曾經(jīng)多次完成過太空探險(xiǎn)的美國(guó)航天飛機(jī)“哥比亞號(hào)”，在今年2月的一次太空探險(xiǎn)任務(wù)中返回地面時(shí)突然解體，機(jī)組人員全部遇難。查明的原因表明：是一塊耐熱材料受到了外部物體的撞擊脫落，造成航天飛機(jī)在返回地面時(shí)耐不住與大氣層的摩擦所產(chǎn)生的高熱，從而造成空中解體。這件事又一次證明系統(tǒng)理論的一個(gè)結(jié)論：隨著人造系統(tǒng)的規(guī)模越來越大，要保證系統(tǒng)的質(zhì)量就越來越困難。
在航天飛機(jī)中有260萬個(gè)零件，每一個(gè)零件的瑕疵都可能造成致命的后果。信息系統(tǒng)與航天飛機(jī)有類似之處：它也是一個(gè)復(fù)雜系統(tǒng)。一個(gè)信息系統(tǒng)中包括了計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)等多種成分，它的數(shù)據(jù)處理和業(yè)務(wù)邏輯涉及到企業(yè)中上上下下、方方面面的各個(gè)層次、部門、人員和活動(dòng)。因此，在信息系統(tǒng)實(shí)施中對(duì)各種有關(guān)因素進(jìn)行有效的管理，并不是一件容易的事情。根據(jù)我們的觀察，不少企業(yè)就是因?yàn)椴欢萌绾螌?duì)信息化工程進(jìn)行有效的管理和控制，結(jié)果在信息化的過程中被動(dòng)地應(yīng)付各種事件，造成工程拖期、資金超過預(yù)算等問題頻頻發(fā)生。這就告訴我們：項(xiàng)目管理知識(shí)對(duì)于企業(yè)信息化是十分重要的。
信息化項(xiàng)目管理為何更難項(xiàng)目管理的知識(shí)源于第二次世界大戰(zhàn)中的研究，冷戰(zhàn)時(shí)期又在美國(guó)阿波羅登月計(jì)劃中發(fā)揮了巨大的作用，從而成為管理學(xué)界廣泛關(guān)注的理論。一般的工程項(xiàng)目常具有這樣幾個(gè)特點(diǎn)：第一必須在一定的時(shí)間范圍內(nèi)完成；第二受到人力、財(cái)力和物力等資源的限制；第三，它需要施工隊(duì)伍的人員按照一定的計(jì)劃進(jìn)行有效的合作。信息化建設(shè)同樣具有這幾個(gè)特點(diǎn)。但是應(yīng)當(dāng)看到，信息化項(xiàng)目的目標(biāo)更難以清晰定義，項(xiàng)目所應(yīng)達(dá)到的質(zhì)量要求在項(xiàng)目開始時(shí)往往不明確，客戶的要求也可能會(huì)變化。因此，信息化項(xiàng)目管理比起一般的工程項(xiàng)目管理來更為困難。
因?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施是企業(yè)信息化的關(guān)鍵，項(xiàng)目主管肩負(fù)著企業(yè)信息化成敗的重任。因此，必須給項(xiàng)目主管以相應(yīng)的權(quán)力和管理的職權(quán)范圍。通常，信息化項(xiàng)目主管應(yīng)當(dāng)由企業(yè)的CIO、或者由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子中的一位副總經(jīng)理來?yè)?dān)任。
隨著軟件技術(shù)的進(jìn)步，現(xiàn)在，項(xiàng)目管理小組可以用現(xiàn)成的項(xiàng)目管理軟件包，來幫助我們很好地控制信息化工程中的各種相關(guān)活動(dòng)。用PERT圖、Gantt圖等手段，可以將相關(guān)的活動(dòng)首尾之間的銜接關(guān)系以及哪些活動(dòng)是“關(guān)鍵活動(dòng)”等清晰地表示在屏幕上。這樣，可以幫助項(xiàng)目控制者找到工程中的瓶頸，確定各個(gè)活動(dòng)對(duì)項(xiàng)目最終完成的影響。這類圖形化的項(xiàng)目管理軟件通常還具有以下一些功能：
◎可選定某些里程碑標(biāo)志，從而將開發(fā)工程劃分為不同階段； ◎可以進(jìn)行可行性分析，從而更好地完成項(xiàng)目的規(guī)格說明書； ◎可設(shè)立項(xiàng)目的詳細(xì)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)； ◎可設(shè)立項(xiàng)目批準(zhǔn)的流程。
