項目組合管理是指在可利用的資源和企業(yè)戰(zhàn)略計劃的指導下，進行多個項目或項目群投資的選擇和支持。項目組合管理是通過項目評價選擇、多項目組合優(yōu)化，確保項目符合企業(yè)的戰(zhàn)略目標，從而實現企業(yè)收益最大化。
加利福尼亞州Roseville市的首席信息官湯姆?弗里曼，通過一個項目組合管理( PPM ) 的運用，使他的部門完成市議會的戰(zhàn)略目標時，比預算的1,000萬元減少了6.8%。“Roseville市是一個擁有自己的業(yè)務――如電力部門、預算部門、警察局、消防隊、運輸系統(tǒng)等的城市，”弗里曼說，“我們有16個不同的業(yè)務。這就像在運作16個不同的行業(yè)一樣，比較困難。我們目前的麻煩又點像筒倉效應(silo effect，即不同的業(yè)務或部門之間存在交互成本)。我們的目標就是要打破那些筒倉，并設法把技術項目與市議會的目標聯系起來。但要做到這一點, 每個人都觀測到大局如何?！?/span>
“我們的項目負擔過于沉重, "弗里曼說，“如果我們還有另一項重要的項目，那么在內部運用項目組合管理( PPM )這一工具將有更充分的資源，而且我們也可通過軟件許可證和附加設備適當減輕負擔。"
對使用向Innotas專門定做的項目組合管理(PPM)的弗里曼來說，關鍵問題是關于180個項目的具體情況。他的由40人組成的信息技術部門正在負責具有110,000人口的城市。這包括新項目和正在進行維護的項目。他從這些項目的電子數據表中提取信息，并根據市議會的目標應用項目組合管理來進行規(guī)劃。
“我們要考察每個項目，并把它們建立了項目組合理，”弗里曼說，“在這個過程中，我們的組合也要與市議會的目標一致。我們對這些項目區(qū)分優(yōu)先次序，找到哪些項目是不重要的，哪些應優(yōu)先考慮?！?/span>
例如，弗里曼的組織把公眾安全的項目作為優(yōu)先考慮的項目，如移動數據加強警察巡邏車和犯罪分析應用，這使警察部門能更好地了解犯罪形式和在不同的地區(qū)的其他事件。
任何項目都不會被取消，弗里曼說。但那些已對市議會的目標影響較小的項目可以推后。加強現有的核心系統(tǒng)的項目，例如公園和娛樂場所，將被刪減。當項目組合管理顯示一些關鍵領域制度的加強，特別是在怎樣提供信息給城市給居民以緩解升級壓力時，更換城市的財政管理系統(tǒng)的項目也將延后。
商業(yè)廣角鏡
波士頓的AMR 研究公司的研究部主任伊恩?芬利(Ian Finley)說，項目組合管理使一個組織能將新的項目和維護工作更好的結合起來。
“它讓你基于優(yōu)先程度、風險和機遇來考慮每個項目，并將他們分類，”芬利說，“它是少有的幾個工具之一，能推進在信息技術領域內進行的項目，并從商業(yè)的角度為問題――‘這個項目或某一固定項目是否比其他的更重要?’，尋找答案?！?/span>
弗里曼說通過運用項目組合管理節(jié)約的預算，直接來源于他所獲得的新項目的可見度?？梢姸仁顾軈^(qū)分項目的優(yōu)先順序?！八芮宄姆直婺男╉椖克麘摬⑶铱梢酝瓿?，而不是要一下完成所有的項目。這也正是組合管理的效果所在?！?/span>
芬利說，許多公司只使用項目管理應用不是項目組合管理。這將使他們忽略了弗里曼所認為的大局觀念。
“他們所使用的項目管理工具可能可以讓他們考察個別項目,但不可能讓他們從系統(tǒng)的角度考察所有的項目，”芬利說，“ 他們通過使用Excel來獲得全局的看法。他們把所有的項目都放在一個大的電子表格進行比較,看看有哪些項目是棘手的，哪些項目是運作得不錯的。在業(yè)務方面,他們可能通過一個幫組平臺軟件來管理維護項目，這使他們能看到的所有事件和原定的工作計劃，但他