工作任務(wù)的完結(jié)作為一項(xiàng)技能常常被低估甚至忽視。但是，一直以來(lái)，對(duì)工作任務(wù)完結(jié)的重視總是能夠提高整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率，改善整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)表現(xiàn)，帶動(dòng)整個(gè)企業(yè)生產(chǎn)力的提高。
如果你能夠幫助自己手下的員工在工作中應(yīng)用時(shí)間管理流程，那么你就能夠幫助他們提高生產(chǎn)力和工作效率。如果你手頭有失敗的項(xiàng)目，有需要重新完成的工作，或是你發(fā)現(xiàn)自己手下的員工在過去幾周的時(shí)間里為了完成一些重要的工作任務(wù)而變的近乎瘋狂，那么時(shí)間管理流程的應(yīng)用就顯得更為重要了。
記錄詳細(xì)的活動(dòng)日志
要想使工作任務(wù)的完結(jié)得到改善，一個(gè)有效的起始步驟就是讓自己手下的員工記錄詳細(xì)的每日活動(dòng)日志。我比較喜歡這樣一種日志格式：在日志的左手欄里以半個(gè)小時(shí)或是十五分鐘為間隔列出每天的工作時(shí)間，在日志的上方列出活動(dòng)的負(fù)責(zé)人、活動(dòng)種類（每天的工作任務(wù)、每周的工作任務(wù)等）、活動(dòng)的起/止時(shí)間、活動(dòng)的預(yù)計(jì)持續(xù)時(shí)間、實(shí)際持續(xù)時(shí)間以及備注。
要指導(dǎo)自己手下的IT員工應(yīng)用日志來(lái)記錄他們每天進(jìn)行的各項(xiàng)工作。要向他們解釋清楚，記錄日志的目的并不是出于微觀管理的需要，而是為了幫助員工中的管理人員來(lái)提高自己所領(lǐng)導(dǎo)的員工的生產(chǎn)力和工作效率，同時(shí)也改善自己的工作表現(xiàn)。
IT管理人員要列出所有的活動(dòng)：休息時(shí)間、公司其他部門的朋友路過時(shí)交談所花費(fèi)的時(shí)間、完成項(xiàng)目/操作/小組任務(wù)所花費(fèi)的時(shí)間、與朋友或是愛人通電話所花費(fèi)的時(shí)間或是處理個(gè)人事務(wù)所花費(fèi)的時(shí)間。為了確保應(yīng)用時(shí)間管理流程的成功，任何一項(xiàng)活動(dòng)都不能被漏掉。
評(píng)定日志
當(dāng)你手頭有了一周或是兩周的日志時(shí)，讓手下的員工將所記錄的時(shí)間填寫到活動(dòng)欄的每一個(gè)種類當(dāng)中。然后讓他們把每周的總時(shí)間累加起來(lái)。這樣他們就會(huì)開始意識(shí)到優(yōu)化時(shí)間應(yīng)用的現(xiàn)實(shí)途徑，并因此而改進(jìn)完結(jié)工作任務(wù)的水平。
這是建立一種能夠加強(qiáng)企業(yè)范圍內(nèi)的時(shí)間管理的企業(yè)文化的開始。接下來(lái)的一步就是開始對(duì)工作中的時(shí)間花費(fèi)情況進(jìn)行評(píng)定和分析，對(duì)于下面幾個(gè)方面要特別引起注意。
浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)
讓你手下的員工看看時(shí)間看上去都浪費(fèi)在了哪些活動(dòng)上，比如說(shuō)打私人電話、喝咖啡休息、同路過的公司里的朋友談?wù)撆c工作無(wú)關(guān)的事情或是上網(wǎng)進(jìn)行一些個(gè)人瀏覽。這并不是說(shuō)這些方面的活動(dòng)必須避免——任何人都需要休息，都需要處理一些合理的個(gè)人事務(wù)。
之所以要這樣做僅僅是出于分析的目的，要看看時(shí)間浪費(fèi)在了哪里，讓大家對(duì)此有清醒的認(rèn)識(shí)。員工們經(jīng)常會(huì)為在瑣事上花費(fèi)了大量的時(shí)間而感到驚訝不已。隨著對(duì)時(shí)間花費(fèi)情況真實(shí)了解的不斷深入，員工們很容易找到更為明智的利用時(shí)間的方法。這才是工作任務(wù)完結(jié)或企業(yè)時(shí)間管理的真正開始。
項(xiàng)目持續(xù)實(shí)際時(shí)間與預(yù)計(jì)時(shí)間對(duì)比
