定義并計(jì)劃一個(gè)項(xiàng)目只是成功管理一個(gè)項(xiàng)目的第一步。在你做完工作計(jì)劃之后，你就要按照這個(gè)計(jì)劃工作。你必須保證你同意完成的工作要在規(guī)定的時(shí)間和預(yù)算項(xiàng)目范圍內(nèi)完成。計(jì)劃工作的一部分是針對(duì)一種不可避免的事實(shí)：一旦項(xiàng)目開(kāi)始進(jìn)行了，客戶就會(huì)不停地要求你完成超出原來(lái)商定范圍的工作，或者和原來(lái)商定范圍不同的工作。這就是你必須要使用范圍變化管理的時(shí)候了。如果你不使用它，你就會(huì)因?yàn)橐瓿杀仍韧獾念A(yù)算所包括的工作量多得多的工作而疲于奔命。換句話說(shuō)，你將會(huì)遭到很大的麻煩。
什么是導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的主要原因
我們都經(jīng)歷過(guò)不太成功的項(xiàng)目。我在這個(gè)系列里討論了五個(gè)最為常見(jiàn)的項(xiàng)目管理的錯(cuò)誤。在這里閱讀第一部分，“糟糕的計(jì)劃是項(xiàng)目管理第一大失誤”。
范圍管理從范圍定義開(kāi)始
定義項(xiàng)目范圍可能是定義一個(gè)項(xiàng)目過(guò)程中最重要的部分。事實(shí)上，如果你不確定你在進(jìn)行的是什么，以及你所進(jìn)行的項(xiàng)目的邊界在哪里，你就根本不可能成功。管理項(xiàng)目范圍是項(xiàng)目管理里最重要的一部分。但是，如果你沒(méi)有很好地定義項(xiàng)目范圍，那么管理項(xiàng)目范圍幾乎就是不可能的了。
定義項(xiàng)目范圍的目的是把你的項(xiàng)目的邏輯范圍清楚地描述出來(lái)，并獲得認(rèn)可。范圍陳述被用來(lái)定義哪些工作是包括在該項(xiàng)目的邊界之內(nèi)的，而哪些工作又是在該項(xiàng)目范圍之外的。你能夠把項(xiàng)目范圍定義得越清楚，你的項(xiàng)目就會(huì)越明確。下面這些類型的信息可能會(huì)有幫助。
范圍內(nèi)和范圍以外的可交付使用的類型（商業(yè)需求，目前狀況評(píng)估）
范圍內(nèi)和范圍以外的主要的生命周期流程（分析，設(shè)計(jì)，測(cè)試）
范圍內(nèi)和范圍以外的數(shù)據(jù)類型（財(cái)務(wù)，銷售，雇員情況等）
范圍內(nèi)和范圍之外的數(shù)據(jù)源（或者數(shù)據(jù)庫(kù)）（帳單，總帳，薪水冊(cè)等。）
范圍內(nèi)和范圍之外的組織（人力資源，制造商，供應(yīng)商等）
范圍內(nèi)和范圍以外的主要功能（決策支持，數(shù)據(jù)輸入，管理報(bào)告）
有一個(gè)可行的范圍變化流程
項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目小組必須意識(shí)到范圍變化本身并沒(méi)有什么不對(duì)。也就是說(shuō)在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中修改范圍并不是什么壞主意。事實(shí)上，很多時(shí)候，這是一件好事。首先，客戶通常都不能確定最終解決方案所需要的所有的需求和功能。其次，就算他們可以，商業(yè)是隨著時(shí)間不斷變化的，因此項(xiàng)目的需求也會(huì)發(fā)生變化。
如果你不能夠容納變化，最終的解決方案就會(huì)達(dá)不到應(yīng)有的價(jià)值，或者它甚至有可能是無(wú)用的。因此，你希望客戶具有在需要的時(shí)候改變項(xiàng)目的能力。如果項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)于項(xiàng)目變化沒(méi)有準(zhǔn)備，問(wèn)題就產(chǎn)生了。每一個(gè)項(xiàng)目都應(yīng)該有一個(gè)流程來(lái)有效地管理變化。這個(gè)流程應(yīng)該包括確定變化，評(píng)估變化的商業(yè)價(jià)值，評(píng)估對(duì)于項(xiàng)目的影響，然后把這些信息提交給項(xiàng)目發(fā)起人進(jìn)行評(píng)估。發(fā)起人然后可以決定是否同意該變化。如果同意，發(fā)起人還應(yīng)該理解它對(duì)于項(xiàng)目的影響，然后為它追加費(fèi)用，延長(zhǎng)項(xiàng)目時(shí)間。
