提高運(yùn)營(yíng)效率是在市場(chǎng)不景氣的情況下保持企業(yè)健康發(fā)展的途徑之一。正是由于了解到了這一點(diǎn)，Digitas的副總裁兼IT部門主管Erik Dubovik才決定通過(guò)服務(wù)過(guò)程優(yōu)化(SPO)項(xiàng)目的實(shí)施來(lái)提高公司咨詢?nèi)藛T的工作效率。盡管Digitas的咨詢顧問(wèn)們現(xiàn)有的工作效率已經(jīng)很高了，公司領(lǐng)導(dǎo)們?nèi)匀幌嘈胚€有進(jìn)一步提高的余地。

他們是正確的。SPO/專業(yè)服務(wù)自動(dòng)化(PSA)軟件的應(yīng)用能夠在第一年內(nèi)就為公司帶來(lái)800%的投資回報(bào)--這僅僅是建立在市場(chǎng)營(yíng)銷和技術(shù)咨詢?nèi)藛T工作效率的提高上。

在第一年投資二十五萬(wàn)美元的基礎(chǔ)上，Dubovik同OpenAir公司簽定了其OpenAir軟件的永久許可銷售協(xié)議。Dubovik預(yù)計(jì)，在該軟件的應(yīng)用下，公司咨詢顧問(wèn)的工作效率每提高一個(gè)百分點(diǎn)，公司在項(xiàng)目實(shí)施第一年所獲得的利潤(rùn)就能夠增加兩百萬(wàn)美元。

投資回報(bào)驅(qū)動(dòng)器
IT調(diào)查公司Gartner Inc的軟件行業(yè)分析家Hams El-Gabri說(shuō)，各家公司在安裝了SPO/PSA軟件之后，員工工作效率的提高將為公司帶來(lái)最大的投資回報(bào)。此外，客戶和員工滿意度的提高也可以作為衡量投資回報(bào)的標(biāo)準(zhǔn)--它們的改進(jìn)和提高將對(duì)企業(yè)的收益產(chǎn)生積極的沖擊和影響。

SPO/PSA軟件的應(yīng)用能夠通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)貨審查過(guò)程來(lái)盡快滿足客戶的需求，使公司會(huì)計(jì)部門對(duì)咨詢顧問(wèn)的工作效率等事項(xiàng)的核實(shí)和驗(yàn)證變的簡(jiǎn)單。如果SPO/PSA軟件中的資源管理部分包含了公司員工的技能數(shù)據(jù)，公司就更有可能把合適的工作交給合適的咨詢顧問(wèn)去完成--這樣，員工和客戶的滿意度就可以同時(shí)得到提高。

自制工具的嘗試
Digitas公司對(duì)OpenAir軟件的應(yīng)用是從2002年1月開(kāi)始的，在此之前，該公司嘗試應(yīng)用了自制的資源管理工具--這是各家公司在開(kāi)始業(yè)務(wù)擴(kuò)張時(shí)的典型做法。但是，這些系統(tǒng)的支持要耗費(fèi)大量的人力資源，這一點(diǎn)Digitas公司非常清楚。隨著公司業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)大，公司自制的工具已經(jīng)無(wú)法滿足公司業(yè)務(wù)的運(yùn)營(yíng)要求，無(wú)法對(duì)資源需求進(jìn)行預(yù)測(cè)。

例如，在Digitas公司內(nèi)部，紐約的辦公部門通過(guò)Microsoft Access數(shù)據(jù)庫(kù)軟件來(lái)進(jìn)行資源管理，芝加哥的辦公部門通過(guò)書面表格和Excel電子表格完成資源管理工作，而公司在波士頓的總部使用的卻是Oracle終端網(wǎng)絡(luò)工具。這些系統(tǒng)的使用能夠幫助Digitas公司匯總前一周的資源使用報(bào)告，但卻無(wú)法對(duì)公司人力資源的使用做出精確的預(yù)測(cè)，因?yàn)檫@些系統(tǒng)不能即時(shí)報(bào)告信息。

員工使用上的選擇也是公司面臨的一大挑戰(zhàn)。在應(yīng)用OpenAir軟件之前，公司的人事經(jīng)理要把員工的技能數(shù)據(jù)記錄在自己的頭腦中或是員工的個(gè)人記錄上?？窟@種辦法來(lái)掌握和應(yīng)用大約八百名咨詢顧問(wèn)的技能數(shù)據(jù)既浪費(fèi)時(shí)間又不切實(shí)際。但如果做不到這一點(diǎn)又會(huì)造成人力資源的浪費(fèi)。對(duì)此，Dubovik給我們舉了一個(gè)例子，他說(shuō)，公司三個(gè)辦事處之一的人事經(jīng)理有可能會(huì)在無(wú)意之中雇傭一名員工來(lái)負(fù)責(zé)一個(gè)為期六個(gè)月的項(xiàng)目，而其實(shí)在公司的另外一個(gè)辦事處，有一個(gè)合適的人選卻沒(méi)有派上用場(chǎng)。

為何選擇OpenAir
為了應(yīng)對(duì)這些挑戰(zhàn)，Digitas公司決定應(yīng)用外部銷售商提供的軟件，為此，公司在大范圍的銷售商當(dāng)中開(kāi)始了尋找。由于公司已經(jīng)使用了Lawson的ERP軟件，因此Lawson的專業(yè)服務(wù)系統(tǒng)軟件也在考慮當(dāng)中。其他列入考慮范圍的還有Portera和QuickArrow。


