在ERP實(shí)施中，項(xiàng)目收尾往往不被大家所重視，有時(shí)是因?yàn)轫?xiàng)目任務(wù)繁重，項(xiàng)目組為了按時(shí)完成任務(wù)正忙于埋頭趕工;有時(shí)是項(xiàng)目經(jīng)理干脆就把該項(xiàng)工作給忽略了。ERP項(xiàng)目收尾工作和流程重組、需求調(diào)研一樣重要，一不小心就有可能前功盡棄、滿盤皆輸。項(xiàng)目收尾是項(xiàng)目勝負(fù)關(guān)鍵的時(shí)刻，這項(xiàng)工作不但直接關(guān)系到ERP系統(tǒng)日后的維護(hù)，更重要的是關(guān)系到項(xiàng)目能否順利驗(yàn)收和收到項(xiàng)目結(jié)算款。這里與大家分享我在本次項(xiàng)目中輕視項(xiàng)目收尾，ERP驗(yàn)收功虧一簣的慘痛經(jīng)歷。
一、什么是ERP項(xiàng)目收尾?
根據(jù)美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)(PMI)的概念，項(xiàng)目收尾包括合同收尾和管理收尾兩部分。合同收尾就是根據(jù)合同一項(xiàng)一項(xiàng)的核對(duì)，是否完成了合同所有的要求，是否可以把項(xiàng)目結(jié)束掉，也就是我們通常所講的項(xiàng)目驗(yàn)收。具體來(lái)說(shuō)，ERP合同收尾是指了結(jié)ERP合同并結(jié)清帳目，包括解決所有尚未了結(jié)的事項(xiàng)。合同收尾需要對(duì)整個(gè)ERP項(xiàng)目過(guò)程進(jìn)行系統(tǒng)地審查，找出合同上簽訂的事項(xiàng)是否已經(jīng)完成任務(wù)。
但實(shí)際上，象眾多的項(xiàng)目收尾一樣，ERP合同收尾是最容易產(chǎn)生問(wèn)題的時(shí)候，而且往往是最讓人頭痛的事情。比如說(shuō)，ERP銷售人員在并不清楚項(xiàng)目的具體細(xì)節(jié)和難度的時(shí)候所許諾的事情根本就是一個(gè)泥潭，還有由于用戶需求不明確造成的不斷變更需求，從而使到實(shí)際情況與合同不相符等。
管理收尾是指涉及對(duì)ERP項(xiàng)目驗(yàn)收正式化而進(jìn)行的項(xiàng)目資料的移交和歸檔。具體包括ERP實(shí)施期間的所有項(xiàng)目文檔整理和歸檔，同時(shí)還要求所有的項(xiàng)目成員一起來(lái)把經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、實(shí)施心得寫(xiě)成總結(jié)，方便日后運(yùn)維工作。因?yàn)槭瘴驳淖饔貌粌H是對(duì)客戶方有一個(gè)正式的交代，還有一個(gè)重要職能是對(duì)項(xiàng)目整個(gè)過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)予以提煉，形成企業(yè)的知識(shí)財(cái)富。在ERP實(shí)施過(guò)程中，知識(shí)往往是隱含、散落在各個(gè)群體之中，因此將員工的隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為公司的顯性知識(shí)就非常重要。同時(shí)，管理收尾也是收集、整理、保存項(xiàng)目記錄最好的時(shí)機(jī)?？傊芾硎瘴沧龅檬欠窈脤?duì)日后ERP系統(tǒng)運(yùn)維有重大意義。管理收尾文檔資料越豐富，就越能形成適合企業(yè)自身的成熟的管理模式。
二、ERP項(xiàng)目收尾的三大失誤
(1)最大失誤：沒(méi)有明確項(xiàng)目收尾負(fù)責(zé)人
在向客戶方領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)驗(yàn)收被拒絕后，我特意向公司資深實(shí)施經(jīng)理請(qǐng)教應(yīng)要如何善后。這位前輩告訴我，在他曾經(jīng)參與的幾個(gè)項(xiàng)目中，在收尾的時(shí)候都設(shè)置了資深收尾主管來(lái)專門負(fù)責(zé)項(xiàng)目收尾，但還是經(jīng)常出現(xiàn)項(xiàng)目驗(yàn)收拖延。收尾之難，可見(jiàn)一斑。收尾工作本來(lái)就是復(fù)雜和千頭萬(wàn)緒的，加上臨近項(xiàng)目結(jié)束人心浮動(dòng), 同時(shí)還牽涉到項(xiàng)目結(jié)算款，扯皮事兒特多，雙方矛盾日漸突出，遠(yuǎn)沒(méi)有實(shí)施過(guò)程中的那種協(xié)同配合的熱絡(luò)勁兒?？偠灾?，如果對(duì)項(xiàng)目收尾工作不重視，就會(huì)因?yàn)楹贤徊钌僭S事情沒(méi)有做好而不能驗(yàn)收通過(guò)，使到結(jié)算款收不到，這對(duì)ERP實(shí)施來(lái)說(shuō)是一件大事情。
(2)失誤二：沒(méi)有制定規(guī)范的收尾工作制度
項(xiàng)目收尾是一個(gè)瑣碎、重復(fù)的工作，必須要制定規(guī)范的收尾制度來(lái)保駕護(hù)航。項(xiàng)目收尾制度必須是嚴(yán)密無(wú)情的，這樣才能確保該收上來(lái)的信息、數(shù)據(jù)、文檔等能及時(shí)的收上來(lái)。制定規(guī)范的管理收尾制度是項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常忽略的過(guò)程，許多人認(rèn)為開(kāi)會(huì)時(shí)要求大家提交和整理好資料就行了。事實(shí)上，項(xiàng)目收尾規(guī)范化制度是很關(guān)鍵的，因?yàn)椴荒芸偸且揽宽?xiàng)目組成員的自覺(jué)性來(lái)保證各項(xiàng)需提交的資料不拖延到項(xiàng)目完成后才著手整理，同時(shí)還要保證重要的資料不丟失。所以，制定規(guī)范化的制度來(lái)保證項(xiàng)目收尾文檔的順利提交，對(duì)于項(xiàng)目的延續(xù)性是有很重要的意義。因?yàn)橐院笕绻也坏较嚓P(guān)文檔，還不是一樣要找項(xiàng)目經(jīng)理的茬。我在本