首先，對于前期操作過程中出現(xiàn)的錯誤，系統(tǒng)管理員應(yīng)該進(jìn)行不斷的總結(jié)，并利用書面的形式記錄下來。如果可以通過系統(tǒng)設(shè)置來避免以后犯類似的錯誤，那么也要講這個解決措施記錄下來。我們不希望，在同一個地方摔倒兩次。這里各位不要嫌麻煩。只要在日常操作中，出現(xiàn)了異常的狀況，都要進(jìn)行一一的記錄。如在下采購訂單時，由于某個產(chǎn)品的采購量比較大，用戶考慮到交期問題，會將產(chǎn)品下給兩個不同的供應(yīng)商。此時可能會出現(xiàn)兩個問題。一是不同的供應(yīng)商產(chǎn)品，在外觀上可能會出現(xiàn)一些色差。這些色差客戶是否能夠容忍？二是如何將兩張采購訂單同時對應(yīng)到一個采購計劃？如果一不小心，企業(yè)就會在這里載跟斗。只要一次出現(xiàn)了狀況，就要將相關(guān)的內(nèi)容（包括問題出現(xiàn)的背景、錯誤的操作、導(dǎo)致的后果以及后續(xù)的預(yù)防措施）等等記錄在案。
其次，在培訓(xùn)時，這些內(nèi)容就成為了很好的反面教材。特別是對于新員工來講，每次對他們進(jìn)行培訓(xùn)時，都需要將這些相關(guān)的內(nèi)容過一遍。這可以很好的防止企業(yè)在同一個地方不同的交學(xué)費。不僅在培訓(xùn)時，在后續(xù)考核時，也應(yīng)該圍繞這些問題點進(jìn)行展開。其實我們的目的很明確。用戶以前在ERP系統(tǒng)操作過程中所出現(xiàn)的失誤，不應(yīng)該再重新犯。而利用這些反面教材，就可以起到這種效果。
四、培訓(xùn)在點的基礎(chǔ)上擴(kuò)展到面
有些企業(yè)的項目管理員在培訓(xùn)時，視野太過于狹窄。如對采購員進(jìn)行培訓(xùn)時，只對其培訓(xùn)采購相關(guān)的作業(yè)。如此的話，培訓(xùn)效果不會很理想。這主要是因為ERP系統(tǒng)中的各個作業(yè)一環(huán)套著一環(huán)。采購作業(yè)來源于銷售與生產(chǎn)，同時又是收貨、應(yīng)付等模塊的前置作業(yè)。采購用戶雖然不需要對系統(tǒng)的所有操作都了解，但是應(yīng)該清楚，如果自己這個環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤的話，那么會對其他用戶產(chǎn)能怎么樣的不利影響。這也是筆者建議在培訓(xùn)時要能從點擴(kuò)展到面的原因。
如在給一個采購員培訓(xùn)采購價格變更的相關(guān)作業(yè)時，要讓采購用戶認(rèn)識到，如果采購的價格不準(zhǔn)確，會對后續(xù)的作業(yè)產(chǎn)生多大的影響。如財務(wù)核算的基本要求是要做到三單一致：采購訂單、發(fā)票、入庫單的價格與金額一致。如果采購價格錯誤，那么就可能導(dǎo)致發(fā)票錯誤、導(dǎo)致應(yīng)付帳款錯誤。在培訓(xùn)時，要讓用戶明白，如果其工作不到位，影響的不單單是這個點，而是會影響到一個面。
同時，也要讓用戶認(rèn)識到，在后續(xù)糾正這個錯誤時，可能需要花費成倍的工作量。如在付款時，才發(fā)現(xiàn)采購價格有誤。此時就需要作廢應(yīng)付憑單、作廢發(fā)票，然后更改計價數(shù)量。在重新生成應(yīng)付帳款等等。而不是說只在采購訂單上更改采購單價即可。與采購價格相關(guān)的后續(xù)作業(yè)，都要作廢掉并重新作一遍。如果用戶能夠認(rèn)識到自己錯誤給他們以及自己可能增加成倍的工作量，那么用戶在系統(tǒng)操作時，就會謹(jǐn)慎許多。有不少的用戶，在操作系統(tǒng)時馬馬虎虎，有部門原因就是沒有充分認(rèn)識到這一環(huán)扣一環(huán)的問題。還以為操作錯誤不會影響到其它人。