如果用兩個(gè)字概括當(dāng)前社會的特點(diǎn)，那就是“變化”，而這種變化在信息產(chǎn)業(yè)中體現(xiàn)得尤為突出，技術(shù)創(chuàng)新速度越來越快，用戶需求與市場不斷變化，人員流動(dòng)也大大加快。在這種環(huán)境下，企業(yè)需要應(yīng)對的變化以及由此帶來的挑戰(zhàn)大大增加，也給管理帶來了很多問題和挑戰(zhàn)。軟件行業(yè)是一個(gè)極具挑戰(zhàn)性和創(chuàng)造性的新行業(yè)，管理上沒有成熟的經(jīng)驗(yàn)可供借鑒。而項(xiàng)目管理應(yīng)該說對于軟件企業(yè)，尤其是那些以應(yīng)用開發(fā)與系統(tǒng)集成為主的軟件企業(yè)，是行之有效的管理方法。
問題多多
項(xiàng)目管理雖然沒有非常高深的理論，但要真正實(shí)施起來，也絕非易事。一個(gè)典型的項(xiàng)目基本可以劃分為啟動(dòng)、計(jì)劃、控制、執(zhí)行、收尾五個(gè)過程。而軟件企業(yè)實(shí)施項(xiàng)目管理的挑戰(zhàn)，可以說是貫穿于項(xiàng)目的整個(gè)生命周期。
啟動(dòng)過程面臨的第一個(gè)挑戰(zhàn)是“項(xiàng)目目標(biāo)含糊，充滿沖突”。項(xiàng)目的利益相關(guān)者，如項(xiàng)目發(fā)起人、成果使用者、負(fù)責(zé)單位等之間對需求理解不一致，對項(xiàng)目的目標(biāo)設(shè)定不一致。啟動(dòng)過程面臨的第二個(gè)挑戰(zhàn)是“交流語言不規(guī)范，缺乏溝通技巧和工具”。以上兩方面的挑戰(zhàn)導(dǎo)致了在項(xiàng)目啟動(dòng)過程中，很難使項(xiàng)目目標(biāo)被清晰定義及一致理解。管理學(xué)上經(jīng)常提到的“信息漏斗”，就是指這樣一個(gè)非常重要的問題。除此之外，對項(xiàng)目目標(biāo)一致性重視程度不夠，也是項(xiàng)目啟動(dòng)過程中普遍存在的一個(gè)問題。很多項(xiàng)目管理者低估了達(dá)成項(xiàng)目目標(biāo)一致性的難度，在這方面投入的精力不夠，往往簡單地認(rèn)為已經(jīng)達(dá)到一致。因此，很多項(xiàng)目其實(shí)是在目標(biāo)沒有定義清楚的情況下匆忙啟動(dòng)的。
項(xiàng)目計(jì)劃過程面臨的最大挑戰(zhàn)就是計(jì)劃的準(zhǔn)確性差。產(chǎn)生這個(gè)問題的原因是多方面的。首先，是信息不充分。很多項(xiàng)目經(jīng)理在制定計(jì)劃，尤其是制定一個(gè)新的項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)沒有認(rèn)真地去挖掘項(xiàng)目信息，沒有花足夠的精力去與客戶進(jìn)行深入交流。由于沒有真正使項(xiàng)目目標(biāo)達(dá)到一致，因此項(xiàng)目人員獲取的信息往往是互相沖突的，是“垃圾信息”，對制定計(jì)劃沒有有效的幫助。第二，缺乏科學(xué)的估算方法。第三，對計(jì)劃工具的抵制。第四，缺乏對數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)積累。這也是一個(gè)非常具有挑戰(zhàn)性的方面，也是我們在企業(yè)發(fā)展中應(yīng)注重加強(qiáng)的方面。
項(xiàng)目實(shí)施過程面臨的挑戰(zhàn)是由于計(jì)劃不準(zhǔn)確、關(guān)鍵路徑不能鎖定，從而導(dǎo)致里程碑目標(biāo)不能保證項(xiàng)目目標(biāo)，項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)間壓力增大；導(dǎo)致資源調(diào)動(dòng)配置不合理，成本上升。在時(shí)間和成本的雙重壓力下，公司的質(zhì)量管理很容易流于形式。
而在項(xiàng)目控制過程中，由于受項(xiàng)目時(shí)間和資源的限制，項(xiàng)目管理者必須能夠準(zhǔn)確及時(shí)地了解各方面的變化，以及由此帶來的連鎖反應(yīng)，并做出相應(yīng)的系統(tǒng)調(diào)整。然而，在沒有有效數(shù)據(jù)積累和信息不充分的情況下，這方面的難度很大。
由于從項(xiàng)目啟動(dòng)，到項(xiàng)目控制都存在著很大的挑戰(zhàn)，因此在項(xiàng)目收尾過程中關(guān)于時(shí)間、質(zhì)量、成本和項(xiàng)目范圍的沖突在這個(gè)過程中集中爆發(fā)出來。這些沖突主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是客戶與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)之間，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可能認(rèn)為已經(jīng)完成了預(yù)定任務(wù)，達(dá)到了客戶需求，而客戶并不這樣認(rèn)為；二是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與公司之間，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可能認(rèn)為自己已經(jīng)付出了艱苦的努力，已經(jīng)盡到了責(zé)任，然而公司卻因?yàn)轫?xiàng)目成本上升和客戶滿意度不高并沒有獲得利潤；三是項(xiàng)目成員之間，由于缺乏科學(xué)合理的評價(jià)體系，項(xiàng)目完成后的成績屬于誰、責(zé)任屬于誰的問題往往造成團(tuán)隊(duì)成員之間的互相不理解。