了解項(xiàng)目持續(xù)的實(shí)際時(shí)間與預(yù)計(jì)時(shí)間的對(duì)比能夠給我們帶來(lái)很多的意外和收益。通過對(duì)自己的工作活動(dòng)的追蹤，管理人員們能夠?qū)λ麄冋J(rèn)為一個(gè)項(xiàng)目要持續(xù)的時(shí)間同實(shí)際持續(xù)的時(shí)間的對(duì)比有一個(gè)清楚的認(rèn)識(shí)。這種認(rèn)識(shí)能夠使他們對(duì)完成工作任務(wù)所需要的時(shí)間的預(yù)計(jì)得到改進(jìn)。項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間的預(yù)計(jì)將變得更加實(shí)際，從時(shí)間、成本及范圍等多個(gè)方面來(lái)看，公司的項(xiàng)目計(jì)劃也將因此而得到極大的改善。
同樣，隨著這一過程的不斷改進(jìn)，操作任務(wù)、小組任務(wù)以及其他各項(xiàng)任務(wù)的時(shí)間預(yù)計(jì)也將更為準(zhǔn)確。由于對(duì)無(wú)法如期完成工作任務(wù)的原因有了更為清楚的了解，員工們也能夠找到更好的如期完成任務(wù)的途徑。對(duì)項(xiàng)目持續(xù)的實(shí)際時(shí)間與預(yù)計(jì)時(shí)間的對(duì)比的了解不僅能夠使對(duì)項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間的預(yù)計(jì)變的更為準(zhǔn)確，而且能夠使員工的時(shí)間利用情況得到改進(jìn)。
通過對(duì)項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間預(yù)計(jì)的更為清楚的認(rèn)識(shí)，管理人員在為每項(xiàng)新的工作任務(wù)預(yù)計(jì)工期時(shí)將更為準(zhǔn)確，在現(xiàn)有工作任務(wù)的工期需要重新計(jì)劃或是調(diào)整時(shí)也能夠有所意識(shí)，并且不會(huì)由于不合理的時(shí)間預(yù)期而引起時(shí)間管理上的問題。
工作任務(wù)延期
時(shí)間日志評(píng)定/分析過程中另外一個(gè)頗具價(jià)值的要素就是了解重要的工作任務(wù)為什么會(huì)延期。項(xiàng)目延期可能是出自多方面的原因——員工可能覺得工作太難或是太枯燥、他們可能害怕失敗、或是缺少工作的動(dòng)力。在日志的幫助下，管理人員可以了解到造成工作任務(wù)延期的原因，并且在此基礎(chǔ)之上找到防止這種情況出現(xiàn)的辦法。
會(huì)議
如果員工們能夠?qū)ψ约旱墓ぷ鲿r(shí)間安排有更好的了解，能夠?qū)⒏鞣N會(huì)議同自己的工作更好的協(xié)調(diào)，那么才能使他們避免在會(huì)議上浪費(fèi)不必要的時(shí)間。他們能夠判斷出哪些會(huì)議是有意義的，哪些會(huì)議是沒有意義的。沒有必要的會(huì)議很容易就能判斷出來(lái)。
要通過各種方式來(lái)提高可行性會(huì)議的時(shí)間利用率。通過對(duì)會(huì)議目標(biāo)、日程和預(yù)期的交流可以使所有的與會(huì)者對(duì)會(huì)議內(nèi)容有更好的了解，更好的進(jìn)行準(zhǔn)備，這樣有利于節(jié)省會(huì)議時(shí)間。
安排新的工作任務(wù)
時(shí)間評(píng)定過程能夠讓管理人員了解空閑時(shí)間在哪里。新的工作任務(wù)不管是來(lái)自哪里——來(lái)自項(xiàng)目需求也好、來(lái)自操作需求也好、來(lái)自小組需求也好，哪怕它就是一個(gè)特殊的項(xiàng)目也好——都能夠得到很好的安排。時(shí)間評(píng)定過程的不斷反復(fù)能夠讓員工更好的預(yù)計(jì)工作時(shí)間，真正能夠按照工期完成任務(wù)。在需要的情況下，某些任務(wù)的工期可以重新規(guī)劃。
項(xiàng)目任務(wù)、操作任務(wù)和小組任務(wù)的時(shí)間預(yù)計(jì)將變的更為實(shí)際。企業(yè)的項(xiàng)目計(jì)劃也將得到改進(jìn)。在此基礎(chǔ)之上，很多時(shí)間管理問題都能夠被避免。
分配工作任務(wù)
時(shí)間管理流程的另外一個(gè)好處就是能夠使IT管理人員的工作分配得到改進(jìn)。這有助于他們幫助員工更好的完成工作任務(wù)。
