專欄作家Tom Mochal每個星期都從成員那里收到很多電子郵件，詢問有關(guān)項目管理的問題。他在這篇Q&A的文章中分享了他關(guān)于很多項目管理問題的心得。
問題
我最近開始作為一個項目經(jīng)理為一個公司工作。現(xiàn)在我正在管理我的第一個項目，我意識到該公司沒有一個好的項目管理的基礎(chǔ)。我來自的那個公司有公共的流程，模板，并對于項目管理有一些一致的期望。而在我的新公司里，這都要項目經(jīng)理自己決定。有些使用了正規(guī)的流程，但是很多是不恰當?shù)?。我的理解是該組織在項目管理上名聲很差。
如果能夠，我很想改變這一切。你怎么能夠讓高層管理人員相信項目管理的價值呢？
答案
對于這個問題沒有統(tǒng)一的答案。按照我的想法，一套通用項目管理流程能夠為一個公司提供價值是不容置疑的。我不只是針對你所說的上百萬美圓的項目采用的項目管理。即使你的組織采用的是“輕量級”的方法，讓每個人都能夠在相似的項目里采用這套“輕量級”通用流程也是有價值的。
就如同前面提到的，你的問題是你如何才能夠讓你的管理層明白項目管理的價值。因為每個公司都有獨一無二的企業(yè)文化并面臨著獨特的問題，所以這個問題的答案對于每個公司都不相同。每個公司的起點都不同，而試圖去解決的問題也是不一樣的。
你的公司感到任何痛苦了嗎？
如果你的組織內(nèi)的項目現(xiàn)在進展得很順利，你就應(yīng)該把你的論據(jù)圍繞在項目管理如何能夠給項目周期，費用和總體質(zhì)量帶來的改進上。但是如果你能夠把你的論據(jù)放在目前公司面臨的問題上，事情就會更容易一些。在這樣的情況下，你的高級管理人員更容易接受改變，因為他們能夠更容易地看到這樣做的價值。你在你的電子郵件中提到你的組織在項目管理方面名聲不佳。這當然是一個問題，而且因為這個問題，你的高級管理人員將更容易接受一個標準項目管理解決方案。
進入項目管理
我認為大部分的組織都和你們的組織很相似--他們在項目管理方面名聲欠佳。這樣的組織的特點包括：
項目經(jīng)常不能夠如期完成，經(jīng)常會出現(xiàn)超出預(yù)算或不能夠達到預(yù)期目標的情況。
項目經(jīng)理使用不恰當?shù)臉藴柿鞒袒蚣夹g(shù)。
只是被動地進行項目管理，看不到它能夠提供的價值。
沒有在工作計劃中安排主動管理項目需要的時間，并認為這些時間“無所謂”。
雖然沒有計劃和項目管理，仍然能夠“成功地”完成項目，但是壓力非常大，而且在項目生命周期內(nèi)，加班加點地工作是家常便飯。
好的項目管理原則是解決這些問題的方法。當然，有了好的項目管理技巧并不意味著你就不會遇到問題了；它既不意味著就沒有了風(fēng)險，也不意味著就沒有意外；好的項目管理的價值在于你有了標準流程來處理任何可能發(fā)生的情況。
項目管理的費用
項目管理也需要費用。這種費用既是企業(yè)級的，也是項目級的。企業(yè)級的費用，比如建立一個項目管理辦公室，是長期的。而項目級的費用相對來說是短期的，它包括了和學(xué)習(xí)新的項目管理技術(shù)和模板相關(guān)的一次性費用。
最后，如果項目管理的結(jié)果是項目完成得更慢，費用增加，而質(zhì)量下降，那使用它就沒有意義了。但是，事實往往是相反的：采用恰當?shù)捻椖抗芾砑夹g(shù)和流程將大大提高你在預(yù)算內(nèi)、規(guī)定時間內(nèi)，更優(yōu)質(zhì)地完成項目的可能性。
當我說到項目管理流程應(yīng)該具備可升級性的時候，費用和收益也是應(yīng)該考慮的因素。當你的項目經(jīng)費只有$10,000的時候，你不會想采用為一個1千萬美圓的項目建立項目管理流程。要確保你的通用流程對于任何規(guī)模的項目來說，都能夠提供比它們的費用高的價值。
高級價值主張
說明項目管理的價值非常困難，因為這個概念的范圍很廣。想要說明這個問題，你需要了解不同類型的項目管理，并說明每個部分的價值。項目管理流程和技術(shù)被用來協(xié)調(diào)資源以達到預(yù)定的目標。關(guān)于項目管理的投入的陳述類似于此：執(zhí)行一套通用的項目管理流程需要人力和資源。但是項目管理的價值對于該組織來說要比投入大得多：
由于預(yù)先的估計，計劃和項目定義，就能夠更好地設(shè)定預(yù)期目標。
通過重復(fù)使用通用流程和模板能夠更快地完成項目。
采用了主動的項目管理流程將減少項目中遇到的問題。
通過更有效的項目溝通，更好地進行企業(yè)決策。
一次就能夠生產(chǎn)出高質(zhì)量的產(chǎn)品，提高了用戶滿意率，降低了返工率。
我不能給你具體的理由，讓你的高級管理人員明白項目管理的價值。對于一個公司適用的理由對于另一個公司可能完全用不上。但是，無論你現(xiàn)在的環(huán)境如何，上述的基本價值點可能對每個公司都適用。在未來的一個專欄中，我將詳細解說這些價值點，對照這些價值點，你可以知道哪個價值點對于你的環(huán)境最有意義。
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