EO和其他高管們參與了這些人員的選擇。
在巴貝羅女士的領(lǐng)導(dǎo)下，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)精心編制了項(xiàng)目章程，其中明確規(guī)定虛擬PMO將全面整合項(xiàng)目管理知識(shí)，并作為公司負(fù)責(zé)項(xiàng)目管理工作的一個(gè)組織單元發(fā)揮作用。
統(tǒng)一的方法
在許多方面，虛擬PMO的團(tuán)隊(duì)成員所開展的活動(dòng)與有形PMO的相同。他們建立了一個(gè)網(wǎng)絡(luò)，來(lái)收集模板和標(biāo)準(zhǔn)化過(guò)程，來(lái)鼓勵(lì)采用基于《項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南（PMBOK?指南）》的項(xiàng)目管理最佳做法。
“為了加強(qiáng)人們對(duì)虛擬PMO的重視，我們堅(jiān)持做一些看得見摸得著的事情，例如編制表格，編制用于投標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)文本，編制各種模板和分項(xiàng)管理計(jì)劃，”康珀蒂女士說(shuō)。
團(tuán)隊(duì)還圍繞項(xiàng)目章程中的每一個(gè)目標(biāo)，規(guī)定了具體的測(cè)量指標(biāo)。例如，為了考核組織的項(xiàng)目管理方法是否得到了遵守，PMO的領(lǐng)導(dǎo)們需要定期對(duì)各項(xiàng)目進(jìn)行檢查。他們的目標(biāo)是，到2013年，至少80%的項(xiàng)目經(jīng)理都采取符合PMBOK?指南的做法。
他們建立了一個(gè)網(wǎng)站，來(lái)確立PMO的虛擬社區(qū)性質(zhì)。該網(wǎng)站包含博客、成員簡(jiǎn)歷、個(gè)案研究、一個(gè)論壇和一個(gè)搜索引擎。
然而，團(tuán)隊(duì)不想讓PMO變成項(xiàng)目經(jīng)理的聊天室。因此，他們明確定義了PMO的結(jié)構(gòu)、目標(biāo)和規(guī)則，并嚴(yán)格執(zhí)行。
公司的PMO完全依賴于網(wǎng)絡(luò)，并采用身份管理軟件來(lái)過(guò)濾進(jìn)入要求。只有合格的用戶才能進(jìn)入該網(wǎng)絡(luò)。
“我們決定網(wǎng)站僅對(duì)PMP?證書持有者開放，這樣就可以使他們成為同事們的核心，并防止其他人在不了解自己需要什么資料的情況下來(lái)盲目下載資料，”巴貝羅女士說(shuō)。
為確保網(wǎng)站的所有信息都符合公司及PMO的政策，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)建立了一個(gè)文檔審批流程。任何資料在上傳之前，都要經(jīng)過(guò)審查。
團(tuán)隊(duì)還致力于建立溝通渠道，以便部門主管們保持對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展情況的了解。例如，要求項(xiàng)目經(jīng)理每半年編制一份項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顩r報(bào)告。該團(tuán)隊(duì)也開始通過(guò)正式會(huì)議和非正式交談等方式，來(lái)向公司中的其他人推廣項(xiàng)目管理知識(shí)。
發(fā)展迅速
巴貝羅女士和康珀蒂女士已經(jīng)發(fā)現(xiàn)虛擬形式是一種有效的解決方法，尤其對(duì)一個(gè)分布在意大利和世界許多其他地方的組織。她們已經(jīng)建立了一個(gè)虛擬PMO，并將其發(fā)展成信息工程公司的一個(gè)切實(shí)可行的、有價(jià)值的組成部分。
盡管是財(cái)務(wù)制約促成了虛擬PMO的產(chǎn)生，但是團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)所看到的虛擬PMO的效益卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止成本低廉。
“虛擬PMO致力于實(shí)現(xiàn)卓越的項(xiàng)目管理，而不是一般化的項(xiàng)目管理能力的提升，”康珀蒂女士說(shuō)，“這會(huì)極大地促進(jìn)公司的發(fā)展。”
事實(shí)上，該項(xiàng)目已引發(fā)一個(gè)更大的趨勢(shì)。
“在工程公司內(nèi)部，其他學(xué)科和管理領(lǐng)域的虛擬社區(qū)正在增加，”巴貝羅女士說(shuō)，“他們正在從我們的虛擬PMO中獲得靈感?！?/span>
作者：薩拉·菲斯特·吉爾(Sarah Fister Gale)
譯者：汪小金 PMP 云南大學(xué)教授，張嵐嵐云南大學(xué)研究生
譯自：PM Network，2010年11月