根據(jù)工程實(shí)際情況，結(jié)合合同條款編制項(xiàng)目采辦收尾計(jì)劃初稿，規(guī)定每項(xiàng)作業(yè)執(zhí)行和截止時(shí)間和達(dá)到的目標(biāo)，責(zé)任到人；經(jīng)由項(xiàng)目經(jīng)理主持、各部門（尤其是合同、技術(shù)和施工部門）的會審、修改后下發(fā)，并在實(shí)施中嚴(yán)格執(zhí)行該計(jì)劃。同時(shí)為保證該計(jì)劃的執(zhí)行實(shí)施例會制度，和供貨商、蘇丹分包商、中方國內(nèi)支持部等各方定期審查進(jìn)度，及時(shí)解決存在的問題。如蘇丹三/七區(qū)工程在項(xiàng)目執(zhí)行到中期時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理就明確強(qiáng)調(diào)資料的收集和整理工作，采辦部指定專人負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作，而且與國內(nèi)采辦支持部保持密切的聯(lián)系。在項(xiàng)目完畢后完成竣工資料收集和整理、編制工作，在項(xiàng)目施工結(jié)束后半年內(nèi)完成了全部的竣工資料的上報(bào)審批工作。
3）協(xié)同配合保證現(xiàn)場收尾效果
項(xiàng)目后期的現(xiàn)場收尾工作涉及各個(gè)分包商的配合，但從經(jīng)濟(jì)效益角度上來說，沒有一家分包商樂意搞修補(bǔ)、清理作業(yè)，原因很簡單：賠錢。在這種情況需要耐心細(xì)致地說服分包商，講明利害關(guān)系，積極、嚴(yán)格地按工程驗(yàn)收計(jì)劃行事；另一方面，設(shè)計(jì)、采辦更要主動(dòng)進(jìn)行現(xiàn)場配合，以降低現(xiàn)場協(xié)調(diào)、收尾難度，保證現(xiàn)場收尾的順利實(shí)施。
如在蘇丹六區(qū)管道施工后期，由于站場現(xiàn)場建設(shè)工期緊、而流量計(jì)撬座到貨周期長，設(shè)備到達(dá)蘇丹現(xiàn)場的時(shí)候已接近工程施工的尾聲，為了確保項(xiàng)目安裝和調(diào)試，設(shè)計(jì)部指定專人在現(xiàn)場配合施工單位的安裝，同時(shí)采辦部督促廠家安裝指導(dǎo)人員抓緊時(shí)間趕到蘇丹現(xiàn)場；解決現(xiàn)場存在的問題，大大提高了工作效率。
4）妥善解決現(xiàn)場裁員與資料歸檔的矛盾
在海外長輸管道項(xiàng)目收尾期，由于現(xiàn)場物資供應(yīng)和保障工作量驟減，需要裁減現(xiàn)場物資管理人員，極易導(dǎo)致采辦人員心理失衡；而收尾期又是工程管理資料集中整理歸檔的階段，如果應(yīng)對不當(dāng)，會給以后的管理工作帶來極大的麻煩。這就要求根據(jù)現(xiàn)場的實(shí)際需要確定人員的去留時(shí)，必須注意管理工作的連續(xù)性，尤其是資料和相關(guān)手續(xù)的移交必須完整，否則人員一旦撤離回國，將很難補(bǔ)齊竣工資料。所以蘇丹六區(qū)管道項(xiàng)目工程接近尾聲時(shí)，采辦部先將奧貝依德（OBIED）物資中轉(zhuǎn)站撤回喀土穆，進(jìn)行了將近一個(gè)月的資料整理工作，待全部資料整理和移交完畢后該站人員才全部撤離蘇丹。而裁撤蘇丹港物資中轉(zhuǎn)站時(shí)，先撤離非關(guān)鍵人員，待剩余人員將資料整理和移交完畢后，另行安排撤離計(jì)劃，從而保證了采辦現(xiàn)場和收尾管理工作的延續(xù)性和完整性。
5）工程采辦項(xiàng)目的驗(yàn)收和移交
國際長輸管道移交驗(yàn)收瑣碎、重復(fù)，在考慮到項(xiàng)目各方合同利益和現(xiàn)場實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，一般而言應(yīng)該是“成熟一個(gè)，發(fā)展一個(gè)”且越早移交越好。這樣一來，既可以降低己方成本，盡早進(jìn)入工程缺陷責(zé)任期，也利于盡早結(jié)算工程款和質(zhì)量保證金；這就要求與外方業(yè)主、監(jiān)理協(xié)同配合，事前統(tǒng)一工程采辦驗(yàn)收和移交要求，在現(xiàn)場施工和資料方面做好充分的準(zhǔn)備。
如蘇丹六區(qū)管道項(xiàng)目，現(xiàn)場剩余鋼管移交順利的原因在于施工接近尾聲時(shí)，已按照業(yè)主的要求，指定施工單位提前完成鋼管堆場的建設(shè)，同時(shí)安排當(dāng)?shù)剡\(yùn)輸商將現(xiàn)場和中轉(zhuǎn)站的剩余鋼管全部運(yùn)輸?shù)街付ǘ褕觯y(tǒng)計(jì)后請業(yè)主清點(diǎn)并辦理了移交手續(xù)。但是由于業(yè)主和監(jiān)理不斷變化竣工資料格式和要求，導(dǎo)致工程竣工后一年才完成竣工資料的全部移交工作。
另一方面，如果出現(xiàn)驗(yàn)收前個(gè)別問題沒有解決，應(yīng)爭取列入遺留問題，不致因此而延誤驗(yàn)收。如在蘇丹三/七區(qū)現(xiàn)場驗(yàn)收時(shí)，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)場閥室施工材料短缺，現(xiàn)場采辦及時(shí)配齊了所需材料，施工單位完成作業(yè)后，與馬來西亞OGP監(jiān)理一經(jīng)溝通即完成了該閥室的驗(yàn)收工作。
4、總結(jié)
中國石油天然氣管道局通過承建蘇丹、利比亞、坦桑尼亞等海外管道、站場、儲罐工程,不斷總結(jié)、完善項(xiàng)目收尾期的采辦管理經(jīng)驗(yàn)和方式，在提高項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益和專業(yè)管理水平的同時(shí)，培養(yǎng)了一大批經(jīng)驗(yàn)豐富的采辦專業(yè)人員，為迎接國內(nèi)外新一輪管道施工建設(shè)高潮做好了技術(shù)準(zhǔn)備。