盡管軟件還有很多值得改進(jìn)的地方,但他們一旦認(rèn)可團(tuán)隊,反而會盡心盡力幫助推動項目的進(jìn)行。
目前一般要求每個項目經(jīng)理在項目進(jìn)行中都要填寫詳盡的項目月報,反映項目的進(jìn)度,與計劃的偏差,完成的項目內(nèi)容,投入人力,目前項目存在的問題,以及預(yù)計項目下月的進(jìn)度等等.將進(jìn)度月報交部門負(fù)責(zé)人、項目管理中心、總經(jīng)辦審閱。
類似地也要制定針對客戶的月報甚至是周報,將相關(guān)的信息反應(yīng)到客戶方的負(fù)責(zé)人,及相關(guān)高層.可以先發(fā)郵件,然后還要電話落實收到并口頭簡要匯報,特別是高管層,千萬不要以為發(fā)了就等于別人會去看,一定要口頭跟進(jìn)匯報一次,保證客戶各方面負(fù)責(zé)人對項目進(jìn)展做到心中有數(shù)。
在項目的過程中,也需要注意平時做人的積累,比如要做到講誠信,講原則.主要是三條:1)做不到的事情千萬別隨意承諾;2)承諾的事情一定要努力做到;3)每次做到的事情都進(jìn)步一點(diǎn)點(diǎn).按這三條做事,即使在系統(tǒng)的使用過程中總會有這樣或那樣的一些不方便,用戶也會慢慢接受稍微長一點(diǎn)的響應(yīng)周期,也會用更多積極性眼光看現(xiàn)在的問題,也相信問題一定有人響應(yīng),也一定可以得到解決.進(jìn)而使賣方和客戶之間形成一種較為和諧的關(guān)系。
3、寫好備忘錄和問題跟蹤記錄
在一個漫長項目周期中,很多工作做了也就做了,認(rèn)可了也就認(rèn)可了,時間一長也就忘記了很多承諾和約定,到了驗收的時候就可能重新翻出來,這種事情很多人可能都經(jīng)歷過,明明說可以先不做的內(nèi)容最終驗收的時候又成了必要條件。
每次備忘錄要口頭交流認(rèn)可后才打印簽字確定階段性工作成果.下次工作則根據(jù)前次備忘錄的雙方約定繼續(xù)進(jìn)行,保障項目在每次工作基礎(chǔ)上不斷前進(jìn),并用備忘錄約束雙方的行為。同時建議在收集項目出現(xiàn)的各種問題時,采用問題跟蹤記錄表的形式,這樣可以一目了然地顯示出曾經(jīng)收集到的各種問題,目前的解決情況,以及還有什么問題沒有解決,準(zhǔn)備什么時候解決.這樣客戶和賣方都會對目前的情況非常了解,通過不斷地解決出現(xiàn)的問題,來收斂可能出現(xiàn)的問題,當(dāng)存在的問題越來越少時,也就表示系統(tǒng)已經(jīng)在接近驗收的標(biāo)準(zhǔn)了。
4、驗收階段的準(zhǔn)備工作及注意事項
當(dāng)系統(tǒng)經(jīng)過一段試運(yùn)行,具備驗收的各項條件之后,就需要著手驗收階段的準(zhǔn)備工作了.首先需要把到目前為止完成的工作進(jìn)行一個總結(jié),列出已經(jīng)完成的各項目工作成果、各類文檔,對合同以及各類約定的技術(shù)文檔中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行自查,要徹底了解系統(tǒng)目前完成的情況如何,是否已經(jīng)完成了與客戶方達(dá)成的各項書面約定以及口頭約定,沒有完成的,如果是書面約定,準(zhǔn)備采取什么策略去進(jìn)一步完成。
做一個詳細(xì)的驗收計劃是非常必要的,可以用來作為驗收階段的工作指導(dǎo).這就需要與客戶進(jìn)行詳細(xì)的溝通,再次明確驗收前需要完成的工作,盡量避免客戶方在此階段提出過多的更改需求,這是極為重要的.驗收計劃中不光要有需要繼續(xù)完成的工作,還需要有一個相對固定的工期,使雙方都繼續(xù)朝著這個方向去努力,防止無限制的拖延。
本文中提出的這些建議,是希望能夠起到拋磚引玉的效果,項目驗收對任何一個項目管理者都是一個極大的挑戰(zhàn),即使已經(jīng)采取本文提到的幾種手段,也不能保證項目能夠順利驗收, 需要根據(jù)項目的實際情況，采取有效的針對性措施，在實踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗，可以完善項目驗收工作。