范圍變化管理的共同問(wèn)題
當(dāng)項(xiàng)目小組處理范圍變化管理時(shí)，通常會(huì)遇到下面一些共同的問(wèn)題：
范圍蔓延：很多項(xiàng)目經(jīng)理能夠意識(shí)到大的范圍改變，但是對(duì)于小的改變卻沒(méi)有那么敏感了?，F(xiàn)在有一種趨勢(shì)，就是只不斷地進(jìn)行項(xiàng)目，不斷添加額外的工作而并不經(jīng)過(guò)仔細(xì)的考慮。范圍蔓延指的是當(dāng)項(xiàng)目接受了太多小的變化之后所出現(xiàn)的情況。當(dāng)所有這些小的變化結(jié)合在一起，項(xiàng)目小組才意識(shí)到需要做的額外工作太多，以至于要超出預(yù)算，延誤工期。
沒(méi)有發(fā)起人的同意：很多時(shí)候，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)從最終用戶，股票持有人，或者客戶經(jīng)理那里收到變更請(qǐng)求。由于這些人都是客戶公司內(nèi)部的，有趨勢(shì)認(rèn)為這些請(qǐng)求都應(yīng)該被接受。這種想法是錯(cuò)誤的。最終用戶經(jīng)常會(huì)提出范圍修改的請(qǐng)求，但是他們無(wú)權(quán)批準(zhǔn)這樣做。甚至一個(gè)客戶經(jīng)理也不能夠批準(zhǔn)范圍變更請(qǐng)求。唯一有權(quán)這樣做的人是發(fā)起人（除非發(fā)起人把這項(xiàng)權(quán)利授權(quán)給別的什么人）。很多項(xiàng)目陷入麻煩是因?yàn)樗麄冋J(rèn)為他們獲得了進(jìn)行范圍修改的批準(zhǔn)，但是后來(lái)卻發(fā)現(xiàn)有權(quán)決定這種變更的人--發(fā)起人，并沒(méi)有同意這樣做。
項(xiàng)目小組的責(zé)任：由于項(xiàng)目小組成員和客戶有很多聯(lián)系，他們是最經(jīng)常會(huì)遇到范圍更改請(qǐng)求的人。因此，整個(gè)項(xiàng)目小組必須理解范圍變化管理的重要性。他們必須在范圍變化發(fā)生的時(shí)候立即發(fā)現(xiàn)它，并且即使把它反饋給項(xiàng)目經(jīng)理。如果他們自己答應(yīng)進(jìn)行一些額外的工作，他們的這種行為就很有可能導(dǎo)致他們不能夠按時(shí)完成自己的工作，從而危及整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)行。
開(kāi)始永遠(yuǎn)不會(huì)太遲
如果你發(fā)現(xiàn)你的項(xiàng)目開(kāi)始超出預(yù)算并落后于計(jì)劃進(jìn)度，試著去找出原因。在很多情況，你將會(huì)發(fā)現(xiàn)這只是因?yàn)槟闼龅墓ぷ鞅饶阕畛跬獾靡嗟枚唷６x范圍變化管理流程最好的時(shí)機(jī)是在項(xiàng)目開(kāi)始之前（作為項(xiàng)目管理程序的一部分）。但是，如果你確實(shí)建立沒(méi)有一個(gè)好的流程，任何時(shí)候開(kāi)始都不算太遲。項(xiàng)目管理必須安排一個(gè)暫停的時(shí)間，然后和客戶一起檢定并滿足范圍變更的請(qǐng)求。然后每個(gè)人都要學(xué)習(xí)新的流程。
如果說(shuō)這種情況有好的一面，就是項(xiàng)目小組和客戶可以第一時(shí)間看到不控制范圍的影響，因?yàn)轫?xiàng)目已經(jīng)陷入麻煩中了。這樣他們就能夠更好地理解范圍變化管理的目的，并且更愿意在將來(lái)采用更嚴(yán)格的流程。
作者： TechRepublic.com
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