本文向大家介紹，在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)應(yīng)該做哪些準(zhǔn)備工作。 趙曉東的煩惱海正公司的趙曉東最近心里挺煩。公司前一段簽了一個(gè)100多萬(wàn)的單子，由于雙方老板很熟，且都希望項(xiàng)目盡快啟動(dòng)，在簽合同時(shí)也沒(méi)有舉行正式的簽字儀式。合同簽完，公司老總很快指定趙曉東及其他8名員工組成項(xiàng)目組，由趙曉東任項(xiàng)目經(jīng)理。老總把趙曉東引見(jiàn)給客戶(hù)老總，客戶(hù)老總在業(yè)務(wù)部給他們安排了一間辦公室。 項(xiàng)目進(jìn)展開(kāi)始很順利，趙曉東有什么事都與客戶(hù)老總及時(shí)溝通?？煽蛻?hù)老總很忙，經(jīng)常不在公司。趙曉東想找其他部門(mén)的負(fù)責(zé)人，可他們不是推托說(shuō)做不了主，就是說(shuō)此事與他無(wú)關(guān)，有的甚至說(shuō)根本就不知道這事兒。問(wèn)題得不到及時(shí)解決不說(shuō)，很多手續(xù)也沒(méi)人簽字。 項(xiàng)目組內(nèi)部問(wèn)題也不少，有的程序員多次越過(guò)趙曉東直接向老板請(qǐng)示問(wèn)題；幾個(gè)程序員編的軟件界面不統(tǒng)一；項(xiàng)目支出的每筆費(fèi)用，財(cái)務(wù)部都要求趙曉東找老板簽字。趙曉東頻繁打電話給老板，其他人心里想，趙曉東怎么老是拿老板來(lái)壓人。由此，趙曉東與項(xiàng)目組其他人員和財(cái)務(wù)部的人員產(chǎn)生了不少摩擦，老板也開(kāi)始懷疑趙曉東的能力。 趙曉東的遭遇相信很多項(xiàng)目經(jīng)理都親身經(jīng)歷過(guò)，尤其是剛剛開(kāi)始做行業(yè)客戶(hù)的公司，往往是公司的老板和客戶(hù)單位的某個(gè)主管關(guān)系不錯(cuò)或業(yè)務(wù)人員關(guān)系做得很到位，公司老板希望趕緊做完項(xiàng)目，因此，常常跳過(guò)項(xiàng)目啟動(dòng)環(huán)節(jié)，直接指令項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)入實(shí)施階段。結(jié)果項(xiàng)目剛開(kāi)始就麻煩不斷。正所謂“好的開(kāi)始是成功的一半”。做項(xiàng)目啟動(dòng)是為了形成一個(gè)良好的溝通體系，讓所有與項(xiàng)目相關(guān)的人都理解項(xiàng)目的重要性，同時(shí)形成一個(gè)由雙方老總、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目組成員所構(gòu)成的三級(jí)溝通體系，確保項(xiàng)目管理的暢通。 造勢(shì)：創(chuàng)造良好的施工環(huán)境 現(xiàn)在很多項(xiàng)目都涉及到用戶(hù)業(yè)務(wù)應(yīng)用的軟件開(kāi)發(fā)，在實(shí)施中要跟用戶(hù)的各個(gè)層面打交道，但現(xiàn)實(shí)往往是用戶(hù)單位的員工根本不了解IT公司在給自己的企業(yè)做什么，因此，簽合同時(shí)有必要召開(kāi)一個(gè)正式的儀式，向雙方員工傳遞項(xiàng)目的信息，激發(fā)公司全體員工對(duì)項(xiàng)目的熱情。IT公司老板、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、開(kāi)發(fā)人員、施工人員和用戶(hù)方的領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目協(xié)調(diào)人、相關(guān)部門(mén)人員聚在一起，讓大家知道雙方的合作正式開(kāi)始。儀式上，雙方領(lǐng)導(dǎo)要講話，特別是用戶(hù)方的領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目的意義。據(jù)說(shuō)聯(lián)想上ERP項(xiàng)目時(shí)就專(zhuān)門(mén)召開(kāi)了全體員工誓師大會(huì)，柳傳志親自到會(huì)講話，把ERP項(xiàng)目擺到關(guān)乎企業(yè)生死存亡的高度，并親手將一面大旗授予ERP項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人。柳傳志還說(shuō)，有人說(shuō)現(xiàn)在上ERP是找死，但現(xiàn)在不上那就是等死，我們與其在這里等死，為什么不去拼搏一把呢？事實(shí)證明，這不僅極大地鼓舞了項(xiàng)目組成員的斗志，同時(shí)也使全體員工明白這不僅僅是信息部門(mén)的事，而是公司從上到下都要關(guān)心的事。 通過(guò)這個(gè)儀式，雙方要組成指導(dǎo)小組或項(xiàng)目管理委員會(huì)，由雙方總經(jīng)理牽頭，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為執(zhí)行人，日常聯(lián)系由雙方指定人員。在簽合同時(shí)，利用雙方人員到齊的機(jī)會(huì)，IT公司要把軟件功能用通用、專(zhuān)業(yè)的語(yǔ)言和用戶(hù)方的領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行最后確認(rèn)，因?yàn)榇藭r(shí)有分歧改正的成本不大。同時(shí)，還可使雙方人員彼此認(rèn)識(shí)，清楚各個(gè)層次的接口，大家混個(gè)臉熟，以后打交道就會(huì)更通暢。 項(xiàng)目簽字儀式可以在用戶(hù)單位舉行（可以節(jié)約用戶(hù)方時(shí)間），也可以在酒店舉行。要注意：簽字儀式要精心組織，場(chǎng)地要大一些，為雙方溝通營(yíng)造一個(gè)好的環(huán)境。