課程將從6個(gè)部分進(jìn)行討論。
結(jié)合IT項(xiàng)目的基本特點(diǎn)，談?wù)勴?xiàng)目管理的重要意義（Why）。
成功的項(xiàng)目在實(shí)施過程中要重點(diǎn)控制哪些要素（What）；
如何從目標(biāo)、過程和人員三個(gè)層面對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理（Where）；
通過剖析一個(gè)典型系統(tǒng)集成項(xiàng)目的生命周期，說(shuō)明應(yīng)該在什么時(shí)候?qū)?xiàng)目進(jìn)行什么樣的控制（When）；
項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)，包括項(xiàng)目中的角色和職責(zé)、項(xiàng)目的組織方式、項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)等內(nèi)容（Who）；
從一個(gè)項(xiàng)目的立項(xiàng)到結(jié)束的全過程中對(duì)各種管理要素進(jìn)行控制的具體過程，包括計(jì)劃和預(yù)算、變更和風(fēng)險(xiǎn)控制、TQC（進(jìn)度、質(zhì)量、成本）控制等內(nèi)容，并會(huì)介紹一些實(shí)用的方法和工具（How）。這是本文的重點(diǎn)內(nèi)容。
IT項(xiàng)目特點(diǎn)及其指導(dǎo)意義
什么是項(xiàng)目？對(duì)項(xiàng)目比較具體一些的解釋是“用有限的資源、有限的時(shí)間為特定客戶完成特定目標(biāo)的階段性工作”。這里的資源指完成項(xiàng)目所需要的人、財(cái)、物；時(shí)間指項(xiàng)目有明確的開始和結(jié)束時(shí)間；客戶指提供資金、確定需求并擁有項(xiàng)目成果的組織或個(gè)人；目標(biāo)則是滿足要求的產(chǎn)品和服務(wù)，并且有時(shí)它們是不可見的。
一般IT服務(wù)廠商所說(shuō)的項(xiàng)目是指承接的外部客戶的項(xiàng)目，例如系統(tǒng)集成廠商為客戶定制解決方案，負(fù)責(zé)硬件安裝、應(yīng)用開發(fā)、維護(hù)服務(wù)等。但目前越來(lái)越多的企業(yè)將內(nèi)部的組織調(diào)整、流程變革也作為項(xiàng)目的來(lái)運(yùn)作，不過這類項(xiàng)目不在我們的討論范疇之內(nèi)。
與公司的運(yùn)作（Operation ）的不同，項(xiàng)目具有非常明顯的特點(diǎn)：獨(dú)特性、階段性和不確定性。下面分別討論一下這些特點(diǎn)含義和對(duì)實(shí)際工作的指導(dǎo)意義。
獨(dú)特性
“沒有完全一樣的項(xiàng)目”。項(xiàng)目的獨(dú)特性在IT服務(wù)領(lǐng)域表現(xiàn)得非常突出，廠商不僅向客戶提供產(chǎn)品，更重要是根據(jù)其要求提供不同的解決方案。即使有現(xiàn)成的解決方案，也需要根據(jù)客戶的特殊要求進(jìn)行一定的客戶化工作，因此可以說(shuō)每個(gè)項(xiàng)目都有區(qū)別。項(xiàng)目的這種獨(dú)特性對(duì)實(shí)際管理項(xiàng)目有非常重要的指導(dǎo)意義：
簽定明確的合同 “沒有完全一樣的項(xiàng)目”，所以預(yù)期的“產(chǎn)品或服務(wù)”在項(xiàng)目完成之前是不可見的，這與普通的商品買賣非常不同。為了解決這個(gè)問題，必須在項(xiàng)目開始前通過合同（或等同文件）明確地描述或定義最終的產(chǎn)品是什么。如果剛開始要提供什么沒能定義清楚，或未達(dá)成一致，則最終交付產(chǎn)品或服務(wù)時(shí)將很容易發(fā)生糾紛，造成不必要的商務(wù)和名譽(yù)損失。因此某種程度上說(shuō)，在簽合同時(shí)已經(jīng)決定了項(xiàng)目成敗。
控制項(xiàng)目的變更 因?yàn)轫?xiàng)目的產(chǎn)品或服務(wù)事先不可見，在項(xiàng)目前期只能粗略進(jìn)行項(xiàng)目定義，隨著項(xiàng)目的進(jìn)行才能逐漸完善和精確，這也稱為項(xiàng)目的漸進(jìn)性。在這個(gè)逐漸明晰的過程中一定會(huì)進(jìn)行很多修改，產(chǎn)生很多變更。因此，在項(xiàng)目執(zhí)行過程中要注意對(duì)變更的控制，特別是要確保在細(xì)化過程中盡量不要改變工作范圍，否則項(xiàng)目可能改來(lái)改去，永遠(yuǎn)做不完！
