計劃

● 信息分發(fā)（informationdistribution）包括及時向項目中的各干系人提供所需信息。主要輸出是更新組織過程資產和請求變更。

● 執(zhí)行報告（performancereporting）包括收集并發(fā)布有關項目執(zhí)行的信息，包括狀態(tài)報告、過程衡量和預測。這個過程的輸出是執(zhí)行報告、預測、請求變更、建議糾正措施和更新組織過程資產。

● 管理干系人包括管理溝通，使其滿足項目中各干系人的需求和期望以及解決問題。這個過程的輸出是解決的問題、批準的請求變更和糾正措施，并且更新組織過程資產和項目管理計劃

2 溝通計劃

對于項目來說，溝通是如此重要，因此每個項目都應該有一個溝通管理計劃（communications managementplanning）--指導項目溝通的文件。這個計劃應該是整體項目管理計劃（項目管理計劃將在第4章項目綜合管理中闡述）的一部分。溝通管理計劃的類型隨項目的需求而變化，但是應該準備一些典型計劃的書面形式。例如，對一些小的項目來說，溝通管理在第3章中的企業(yè)內部網(wǎng)項目已描述。溝通管理計劃是項目合同的一部分，溝通管理計劃包括以下項：

·干系人溝通需求

·用于溝通的信息，包括格式、內容和各部分細節(jié)

·誰接收信息，誰產生信息

·傳送信息的建議方法和技術

·溝通頻率

·增加解決問題的過程

·用于更新溝通管理計劃的修訂過程

·常用術語表

知道什么信息分發(fā)給哪些干系人是很重要的。通過分析干系人的溝通，你能避免浪費時間和金錢去創(chuàng)建或發(fā)送一些不必要的信息。項目組織結構圖是識別內在干系人的出發(fā)點。此外還必須考慮項目組織外的關鍵干系人，如客戶、客戶的高層管理和分包商等。

提供了一個干系人溝通分析的實例，從中可以看出哪些干系人能獲得哪種書面信息。注意，這種分析包括的信息如信息的聯(lián)系人、交付信息的時間及指定的信息格式。你可以建立一個類似的表來表示哪些干系人應出席哪些項目會議。在這些表中包含注釋部分常常是一個很好的想法，用來記錄與每個干系人、文件和會議等有關的特殊考慮或者細節(jié)。讓干系人評審和批準所有的與干系人溝通的分析材料能確保這些信息的正確性和實用性。

許多項目沒有足夠的關于溝通的初始信息。項目經理、高層管理和項目團隊成員設想利用現(xiàn)有的溝通渠道來傳播項目信息就足夠了。使用現(xiàn)有的溝通渠道的問題在于各個組（和其他干系人）都有不同的溝通需求。在項目早期創(chuàng)建一個