活躍展會現場氣氛.
西博會作為一個75年歷史的大型綜合會展,2003年它選擇了舉行開幕式文藝晚會,開幕第二天又舉辦新穎的國際煙花大會為整個博覽會的繼續(xù)熱場,期間豐富精彩的表演活動為博覽會聚集了人氣,做了個熱鬧又不失身份的開場,既在當時特殊的非典背景下,吸引到了潛在的觀眾,又為西博會將來綜合發(fā)展奠定了基礎.此后大型煙花會成為了西博會的開幕固定節(jié)日.
由于要與會展進行互動,大多數活動會選擇與會展在同一場地舉行,或者安排在相近的地點舉辦,西博會的煙花表演就固定選擇在離主會場較近的西湖湖畔.若要舉辦小型活動則無需另外安排場地,無論如何都要確?；顒蛹确奖銋⒂^者,也對會展氣氛產生積極影響.
二.大型會展活動策劃的特點,內容和步驟
(一)大型會展中活動的定義與特點
在策劃活動之前,首先要明確何為活動.
對于大型公眾活動的定義是:有目的,有計劃,有步驟的組織眾多人參與的社會協調行為叫做大型公眾活動,也稱為"大型活動","專題活動",是公共關系專業(yè)常用的技術手段.會展本身亦是大型公眾活動常見的一種形式.
而本文研究的對象――大型會展中的活動,則需要在此基礎上加一個限定概念,即在一個大型會展期間舉辦的公眾活動.為其下一個粗略的定義――在會展期間,為了增加會展效果而進行的有目的,有計劃,有步驟的組織眾多人參與的協調行為.
活動的特點為:鮮明的目的性,廣泛的社會性,嚴密的操作性,高投資性.這些特性決定了其策劃是一項需要花去大量時間和精力的工作,以便在實施活動策劃時,達到最佳效果.
(二)活動策劃的定義與特點
活動策劃包括五個基本要素,即時間,地點,人員,主題和流程.其中,人員包括活動主辦,協辦(聯辦),承辦,贊助等方面的相關機構與工作人員;主題包括該次活動的主要目的,中心任務和意義;流程則指按照日程順序和人員分工來安排活動的分項目.
又可說活動策劃是策劃人員根據活動組織目的的要求,調查會展現狀,分析現有條件,為活動設計切實可行的行動方案的過程.策劃活動的特點歸納為以下四點:策劃有一定的目的性,有組織地;基于對會展背景的了解;有一個研究,分析的過程;一個制訂行動方案的過程.
策劃此類活動必須依據一些既定的原則.
1.活動的主題與形式必須符合展會的需要.雖然說一個活動富有創(chuàng)意的話,可以吸引到觀眾的注意,但是仍然要與會展的大環(huán)境保持一致,否則將會導致脫離展會背景,更可能會造成觀眾對會展注目度的抽離,甚至帶來隱患,以會展背景為前提是策劃活動的首要原則.
2.能進一步豐富和完善展會的基本功能.展會如果單純以展示和會議的形式來傳播相關信息,促成交易,就不能夠完全地體現一個大型會展的魅力所在,而策劃活動的目的就是豐富展會功能,為不同層次,不同專業(yè)的展會策劃出不同的活動,針對會展本身的不足之處,用活動來彌補,完善會展是活動存在的本質.
3.有助于展會吸引更多潛在企業(yè)參展和觀眾參觀.會展的舉辦不一定能夠吸引到某些對于會展信息不十分熱衷的潛在觀眾,企業(yè),對于這些對象,策劃一個具有吸引力的活動是再好不過的方法了,可以把會展信息帶給這些觀眾,從而把他們吸引到會展現場來.
4.有助于活躍展會現場氣氛但不影響企業(yè)展出和觀眾參觀.如果在一個枯燥的會展現場,即便對此會展主題再熱情,觀眾都不會停留很久,如果利用不同的傳播方式把會展信息傳達給他們,他們會對接受的信息印象深刻,并且會把這個好印象連帶地作用在這個會展品牌上.當然前提是必須是好印象,如果活動過于喧賓奪主,造成負面影響便得不償失了.
5.活動本身要能產生較好的效果.參與活動的過程對于一個來參觀展會的觀眾和企