力隊(duì)員 為了保證項(xiàng)目溝通的質(zhì)量和一貫性，一定要指定具體的團(tuán)隊(duì)成員來負(fù)責(zé)正式的項(xiàng)目溝通。在大多數(shù)項(xiàng)目中，你(項(xiàng)目經(jīng)理)會(huì)扮演溝通的主要角色。不過，在大型項(xiàng)目中，你可能要將某些溝通事項(xiàng)或者與目標(biāo)項(xiàng)目干系人溝通的任務(wù)委派給其他人來做。這可能包括同公司的相關(guān)部門密切合作，比如人力資源部、市場部和/或公司通信部等。轉(zhuǎn)自項(xiàng)目管理者聯(lián)盟
利用強(qiáng)項(xiàng) 盡管你總是要用到很多種溝通方式和媒介，還是要利用好你具備的溝通強(qiáng)項(xiàng)，這些其他的方法只是用來支撐這些強(qiáng)項(xiàng)。www.mypm.net
進(jìn)行項(xiàng)目干系人分析 溝通計(jì)劃中包含了項(xiàng)目干系人分析。這項(xiàng)分析應(yīng)弄清楚每個(gè)項(xiàng)目干系人的需求和動(dòng)機(jī)。此外，根據(jù)這些評(píng)估來確認(rèn)，要采用哪種類型的項(xiàng)目溝通才能恰當(dāng)?shù)刂С置總€(gè)項(xiàng)目干系人以及管理他們的期望。
使用推拉策略 高效的項(xiàng)目溝通者會(huì)使用推(傳送)和拉(提供)這兩種溝通方法。隨著中央項(xiàng)目儲(chǔ)存庫的出現(xiàn)，拉的方法越來越受歡迎。盡管這種方法在處理項(xiàng)目干系人隨時(shí)需要的信息時(shí)非常好使，但是重要的、緊急的項(xiàng)目溝通最好不要依靠它。遇到重要的、緊急的項(xiàng)目溝通時(shí)，一定要直接發(fā)送(推)給目標(biāo)項(xiàng)目干系人。此外，如果你在使用團(tuán)隊(duì)協(xié)作技術(shù)(比如Sharepoint)，就可以同時(shí)使用推和拉的方法?？梢宰岉?xiàng)目干系人訂閱相關(guān)提醒，以便在某項(xiàng)產(chǎn)品更新的時(shí)候自動(dòng)通知他們(推)。提醒的消息包含了一個(gè)鏈接，項(xiàng)目干系人可以通過鏈接來訪問目標(biāo)產(chǎn)品(拉)。轉(zhuǎn)自項(xiàng)目管理者聯(lián)盟
讓事情簡單一些 要想在項(xiàng)目干系人那里拿高分，就要讓他們很容易就理解你發(fā)給他們的東西(提供概要)或者讓他們做的事情(提供背景和目標(biāo))。不要讓他們?nèi)フ胰魏螙|西(包括溝通的參考事項(xiàng))。你的項(xiàng)目干系人整天為很多任務(wù)和重要事項(xiàng)忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，困惑和不確定會(huì)令他們不痛快。如果你能努力去讓他們迅速理解你發(fā)過去的東西或者你讓他們?nèi)プ龅氖虑椋麄円欢〞?huì)心存感激，這樣也會(huì)提升你在整個(gè)項(xiàng)目中的價(jià)值。項(xiàng)目經(jīng)理博客
保持信息流通 許多高效的項(xiàng)目溝通者都推薦一種簡單卻有效的方法，就是一定要讓對(duì)的人獲得對(duì)的信息，這樣便于他們扮演好自己的角色。在很多組織里，各個(gè)團(tuán)體之間的信息流通不是很好。高效的項(xiàng)目經(jīng)理就會(huì)找出信息流通不順暢的地方，扮演促進(jìn)信息流通的角色。
認(rèn)真對(duì)待溝通決策 在做溝通決策時(shí)，要考慮各方關(guān)系、信息內(nèi)容以及可用媒介。總的來說，不同的溝通方法適合不同的情況，高效的溝通者都會(huì)做出明智的選擇。
確保技術(shù)可用、加強(qiáng)用戶培訓(xùn) 一定要保證用于具體溝通的技術(shù)能正常起作用，還要保證相關(guān)的項(xiàng)目干系人知道如何正確使用這些技術(shù)。項(xiàng)目管理培訓(xùn)
溝通方法項(xiàng)目管理培訓(xùn)
現(xiàn)在比以前有更多的溝通媒介可供項(xiàng)目使用。為了管理好項(xiàng)目溝通，你要了解每種方法的長處和局限性，這樣你就能針對(duì)不同關(guān)系的目標(biāo)受眾和不同的信息內(nèi)容來選擇最合適的媒介。選對(duì)了就有助于提高項(xiàng)目生產(chǎn)能力，促進(jìn)開放的溝通交流，同項(xiàng)目干系人建立更穩(wěn)固的關(guān)系;選錯(cuò)了就會(huì)引發(fā)錯(cuò)誤的認(rèn)知，造成迷惑，還會(huì)影響與項(xiàng)目干系人之間的關(guān)系。
為了幫助你做好溝通決策，我們來學(xué)習(xí)一些常見的溝通方法，了解它們的最佳用途和重要說明。表17-1將這些內(nèi)容匯總到了一起。
狀態(tài)報(bào)告training.mypm.net
高效項(xiàng)目溝通者狀態(tài)報(bào)告的最佳方法包括以下幾個(gè)方面。
前后一致 按照項(xiàng)目溝通計(jì)劃定期提供前后一致的進(jìn)度狀態(tài)報(bào)告。
目標(biāo)報(bào)告 適當(dāng)?shù)亟o目標(biāo)項(xiàng)目干系人提供詳細(xì)信息。
使用項(xiàng)目符號(hào) 使用項(xiàng)目符號(hào)的方式來總結(jié)主要事實(shí);盡量簡短;讓閱讀的人能迅速了解項(xiàng)目