對IT項目管理中影響因素的對策
面對項目管理中的各種影響因素, 必須采取如下對策與措施, 確保項目管理的成功:
1、與客戶溝通并滿足客戶的需求。
IT項目的特征之一是客戶參與方案設(shè)計、實施及評價的全過程。與客戶進(jìn)行溝通需要明確客戶需求, 制作出明晰的需求分析文檔, 減少因需求不確定導(dǎo)致的返工。大多數(shù)失敗的項目都是由于需求分析不明造成的, 并因此花費很大精力。人人都知道好的需求分析是項目成功的第一步, 但是要做到卻很難, 其中的關(guān)鍵是挖掘出客戶沒有表達(dá)出來的潛在的需求。有些問題需要通過反復(fù)進(jìn)行有效溝通才能發(fā)現(xiàn)出來, 為了快捷、有效地傳遞消息, 項目組需要認(rèn)真考慮如何設(shè)計項目中的溝通規(guī)則, 要求與客戶信息交換必須及時, 信息包括各種語言和非語言信息。另外, 還需要保證各種溝通渠道的暢通。在項目中常有一些隱性的需求客戶在溝通時沒有意識到, 或者默認(rèn)的潛規(guī)則沒有提出, 這就需要項目經(jīng)理努力挖掘。有些問題多數(shù)帶有強(qiáng)烈的行業(yè)特征, 如某項目的內(nèi)容含有安全保衛(wèi)的成分, 需要相關(guān)政府監(jiān)管部門驗收認(rèn)可。事先沒有挖掘出這些需求, 會造成項目后期很多困難, 拖延項目工期。因此, 對不同行業(yè)特別是過去沒有涉及過的行業(yè)提供服務(wù), 必須深入了解涉及行業(yè)的特點和要求。
2、加強(qiáng)團(tuán)隊建設(shè)。
項目經(jīng)理如何對職能和角色進(jìn)行合理的分配, 對人員工作負(fù)荷的協(xié)調(diào)是一項藝術(shù)性非常高的工作。因此與上層進(jìn)行有效溝通爭取更加合理的權(quán)限十分必要。項目實施中項目經(jīng)理對團(tuán)隊的掌控非常重要, 項目組成員同做一個項目,要使大家對目標(biāo)產(chǎn)生認(rèn)同感, 使項目組成員在行動上形成合力,從而提高整個團(tuán)隊效率。項目經(jīng)理應(yīng)該盡量從基礎(chǔ)性的技術(shù)工作中脫離出來, 把主要精力投入到管理上。項目經(jīng)理要實行團(tuán)隊管理, 要通過計劃管理制定詳細(xì)穩(wěn)健的、合理的計劃。項目經(jīng)理制定計劃的目的就是讓項目一直處于預(yù)期的、可管理的狀態(tài)中。在項目組里, 每個人的特長不同, 有人擅長需求分析, 有人設(shè)計熟練, 有人編碼技術(shù)高等, 因此, 要發(fā)揮各自的優(yōu)勢。要有效地調(diào)動優(yōu)秀的軟件工程師和高素質(zhì)的項目管理人員的積極性, 讓他們了解市場、了解財務(wù)、了解如何結(jié)合眾多資源, 控制整個開發(fā)進(jìn)程。
3、解決影響項目管理因素的最好手段就是溝通。
項目經(jīng)理接手一個項目后, 首先要編制溝通計劃, 項目中如果忽視溝通計劃, 結(jié)果將會是致命的, 要通過溝通計劃了解項目的需求和溝通渠道的方式, 進(jìn)而了解項目的其他內(nèi)容.解析很多項目后期產(chǎn)生的問題可以發(fā)現(xiàn), 缺乏及時有效的溝通計劃是一個重要因素。越早發(fā)現(xiàn)問題, 解決的代價就越小。由項目干系人各方參與的項目例會、可視的績效報告、需求問題協(xié)調(diào)等都是溝通的有效手段。編制項目溝通計劃時必須要考慮項目干系人的需求和項目組織架構(gòu), 根據(jù)實際項目組各成員在工作中的需要, 時時協(xié)調(diào)溝通, 使需求情況在溝通計劃中體現(xiàn)出來, 這樣才有可能構(gòu)建一個有效的溝通體系。在實施溝通中, 開發(fā)組與上司、客戶、分包組、項目組內(nèi)部、與上下游環(huán)節(jié)崗位人員都需要良好的溝通。項目經(jīng)理應(yīng)該主動進(jìn)行溝通, 了解管理層的情況和意圖, 提出管理層關(guān)心的進(jìn)度、績效、資源需求方面的報告。項目經(jīng)理和公司管理層往往不存在技術(shù)方面的溝通障礙, 而在于溝通的內(nèi)容和頻率。項目經(jīng)理通過溝通理解管理層意圖, 進(jìn)而能夠及時應(yīng)對、修改計劃。對于嚴(yán)重影響項目執(zhí)行的因素, 應(yīng)及時提出變通和補(bǔ)救的方法。
五、結(jié)語
IT項目管理的成功, 就是實現(xiàn)項目干系人的需求和愿望。項目經(jīng)理應(yīng)該奉行"以人為本"的思想, 切實站在各項目干系人的角度觀察和思考項目, 與項目干系人及時溝通, 使項目順利完成。作為項目經(jīng)理需要努力學(xué)習(xí)項目管理知識和技能, 在實踐中解決各種問題, 提高項目團(tuán)隊?wèi)?yīng)付各種變化的能力, 使項目管理工作越做越好。