在決定選用哪種產(chǎn)品的時(shí)候，價(jià)格是一個(gè)主要考慮因素。Dubovik說(shuō)，Lawson的產(chǎn)品價(jià)格顯然要比其他產(chǎn)品高出很多，而很多功能是Digitas所用不上的。

Dubovik說(shuō)："在第一年里，我們連50%的安裝都無(wú)法完成，但是我們卻需要支付100%的費(fèi)用。"而OpenAir軟件的零售價(jià)格僅為75美元，并且還可以享受折扣。應(yīng)用OpenAir軟件最吸引人的一點(diǎn)在于，公司只需要支付已經(jīng)開(kāi)始使用的部分的費(fèi)用，這正合Dubovik的心意。

友好的用戶界面是OpenAir軟件的又一優(yōu)勢(shì)。Dubovik說(shuō)："OpenAir軟件的管理菜單使該軟件可以適合不同用戶的不同需求。"

執(zhí)行速度和零IT維修需求也同樣增加了OpenAir軟件的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。由于該系統(tǒng)以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)并且是OpenAir中央服務(wù)器的一種，因此只有一種代碼。按照OpenAir發(fā)言人的話來(lái)說(shuō)，OpenAir代碼每月一次的更新完成之后，用戶都能夠在下一次登陸時(shí)得到最新的版本。

Due Diligence
由于很多敏感的公司數(shù)據(jù)要存在OpenAir服務(wù)器當(dāng)中，在對(duì)OpenAir產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估時(shí)，對(duì)產(chǎn)品的穩(wěn)定性和IT安全性能的考慮就浮出了水面。

El-Gabri說(shuō)，"網(wǎng)絡(luò)公司的規(guī)模經(jīng)常是越來(lái)越小，它們經(jīng)常會(huì)被吞并、收購(gòu)、兼并或是倒閉。CIO們必須要對(duì)此有所適應(yīng)。"

為了證明OpenAir公司的生存和發(fā)展能力，Digitas公司派出了CFO、管理員和法律部門去調(diào)查OpenAir公司財(cái)政狀況的穩(wěn)定性。

Digitas的安全小組也對(duì)OpenAir公司的技術(shù)小組進(jìn)行了嚴(yán)格的檢驗(yàn)和評(píng)估，證明了OpenAir產(chǎn)品的安全可靠性。這些調(diào)查和評(píng)估活動(dòng)都為項(xiàng)目的成功提供了有力的保障。

綜合與培訓(xùn)
項(xiàng)目的執(zhí)行開(kāi)始于軟件的資源管理部分及其同Digitas公司的 Enterprise Resource Planning (Lawson) 系統(tǒng)和 Enterprise Reporting (Business Objects)系統(tǒng)的綜合。

該項(xiàng)目如期于去年三月完成，Digitas公司可以在整個(gè)公司的范圍之內(nèi)衡量客戶效益和員工使用情況了--解決了過(guò)去存在的信息不暢的問(wèn)題。五月，公司將員工技能數(shù)據(jù)輸入到了資源管理部分之中，提高了員工工作項(xiàng)目分派的效率。

按照公司的話來(lái)說(shuō)，綜合過(guò)程的順利進(jìn)行同多方面的原因是分不開(kāi)的。首先，公司對(duì)商業(yè)客戶的需求進(jìn)行了全面徹底的分析。其次，公司從安全部門任命了內(nèi)部工作小組，還任命了程序設(shè)計(jì)人員以及一名系統(tǒng)分析家/項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)協(xié)助OpenAir咨詢小組的工作。這些小組創(chuàng)建了即時(shí)數(shù)據(jù)演示環(huán)境，并對(duì)員工使用系統(tǒng)的情況進(jìn)行了研究，為更好的改進(jìn)界面以適應(yīng)商業(yè)需求提供了很大的幫助。

波士頓開(kāi)發(fā)小組的努力以及標(biāo)準(zhǔn)化的通信和面對(duì)面的會(huì)議也確保了綜合過(guò)程的順利進(jìn)行。

為了就OpenAir系統(tǒng)的使用對(duì)用戶進(jìn)行培訓(xùn)，Digitas公司既采用了正式的方法也采用了非正式的方法。最初，來(lái)自公司人事部門的五十名員工，包括三家辦事機(jī)構(gòu)的人事經(jīng)理在內(nèi)，在公司位于波士頓的培訓(xùn)中心接受了一天半的培訓(xùn)，了解OpenAir資源管理部分的使用方法。后來(lái)，五十名高級(jí)經(jīng)理通過(guò)電子郵件得到了ID和使用說(shuō)明，了解了該到那里去尋找自己需要的數(shù)據(jù)。到目前為止，由于OpenAir軟件的友好用戶界面設(shè)計(jì)，培訓(xùn)工作的進(jìn)展十分迅速。

由于Digitas公司打算在下一步應(yīng)用OpenAir軟件的收入預(yù)測(cè)部分，項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程還將繼續(xù)--這是公司提高運(yùn)營(yíng)效率的又一機(jī)遇。

作者： techrepublic.com

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