ghts, Techniques and Case Examples for EnsuringSuccess) （J·羅斯出版社[J.Ross Publishing]，2009）的作者。
這些目標(biāo)中應(yīng)該包括可測量的結(jié)果，例如把預(yù)測錯(cuò)誤減少10%。應(yīng)該把這些結(jié)果列成表格，報(bào)送高級管理層。
“這樣，到年終時(shí)，就能明確地看出PMO的成功業(yè)績，”佩里說，“這就是PMO的生存之道?！?/span>
當(dāng)唐娜·伊斯特迪（Donna Easterday, PMP）在2009年加入美國國立衛(wèi)生研究院（NationalInstitutes of Health, NIH）時(shí)，位于美國馬里蘭州羅克維爾市(Rockville)的聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)的管理人員想要更好地了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況，想要用更有效的方法去管理項(xiàng)目。
作為人力資源系統(tǒng)支持與信息管理的領(lǐng)導(dǎo)，她認(rèn)為，實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的最好方式就是建立PMO。
為了實(shí)現(xiàn)她的想法，伊斯特迪女士確定了PMO要解決的問題，并規(guī)定了用來考核業(yè)績的量化指標(biāo)。她還測算了一些數(shù)據(jù)，用來反映不建立PMO的長期后果，例如因不規(guī)范的報(bào)告而導(dǎo)致的費(fèi)用，因不準(zhǔn)確的項(xiàng)目數(shù)據(jù)而導(dǎo)致的錯(cuò)誤，以及風(fēng)險(xiǎn)的增加。她說：“我列出了一些主要問題，并計(jì)算了相應(yīng)的成本”。
建立PMO的商業(yè)意義引起了高級管理層的注意?！邦I(lǐng)導(dǎo)層給予了非常積極的響應(yīng)，”伊斯特迪女士說。她得到了建立PMO所需要的支持、資源和時(shí)間。
伊斯特迪女士用前4個(gè)月的時(shí)間去定義項(xiàng)目管理方法和設(shè)計(jì)報(bào)告過程，以便滿足高級管理層對透明度的要求。
在那段時(shí)間，沒有證據(jù)顯示她能實(shí)現(xiàn)什么，因此就使她的一些同事產(chǎn)生了懷疑。
“這就需要更多的解釋和理解，”她說，“在PMO開始運(yùn)作之前，關(guān)于PMO的價(jià)值，有太多的不確定性。在看到PMO編制的項(xiàng)目報(bào)告后，人們才真正清楚我們在做什么和我們?yōu)槭裁匆??！?/span>
這些報(bào)告不僅僅跟蹤項(xiàng)目的進(jìn)展。它們還一目了然地展示了項(xiàng)目組合中的每一個(gè)項(xiàng)目的信息，解決了高級管理層對項(xiàng)目管理過程中最不滿意的一個(gè)問題。
“他們看到了一直想要看到但又一直無法收集的那些數(shù)據(jù)，”她說，“這是一個(gè)真正的文化變革?！?/span>
保持一致
對于許多組織，PMO都是用來實(shí)施組織戰(zhàn)略的強(qiáng)大力量。
在NIH，伊斯特迪女士建立了PMO，用來確保所有項(xiàng)目都與組織的業(yè)務(wù)目標(biāo)同步。每個(gè)項(xiàng)目都必須通過嚴(yán)格的商業(yè)論證，來說明其符合組織戰(zhàn)略的需要。在PMO的月報(bào)中，則會(huì)清楚地說明那些剛完成的項(xiàng)目是如何為NIH的目標(biāo)服務(wù)的。
為防止項(xiàng)目服務(wù)于戰(zhàn)略目標(biāo)的能力的削弱，所有項(xiàng)目都必須編制和更新風(fēng)險(xiǎn)登記冊。每月末，再把這些風(fēng)險(xiǎn)登記冊合并成一份完整的風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告。
“這就迫使項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)去思考他們所做的項(xiàng)目決策對組織的意義，并考慮他們打算做的事情是否符合組織的總體目標(biāo)，”伊斯特迪女士說。
沃·邁克利克·瓦斯康塞勒斯（IvoM. Michalick Vasconcelos, PMP）說，PMO也能作為高級管理層與項(xiàng)目經(jīng)理以及項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)之間的橋梁。他是巴西貝洛哈里桑塔(BeloHorizonte)的一家項(xiàng)目管理咨詢公司（M2咨詢公司）的所有者。
例如，邁克利克·瓦斯康塞勒斯先生最近在韋爾公司(Vale)擔(dān)任PMO經(jīng)理，他要求項(xiàng)目經(jīng)理編制一份項(xiàng)目情況概述。然而，項(xiàng)目經(jīng)理們卻編制出了長達(dá)2小時(shí)的演講報(bào)告。
他花費(fèi)數(shù)月，與高級管理人員及項(xiàng)目經(jīng)理一起創(chuàng)建了一個(gè)基于圖形的項(xiàng)目報(bào)告模板，用來報(bào)告項(xiàng)目的關(guān)鍵績效指標(biāo)。其中，僅有一欄用于備注。但是，項(xiàng)目經(jīng)理仍然會(huì)在這方面出問題。
“在第一次用這個(gè)