更重要的是軟件企業(yè)中往往沒有把項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)轉(zhuǎn)化為知識的意識與機(jī)制。在一個(gè)項(xiàng)目中出現(xiàn)的問題，經(jīng)常會在以后的項(xiàng)目中重復(fù)出現(xiàn)。這也是為什么很多軟件企業(yè)在發(fā)展到一定階段，停滯不前“陷入泥潭”的重要原因之一。
應(yīng)對有規(guī)
根據(jù)近年來中創(chuàng)在項(xiàng)目管理方面的實(shí)踐，我們提出了“加強(qiáng)策劃、加強(qiáng)計(jì)劃，變化管理、知識管理”四句話，這些是針對項(xiàng)目管理不同階段提出的需要特別強(qiáng)調(diào)的問題，希望通過強(qiáng)調(diào)這些問題來規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，管理變化。
加強(qiáng)策劃的目的包括：明晰項(xiàng)目的價(jià)值、定義項(xiàng)目目標(biāo)、使項(xiàng)目目標(biāo)被一致理解。其中，最重要的一條就是項(xiàng)目目標(biāo)被一致理解。加強(qiáng)策劃的方法，第一條就是“發(fā)現(xiàn)真正的客戶”；第二，要分清客戶需求與項(xiàng)目成果特性之間的關(guān)系。第三，要充分發(fā)揮行業(yè)專家的作用。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，要調(diào)動(dòng)的往往不僅是公司內(nèi)部的資源；第四，要深入溝通；最后，項(xiàng)目策劃過程中要強(qiáng)調(diào)的是“公司知識的注入”，就是要把公司過去的項(xiàng)目成果、知識等充分應(yīng)用，不要什么東西都從頭重來。
為了加強(qiáng)計(jì)劃的有效性，我們在公司內(nèi)部十分強(qiáng)調(diào)科學(xué)方法與工具的使用，并專門開發(fā)了數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)。“數(shù)字神經(jīng)”這個(gè)名字是從微軟借用來的。最初聽到這個(gè)詞時(shí)，還以為只是一種理念的炒作，但深入思考之后才發(fā)現(xiàn)“神經(jīng)”這個(gè)詞用得的確非常好，好在它表示出來兩方面的含義：一是數(shù)字只有聯(lián)結(jié)起來才有用，孤立的數(shù)字是沒有太多價(jià)值的；二是表示出了“快速反應(yīng)”的意思，在當(dāng)今這個(gè)高速變化的社會，能否快速應(yīng)變是至關(guān)重要的。這個(gè)系統(tǒng)的完成對于公司很多決策和資源的再調(diào)度、再分配起到了很大的幫助。在計(jì)劃制定過程中，要強(qiáng)調(diào)使用模版、計(jì)劃流程，通過嚴(yán)格的計(jì)劃程序和評審簽字流程，來提高計(jì)劃的嚴(yán)謹(jǐn)性。為了提高計(jì)劃能力，要注重研究和培訓(xùn)。
變化管理首先要嚴(yán)格變化控制流程，首先要確認(rèn)基線的變化，這個(gè)基線的變化在公司內(nèi)部是受到嚴(yán)格控制的。在很多情況下，項(xiàng)目組喜歡說“客戶需求已經(jīng)變化了；而這時(shí)客戶可能會說“沒有變化”。如果沒有嚴(yán)格記錄變化控制流程，就很容易產(chǎn)生分歧，發(fā)生混亂。我們特別強(qiáng)調(diào)，項(xiàng)目中的變化一定要獲取客戶及公司內(nèi)部的簽字認(rèn)可。同時(shí)，通過數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)對變化進(jìn)行跟蹤。另外，變化管理的第二個(gè)方面是資源的動(dòng)態(tài)調(diào)配與重新組合。變化管理的第三條我們強(qiáng)調(diào)配置管理。變化管理的第四方面就是采用先進(jìn)的質(zhì)量保障體系。
知識管理是變化管理的基本條件，沒有足夠的知識，你就不知道該如何面對項(xiàng)目中的變化。知識管理的措施主要分三個(gè)方面。首先，是知識的挖掘。其次，通過CMM中的過程財(cái)富，對公司項(xiàng)目過程中統(tǒng)計(jì)分析，形成公司知識。第三方面，要注重知識的共享。
對于軟件企業(yè)而言，這不是一個(gè)小的改變，而是一種變革，企業(yè)需要為此付出艱苦的努力，宣傳并樹立公司范圍內(nèi)的項(xiàng)目管理文化十分重要。
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