是什么;當(dāng)項目的某個階段正在進(jìn)行時，及時向他們通報項目遇到的困難和風(fēng)險有哪些、出現(xiàn)了哪些問題、需要他們付出哪些努力和做出哪些決策。使他們能夠真正直接領(lǐng)導(dǎo)、直接控制、直接協(xié)調(diào)，以保證項目推進(jìn)的順利進(jìn)行，及時向他們通報項目遇到的困難和風(fēng)險有哪些、出現(xiàn)了哪些問題、需要他們付出哪些努力和做出哪些決策，使他們能夠真正直接領(lǐng)導(dǎo)、直接控制、直接協(xié)調(diào)，以保證項目推進(jìn)的順利進(jìn)行。項目管理論壇
事后，當(dāng)項目的某個階段或項目結(jié)束后，項目團(tuán)隊和用戶共同檢查和記錄項目階段成果或最終成果，將項目的實(shí)際狀況及時通報給主要負(fù)責(zé)人和集團(tuán)信息主管。從而起到鼓舞雙方士氣和堅定信心的作用;同時，分析問題尋求改進(jìn)，消除可能存在的分歧和誤解，使子公司主要負(fù)責(zé)人和集團(tuán)信息主管按照各級責(zé)任制進(jìn)行績效考核。
二、與各部門負(fù)責(zé)人及具體實(shí)施人員的溝通
溝通原則：目標(biāo)為導(dǎo)向、需求為基礎(chǔ)、計劃為指南、指導(dǎo)為手段、檢查為保障
用戶的這類人員是信息系統(tǒng)建設(shè)最直接的受益人和資源的提供者，要在完成自身業(yè)務(wù)的同時，還要支持和參與信息系統(tǒng)的建設(shè)。項目團(tuán)隊與他們的溝通以目標(biāo)為導(dǎo)向、需求為基礎(chǔ)、計劃為指南、指導(dǎo)為手段、檢查為保障為溝通原則，滿腔熱情地向他們宣傳企業(yè)信息化建設(shè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，項目團(tuán)隊和用戶方項目負(fù)責(zé)人主動和各級部門溝通，深入基層了解真實(shí)有效的信息化需求，收集各級部門提出的建設(shè)性意見。
項目團(tuán)隊在經(jīng)過與用戶的充分溝通和協(xié)商的基礎(chǔ)上制定項目計劃，并以制定的項目計劃作為行動的指南，向用戶的相關(guān)人員傳遞項目行動信息。指導(dǎo)項目工作的進(jìn)行，檢查行動的結(jié)果。分析出現(xiàn)的問題，充分調(diào)動各級部門和人員參與信息化建設(shè)的積極性，形成各級部門和人員在信息化建設(shè)中多出成績的良好競爭與合作局面。
在IT信息化項目中。項目團(tuán)隊要將紛繁復(fù)雜的項目信息進(jìn)行結(jié)構(gòu)化的管理，規(guī)定項目團(tuán)隊中的每個人都是溝通的主體，都要嚴(yán)格按照溝通計劃進(jìn)行項目溝通;同時，要指派專人負(fù)責(zé)維護(hù)溝通計劃、收集產(chǎn)生的信息，在適當(dāng)?shù)臅r機(jī)發(fā)布和最終存儲信息，并針對溝通計劃的執(zhí)行情況進(jìn)行溝通方面的績效考核。
在IT信息化項目的溝通計劃中，建立一個《項目溝通通訊錄》，可以記載用戶主要項目干系人的姓名、職責(zé)、通訊方式、需要收集的信息和需要發(fā)布的信息、溝通的時機(jī)、誰負(fù)責(zé)與他溝通等資料，使各溝通責(zé)任人能夠清晰地了解他所負(fù)責(zé)的溝通任務(wù)，可以按規(guī)定的時機(jī)和內(nèi)容與他所負(fù)責(zé)的溝通對象進(jìn)行及時的溝通。
在IT信息化項目中，項目團(tuán)隊要采用統(tǒng)一的項目文檔管理方式，包括統(tǒng)一的文檔書寫格式、規(guī)定的文檔目錄、文檔保存的方式、信息讀寫的權(quán)限等，使文檔的書寫、保存和檢索非常清晰和方便，用戶和溝通責(zé)任人能夠快速地提取到所需要的信息。為保證溝通的真正實(shí)現(xiàn)，項目團(tuán)隊要建立溝通反饋機(jī)制：規(guī)定溝通必須保證信息被接收者接到并理解。
項目團(tuán)隊要通過各種例行的和隨機(jī)的會議和報告與用戶進(jìn)行溝通，將提交給用戶的報告分為定期報告、階段審查報告和緊急報告三類，規(guī)定具體的報告格式及提交時間。將溝通作為用戶參與的基礎(chǔ)、號角和保障。
在現(xiàn)今瞬息萬變的社會中，計劃總是沒有變化快是不爭的事實(shí)，沒有變化的計劃是沒有生命力的。在項目每個階段的工作開始前，項目團(tuán)隊都要了解當(dāng)初制定項目計劃時的假定和約束條件有沒有發(fā)生變化，了解項目計劃有沒有變更的需要;同時通過發(fā)送各種形式通知的方式，向用戶方的項目負(fù)責(zé)人、主要項目成員及其他相關(guān)人員發(fā)送項目將要進(jìn)行的活動信息。如同進(jìn)攻前發(fā)出的號角一樣，使參與項目的用戶相關(guān)