階段性
項(xiàng)目的階段性決定了項(xiàng)目的歷時(shí)有限，具有明確的起點(diǎn)或終點(diǎn)，當(dāng)實(shí)現(xiàn)了目標(biāo)或被迫終止時(shí)項(xiàng)目即結(jié)束。有的項(xiàng)目時(shí)間甚至是決定性因素，例如解決“千年蟲”的項(xiàng)目。項(xiàng)目的階段性對(duì)實(shí)際的指導(dǎo)意義是：
強(qiáng)調(diào)時(shí)間觀念 在開始一個(gè)項(xiàng)目前，就必須明白項(xiàng)目的時(shí)間約束；具體到每個(gè)人、執(zhí)行項(xiàng)目中的每一個(gè)任務(wù)都必須明確時(shí)間要求?？赡茼?xiàng)目中最常聽到的一句話是“要什么時(shí)候完成？”
團(tuán)隊(duì)建設(shè)意義重大 項(xiàng)目階段性使得項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)都是臨時(shí)的組織，一般在項(xiàng)目開始時(shí)組成跨專業(yè)項(xiàng)目小組，結(jié)束后小組即解散，在項(xiàng)目執(zhí)行的過程中成員還可能會(huì)發(fā)生變化。因此如何將成員快速組成一個(gè)有效的團(tuán)隊(duì)對(duì)項(xiàng)目的成敗意義重大，特別使一些項(xiàng)目周期較短項(xiàng)目，如果團(tuán)隊(duì)成員短期內(nèi)不能融洽合作，甚至內(nèi)部分裂，則可能直接造成項(xiàng)目的失敗?？梢院敛豢鋸埖卣f(shuō)：優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)效益顯著，而團(tuán)隊(duì)分裂是項(xiàng)目巨大的風(fēng)險(xiǎn)。
不確定性
是指項(xiàng)目不可能完全在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)、按規(guī)定的預(yù)算由規(guī)定的人員完成。這是因?yàn)椋?xiàng)目計(jì)劃和預(yù)算本質(zhì)上是基于對(duì)未來(lái)的 “估計(jì)”和“假設(shè)”進(jìn)行的預(yù)測(cè)，在執(zhí)行過程中與實(shí)際情況難免有差異；另外，在執(zhí)行過程中還會(huì)遇到各種始料未及的“風(fēng)險(xiǎn)”和“意外”，使得項(xiàng)目不能按計(jì)劃運(yùn)行。因此，在項(xiàng)目管理中還要注意：
制定切實(shí)的計(jì)劃 在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，制定計(jì)劃有兩種傾向，一種是不計(jì)劃，一些項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為反正“計(jì)劃跟不上變化，索性不要計(jì)劃”。另一種傾向則是過度計(jì)劃，必須將項(xiàng)目中非常微小的事情都考慮清楚才動(dòng)手，但如此“詳細(xì)的計(jì)劃”其實(shí)是在試圖精確地預(yù)測(cè)未來(lái)，也是不切實(shí)際的，在執(zhí)行中會(huì)發(fā)現(xiàn)難以與實(shí)際一致，而不得不頻繁地進(jìn)行調(diào)整。這兩種傾向都導(dǎo)致了制定的計(jì)劃不切實(shí)。
具體問題具體分析 盡管有項(xiàng)目計(jì)劃，執(zhí)行過程中仍會(huì)碰到各種各樣意想不到的問題，且往往沒有現(xiàn)成的處理方法，這就要求項(xiàng)目經(jīng)理必須掌握必要的工具方法，抓住整體過程和控制要素，在一些基本原則的指導(dǎo)下對(duì)問題進(jìn)行具體分析，根據(jù)實(shí)際情況靈活應(yīng)對(duì)。因此，項(xiàng)目管理不應(yīng)照搬照套固定流程或模式。
綜上所述，項(xiàng)目就是要完成的一些 “時(shí)間有限”、又“沒有經(jīng)驗(yàn)”“沒有把握”的事。項(xiàng)目管理沒有公式化的操作流程，其重點(diǎn)是共性的管理框架和一般原則，以及一些具體的方法和工具。
作者： Sm@rtPartner
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