參與信息化選型和信息化建設(shè)的用戶并不都是信息化專家，項(xiàng)目中可能遇到的困難和阻力來自方方面面，項(xiàng)目隨時(shí)都存在失敗風(fēng)險(xiǎn)，決定IT信息化項(xiàng)目成功的三個(gè)主要因素是用戶的積極參與、表達(dá)明確的需求、管理層的大力支持。信息系統(tǒng)建設(shè)是信息系統(tǒng)供應(yīng)商和用戶共同面對(duì)的項(xiàng)目。只有雙方的積極參與才能促進(jìn)項(xiàng)目的成功，而只有進(jìn)行有效的項(xiàng)目溝通管理才能確保用戶的積極參與。
IT信息化項(xiàng)目的溝通管理是以：溝通是先導(dǎo)、計(jì)劃是基礎(chǔ)、通知是號(hào)角、檢查是保障為指導(dǎo)原則的，建立“溝通計(jì)劃編制、信息分發(fā)、績效報(bào)告和管理收尾”的溝通機(jī)制。首先，明確分析在信息化建設(shè)項(xiàng)目中用戶方有哪些人需要進(jìn)行溝通、具體溝通的內(nèi)容是什么、在什么時(shí)候進(jìn)行溝通和以什么方式進(jìn)行溝通，在此基礎(chǔ)上制定切實(shí)可行的項(xiàng)目溝通計(jì)劃;其次，以制定的溝通計(jì)劃為指導(dǎo)。在項(xiàng)目進(jìn)行的過程中及時(shí)有效地進(jìn)行項(xiàng)目的溝通，通過有效的溝通使用戶積極參與信息化的建設(shè)，共同協(xié)作完成項(xiàng)目。
有效的溝通可以確保項(xiàng)目的成功。要借助于對(duì)用戶方的項(xiàng)目干系人進(jìn)行分析，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可以將用戶的溝通對(duì)象劃分為三類：子公司主要負(fù)責(zé)人和集團(tuán)信息主管、此項(xiàng)目的具體負(fù)責(zé)人和信息部門人員、各連鎖分店和各部門負(fù)責(zé)人及具體實(shí)施人員。由于這三類用戶在項(xiàng)目中的影響和作用不同，因此項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)采用了不同的溝通原則與他們進(jìn)行溝通。
一、與子公司主要負(fù)責(zé)人和集團(tuán)信息主管的溝通
溝通原則：了解戰(zhàn)略意圖、解決出現(xiàn)的問題、匯報(bào)實(shí)際成績。
信息系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目常常被稱為是主要負(fù)責(zé)人工程，而此項(xiàng)目則可以稱為主要負(fù)責(zé)人CIO工程，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)以了解戰(zhàn)略意圖、解決出現(xiàn)的問題、匯報(bào)實(shí)際成績作為與子公司主要負(fù)責(zé)人和集團(tuán)信息主管進(jìn)行溝通的原則，建立好與他們的溝通，這樣既使子公司的信息系統(tǒng)建設(shè)始終在集團(tuán)的總體建設(shè)規(guī)劃之中，又使子公司的信息系統(tǒng)建設(shè)能夠?qū)嶋H地為自身的發(fā)展提供動(dòng)力，并且使子公司主要負(fù)責(zé)人和集團(tuán)信息主管在項(xiàng)目中切實(shí)參與，起到了直接領(lǐng)導(dǎo)、直接控制、直接協(xié)調(diào)的作用。
由于子公司主要負(fù)責(zé)人和集團(tuán)信息主管在項(xiàng)目中的影響和作用不同，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與他們溝通的內(nèi)容、時(shí)機(jī)和方式也就相應(yīng)有所不同，因此首先需要掌握好事前、事中和事后這三個(gè)與他們溝通的時(shí)機(jī)，其次需要掌握好與他們溝通的內(nèi)容。
事前，對(duì)于信息系統(tǒng)項(xiàng)目來說，系統(tǒng)的管理思想、管理體系的建設(shè)通常是自上而下的行為，而在這個(gè)項(xiàng)目中。由于子公司自身業(yè)務(wù)的發(fā)展是集團(tuán)總體發(fā)展戰(zhàn)略的組成部分，因此信息系統(tǒng)的建設(shè)不但是自集團(tuán)總體戰(zhàn)略而下，而且也是自子公司自身戰(zhàn)略而上，是集團(tuán)和下屬子公司的戰(zhàn)略組合。制定信息化戰(zhàn)略就成為了十分重要的一項(xiàng)任務(wù)，需要項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)從項(xiàng)目一開始就要同主要負(fù)責(zé)人和集團(tuán)信息化主管進(jìn)行充分的溝通。
另外，主要負(fù)責(zé)人最關(guān)心的是項(xiàng)目的投資回報(bào)、項(xiàng)目的進(jìn)度，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要讓他明確地了解信息系統(tǒng)建設(shè)的前景和建設(shè)過程、可能會(huì)遇到的困難和風(fēng)險(xiǎn)、雙方所需要付出的努力、選派一位合格的用戶方信息系統(tǒng)建設(shè)負(fù)責(zé)人的重要性等信息，特別是主要負(fù)責(zé)人在信息系統(tǒng)建設(shè)中的重要作用和所需要做的工作。通過溝通這些信息，使主要負(fù)責(zé)人在信息系統(tǒng)建設(shè)之初就親自確定好總體規(guī)劃、分步實(shí)施、效益驅(qū)動(dòng)的實(shí)施原則，制定或?qū)徍肆似髽I(yè)信息化建設(shè)的總體規(guī)劃，建立以自己親自掛帥、信息部門牽頭、各級(jí)部門參與的實(shí)施組織。設(shè)立各級(jí)責(zé)任制，保障各級(jí)部門和人員的積極參與。
事中，每當(dāng)項(xiàng)目的某個(gè)階段將要進(jìn)行時(shí)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)都要提前向主要負(fù)責(zé)人和集團(tuán)信息主管發(fā)出通知，明確告之該項(xiàng)目階段將要進(jìn)行的活動(dòng)內(nèi)容及其要達(dá)到的階段目標(biāo)和里程碑是什么、需要得到他們的支持