還有一個(gè)好處就是管理人員能夠很清楚的找到適合每項(xiàng)工作任務(wù)的最佳人選。
從員工會(huì)議上獲取更大的價(jià)值
員工會(huì)議應(yīng)該定期舉行，但是這些會(huì)議對(duì)時(shí)間的浪費(fèi)有時(shí)會(huì)令人覺得難以置信。時(shí)間評(píng)定通常能夠使這種狀況得到改善。
對(duì)所有的小組任務(wù)、分配情況、起/止時(shí)間、預(yù)計(jì)工期、實(shí)際工期以及備注的隨時(shí)記錄可以為員工會(huì)議的準(zhǔn)備和管理提供一個(gè)非常有效的工具。
通常，要指定專人對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行記錄，適當(dāng)更新小組工作計(jì)劃，并且在下一次會(huì)議召開之前將所有的有關(guān)材料發(fā)送到所有的與會(huì)者手中。這能夠使員工們及時(shí)糾正問題，及時(shí)對(duì)工作計(jì)劃進(jìn)行更新，并且為接下來(lái)的會(huì)議做好準(zhǔn)備。
已經(jīng)完成的工作任務(wù)可以從主要計(jì)劃當(dāng)中轉(zhuǎn)移出來(lái)，轉(zhuǎn)移到一個(gè)獨(dú)立的區(qū)域當(dāng)中。計(jì)劃主要是列出現(xiàn)在正在進(jìn)行的工作任務(wù)，作為小組時(shí)間管理的工具。同時(shí)，計(jì)劃還能夠提供那些極為有益的已經(jīng)完成的項(xiàng)目的詳細(xì)資料。
我曾經(jīng)遇到過無(wú)數(shù)次這樣的情況——上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要求了解同小組工作成就有關(guān)的信息，或是我自己需要了解一些細(xì)節(jié)問題。出于多種多樣的原因，你需要對(duì)小組的工作成就有所記錄，如果沒有這種記錄的話，想要收集你需要的信息將會(huì)是一項(xiàng)要花費(fèi)大量的時(shí)間的任務(wù)。
最后，這樣處理員工會(huì)議能夠使時(shí)間的利用和知識(shí)的傳遞更為有效，從而使小組工作任務(wù)的完結(jié)得到極大的改善。
交流與完結(jié)
在每天的工作當(dāng)中，管理人員都要面對(duì)大量的評(píng)議或要求，這些評(píng)議或要求可以是來(lái)自公司的經(jīng)理主管人員、高級(jí)管理層、中級(jí)管理層、直接領(lǐng)導(dǎo)，也可以是來(lái)自分析家和生產(chǎn)線上的工人。為了確保重要的交流能夠轉(zhuǎn)化成目標(biāo)乃至最終的工作成就，某種形式的記錄工具同完結(jié)工作任務(wù)的能力的結(jié)合是最為有效的。
日歷、PDA、筆記本電腦或是臺(tái)式機(jī)、甚至是簡(jiǎn)單的記事本都可以用做記錄的工具?？梢越ㄗh你手下的員工應(yīng)用一種很好的辦法，那就是要立即闡明要求和意見，避免日后在交流上出現(xiàn)誤會(huì)。
最后的思考
應(yīng)用了這些技巧之后，你將會(huì)發(fā)現(xiàn)管理人員和員工在時(shí)間管理方面有了明顯的改進(jìn)。員工的工作效率、工作表現(xiàn)和生產(chǎn)力都得到了顯著的提高。
結(jié)果有時(shí)會(huì)令人感到吃驚。
管理人員將會(huì)發(fā)現(xiàn)有更多的項(xiàng)目如期完成。
返工的情況有所減少，因?yàn)閱T工把注意力放到了防止浪費(fèi)發(fā)生上。
重要工作任務(wù)能夠順利的如期完成，不會(huì)出現(xiàn)在最后時(shí)刻突擊的情況。
員工們將會(huì)對(duì)自己能夠完成哪些工作任務(wù)、哪些工作任務(wù)需要重新安排有給為清楚的認(rèn)識(shí)。
意外情況將會(huì)減少，因?yàn)闀r(shí)間的利用和工作任務(wù)的延期都得到了更好的管理。
使自己具備完結(jié)工作任務(wù)的技能并不是什么困難的事情。應(yīng)用上面所提到的各種技巧，創(chuàng)建一種對(duì)應(yīng)用這些技巧的益處有清楚認(rèn)識(shí)的企業(yè)文化，你將開始看到收益。如果這些技巧能夠在互動(dòng)的基礎(chǔ)之上得到進(jìn)一步的應(yīng)用，那么等待著你的將會(huì)是更大的驚喜。
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