人員切實(shí)地做好各項(xiàng)組織、協(xié)調(diào)和準(zhǔn)備工作，配合項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)共同完成這個(gè)階段的工作。
當(dāng)項(xiàng)目的某個(gè)階段的工作完成后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和用戶共同檢查和記錄這個(gè)階段的可交付成果，將項(xiàng)目的實(shí)際狀況通報(bào)給項(xiàng)目各方，肯定工作成績(jī)。鼓舞項(xiàng)目各方的士氣，使得項(xiàng)目的各個(gè)參與方進(jìn)一步堅(jiān)定項(xiàng)目必勝的信心;同時(shí)，及時(shí)地分析問題以尋求改進(jìn)，消除存在的分歧和誤解。保障并進(jìn)一步提高用戶參與項(xiàng)目活動(dòng)的熱情。
當(dāng)前的時(shí)代是一個(gè)合作的時(shí)代，信息系統(tǒng)的建設(shè)也無法脫離這個(gè)主題，它需要信息系統(tǒng)供應(yīng)商、用戶以及項(xiàng)目的其他參與方(如硬件提供商)的共同協(xié)作。
所以，高效和健全的項(xiàng)目溝通管理是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)為提高用戶的積極參與所做出的不懈努力，有效的溝通可以使用戶及時(shí)了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況，保證項(xiàng)目符合用戶的要求，并按照既定的計(jì)劃向前推進(jìn)，使用戶認(rèn)同項(xiàng)目的進(jìn)度并建立預(yù)期，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決項(xiàng)目推進(jìn)過程中遇到的問題。
總的來說，信息系統(tǒng)的建設(shè)需要項(xiàng)目各方的充分溝通，只有在充分溝通基礎(chǔ)上進(jìn)行的項(xiàng)目，才能保證項(xiàng)目各方的思想統(tǒng)一、步調(diào)一致，項(xiàng)目才能最終邁向成功。
三、與信息系統(tǒng)供應(yīng)商和此項(xiàng)目的具體負(fù)責(zé)人和信息部門人員的溝通
溝通原則：充分溝通、換位思考、通力合作，責(zé)任共擔(dān)、成果共享
有了主要負(fù)責(zé)人和集團(tuán)信息主管的實(shí)際參與，還需要一位具有一定權(quán)力、懂管理并了解集團(tuán)信息化戰(zhàn)略和子公司業(yè)務(wù)情況的人員擔(dān)任該項(xiàng)目的用戶方負(fù)責(zé)人。此負(fù)責(zé)人最終由子公司的信息主管擔(dān)任，他是主要負(fù)責(zé)人推進(jìn)信息化建設(shè)的主要助手，負(fù)責(zé)將信息化發(fā)展戰(zhàn)略與信息化建設(shè)結(jié)合在一起，進(jìn)行企業(yè)信息化應(yīng)用的總體規(guī)劃和設(shè)計(jì)，他負(fù)責(zé)帶領(lǐng)子公司信息部門鼓動(dòng)和組織子公司各級(jí)部門和人員積極參與信息系統(tǒng)的建設(shè)，他是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與企業(yè)之間的橋梁。
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要以充分溝通、換位思考、通力合作，責(zé)任共擔(dān)、成果共享為溝通原則，充分搭建好此負(fù)責(zé)人這座溝通橋梁。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要從新技術(shù)發(fā)展角度出發(fā)，充分理解企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃，提出一些可行的企業(yè)信息化建設(shè)的發(fā)展模式。用戶方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及信息部門要以集團(tuán)信息化總體戰(zhàn)略為引領(lǐng)目標(biāo)，從子公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃角度來看待企業(yè)的信息化建設(shè)。雙方要建立經(jīng)常性舉行會(huì)議的制度，共同探討企業(yè)信息化建設(shè)的總體規(guī)劃和設(shè)計(jì)思路，通報(bào)項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r、分析出現(xiàn)的問題，組織經(jīng)驗(yàn)交流;同時(shí)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)努力促進(jìn)子公司信息部門主動(dòng)地與集團(tuán)和子公司各級(jí)部門溝通，將項(xiàng)目任務(wù)和信息傳遞給各級(jí)部門并收集各相關(guān)部門的反饋信息。