理清項(xiàng)目管理要素盡管項(xiàng)目管理軟件包可以幫助我們提高項(xiàng)目管理的效率，但實(shí)際上信息化項(xiàng)目還牽涉到許多復(fù)雜的因素。對(duì)于項(xiàng)目主管來說，保證在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)完成項(xiàng)目是一個(gè)基本的目標(biāo)。但同時(shí)還必須考慮到信息化項(xiàng)目中的其他目標(biāo)，而且這些目標(biāo)往往是相互制約的。為了保證工程按期完成，將一些表面上不重要的工作省略，就可能使得最終開發(fā)出來的系統(tǒng)質(zhì)量降低。因?yàn)殚_發(fā)工程超過了計(jì)劃時(shí)間，動(dòng)用更多的程序員來加速開發(fā)，卻可能使得開發(fā)費(fèi)用超過預(yù)算。因此，項(xiàng)目主管通常應(yīng)考慮影響項(xiàng)目進(jìn)展的多種因素。
項(xiàng)目管理的基本內(nèi)容人力資源管理 信息化項(xiàng)目是知識(shí)密集型的項(xiàng)目，與項(xiàng)目組人力資源關(guān)系密切，項(xiàng)目組成員的構(gòu)成、責(zé)任心、能力和穩(wěn)定性對(duì)信息化項(xiàng)目的質(zhì)量以及是否成功有決定性的影響。項(xiàng)目主管應(yīng)有效地使用人力資源，明確主要開發(fā)人員的職責(zé)和任務(wù)，提前做好有關(guān)人員力量的搭配，盡量使各個(gè)工程階段中人員的變動(dòng)不要太大。
成本管理 首先，對(duì)項(xiàng)目按系統(tǒng)、子系統(tǒng)以及生命周期分解，分別估算出各個(gè)子系統(tǒng)在各個(gè)階段的成本，然后再把這些成本匯總，估算出整個(gè)項(xiàng)目的成本。在實(shí)施過程中，對(duì)實(shí)際的費(fèi)用進(jìn)行控制，使項(xiàng)目成本不至于超出預(yù)算。
質(zhì)量管理 信息化項(xiàng)目的質(zhì)量管理不僅僅是項(xiàng)目完成后的檢查，而應(yīng)包括在信息系統(tǒng)實(shí)施過程中的全面質(zhì)量控制，保證在整個(gè)開發(fā)過程中各個(gè)階段性工作成果質(zhì)量。項(xiàng)目小組應(yīng)組織有關(guān)的管理者和員工對(duì)階段性工作成果進(jìn)行審查和測(cè)試，這又稱為里程碑式審查。通過保證各階段性成果的質(zhì)量，最終保證整體系統(tǒng)的質(zhì)量。
知識(shí)資產(chǎn)管理 在信息化項(xiàng)目實(shí)施過程中，不可避免地要將許多工作成果制成文檔或電子化文檔。為了獲得高質(zhì)量的文檔，需要將此工作制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。另外，這些工作成果中牽涉到企業(yè)的知識(shí)資產(chǎn)和業(yè)務(wù)信息。必須設(shè)置專人保管，并建立借閱制度，防范這些工作成果和業(yè)務(wù)信息流出企業(yè)。
風(fēng)險(xiǎn)管理 信息化項(xiàng)目涉及到組織變革的風(fēng)險(xiǎn)，經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，心理風(fēng)險(xiǎn)等。在項(xiàng)目推進(jìn)過程中應(yīng)提前對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)有所認(rèn)識(shí)，一旦有關(guān)問題發(fā)生時(shí)，可從容冷靜地處理解決。
溝通和范圍管理 信息化項(xiàng)目經(jīng)常涉及到與多個(gè)公司的合作，例如，將部分工程委托給其他公司實(shí)施。在合作過程中，一定要將各自的工作范圍和責(zé)任范圍書面化，并不斷進(jìn)行信息交換和階段性成果的確認(rèn)。進(jìn)度管理 在實(shí)際的信息化項(xiàng)目推進(jìn)中往往有各種各樣的變動(dòng)，完全按照計(jì)劃日程推進(jìn)工程是不現(xiàn)實(shí)的。當(dāng)項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃需要調(diào)整時(shí)，調(diào)整的重點(diǎn)應(yīng)放在對(duì)近期內(nèi)即將發(fā)生的活動(dòng)加強(qiáng)控制；或者對(duì)工期估計(jì)最長(zhǎng)或預(yù)算估計(jì)最大的活動(dòng)進(jìn)行調(diào)整。
最后，我們必須指出：在信息化項(xiàng)目管理中應(yīng)當(dāng)以人為本，而不能用想象的計(jì)劃來硬套實(shí)際。信息化中的項(xiàng)目管理并不是僵硬的照計(jì)劃行事，而是一場(chǎng)有計(jì)劃的變革過程。（作者：北京大學(xué) 光華管理學(xué)院 李東教授）
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