會(huì)前，每個(gè)模塊負(fù)責(zé)人要明確自己的客戶(hù)接口，要找機(jī)會(huì)和對(duì)方單獨(dú)聊，拉近彼此間的關(guān)系。另外，會(huì)場(chǎng)上雙方老板的融洽氣氛會(huì)對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施具有一種震懾作用。 尚方寶劍：明確責(zé)權(quán)利 項(xiàng)目簽字儀式是造外勢(shì)。在公司也要造內(nèi)勢(shì)，讓各個(gè)部門(mén)都知道這個(gè)項(xiàng)目能為公司創(chuàng)造哪些經(jīng)濟(jì)效益，明確項(xiàng)目組人員和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，確定項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的權(quán)限。公司財(cái)務(wù)、采購(gòu)、人事、技術(shù)、銷(xiāo)售等部門(mén)都要參加，這樣才能創(chuàng)造一個(gè)良好的內(nèi)部服務(wù)體系，讓項(xiàng)目組把主要精力放在為用戶(hù)服務(wù)上。 公司內(nèi)部要召開(kāi)項(xiàng)目組成立會(huì)，會(huì)上最重要的就是頒布一個(gè)“項(xiàng)目憲章”，包括項(xiàng)目的內(nèi)容、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人權(quán)限、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、項(xiàng)目時(shí)間周期、項(xiàng)目需要的設(shè)備、資金等，在憲章規(guī)定的范圍內(nèi)，項(xiàng)目經(jīng)理比總經(jīng)理大，與此相關(guān)的事情，由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)。這樣，人事部在項(xiàng)目實(shí)施期間，就可以按照憲章規(guī)定，由項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)調(diào)動(dòng)項(xiàng)目人員，而設(shè)備采購(gòu)（往往不是一次性采購(gòu)，而是根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度購(gòu)買(mǎi)，這樣可以省錢(qián)）也就不需要一次次找總經(jīng)理，只要是憲章規(guī)定范圍內(nèi)的，由項(xiàng)目經(jīng)理簽字就可以了。尤其是在軟件開(kāi)發(fā)上，項(xiàng)目組成員一定要清楚用戶(hù)的需求，不能擅自答應(yīng)用戶(hù)增加功能，因?yàn)檫@會(huì)帶來(lái)很大的風(fēng)險(xiǎn)（后面幾節(jié)我們會(huì)具體探討）。 項(xiàng)目憲章必須由總經(jīng)理和項(xiàng)目經(jīng)理簽字，并在會(huì)上宣讀。為了增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力，可以在會(huì)上舉行項(xiàng)目組宣誓或誓師宣言，形成“成則舉杯相慶，敗則拼死相救”的團(tuán)隊(duì)精神。內(nèi)部造勢(shì)不僅可以讓各個(gè)部門(mén)了解項(xiàng)目，創(chuàng)造條件服務(wù)項(xiàng)目組，而且可以給項(xiàng)目組成員以壓力和動(dòng)力，意識(shí)到項(xiàng)目的意義和團(tuán)隊(duì)精神的重要性。項(xiàng)目憲章對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)就是一把尚方寶劍，聯(lián)想ERP項(xiàng)目組的幸運(yùn)就在于一開(kāi)始就拿到了這把尚方寶劍，而這正是海正公司的趙曉東沒(méi)有拿到的東西。 在項(xiàng)目憲章的基礎(chǔ)上，公司應(yīng)該形成具體的項(xiàng)目任務(wù)書(shū)，細(xì)分到各部門(mén)、個(gè)人，發(fā)到總經(jīng)理、專(zhuān)家小組、開(kāi)發(fā)部、財(cái)務(wù)部、市場(chǎng)部銷(xiāo)售部、行政人力資源部等。 營(yíng)造了內(nèi)外兩個(gè)良好的環(huán)境，項(xiàng)目啟動(dòng)就是水到渠成的事，項(xiàng)目組成員就可以集中精力投入到實(shí)施中去，項(xiàng)目的成功也有了更大的保證。 最后，要提醒項(xiàng)目經(jīng)理特別注意：在項(xiàng)目合同確定的最后一刻，還要對(duì)合同進(jìn)行最后的審定，合同審定一定要聘請(qǐng)一位專(zhuān)業(yè)律師，對(duì)合同的一些關(guān)鍵細(xì)節(jié)進(jìn)行“咬文嚼字”的審定。 專(zhuān)家 點(diǎn)評(píng) 一個(gè)項(xiàng)目的成功啟動(dòng)絕不是靠項(xiàng)目組或項(xiàng)目經(jīng)理就可以的，必須具備內(nèi)部和外部?jī)蓚€(gè)條件，所以，雙方的一把手都要高度重視，尤其是在目前中國(guó)的公司文化環(huán)境下，項(xiàng)目經(jīng)理需要“項(xiàng)目憲章”作為尚方寶劍，而用戶(hù)方的信息主管同樣需要自己領(lǐng)導(dǎo)的講話精神作為尚方寶劍。 合同審定的關(guān)鍵字 ★ 合同歧義 ★ 硬件的數(shù)量、型號(hào)、品牌 ★ 應(yīng)用模塊描述具體、清楚、準(zhǔn)確 ★ 驗(yàn)收的時(shí)間、內(nèi)容 ★ 付款方式、時(shí)間、往來(lái)賬戶(hù) ★ 質(zhì)保、服務(wù)的內(nèi)容、期限、費(fèi)用情況 ★ 違約責(zé)任、解決途徑

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