去年，我在做預(yù)算的時(shí)候，不得不面對(duì)很嚴(yán)峻的現(xiàn)實(shí)。由于技術(shù)消費(fèi)支出的變化，在那一年里沒有什么大項(xiàng)目可做。
盡管如此，這并不意味著我們不能采取一些必要的變化措施來實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)。嚴(yán)峻的現(xiàn)實(shí)只是要求我們付出艱辛的努力，通過小項(xiàng)目來實(shí)現(xiàn)大目標(biāo)。
每一個(gè)小項(xiàng)目都有其自身的價(jià)值，都能帶來投資回報(bào)。這些項(xiàng)目規(guī)模雖小，卻有自己獨(dú)立的工期、有嚴(yán)格的項(xiàng)目管理規(guī)則、并且能夠作為獨(dú)立項(xiàng)目為客戶帶來收益，同大項(xiàng)目有著嚴(yán)格的區(qū)別。如果不是這樣的話，我們做小項(xiàng)目就可能會(huì)入不敷出。小項(xiàng)目的價(jià)值能夠在一年以內(nèi)的時(shí)間里得到實(shí)現(xiàn)。
實(shí)踐中的理論
去年，我們打算在整個(gè)商店內(nèi)部實(shí)現(xiàn)完全的自動(dòng)化。這樣，我們就能夠把員工數(shù)量減少到最低的限度，每年節(jié)省數(shù)十萬美元的費(fèi)用。此外，我們打算應(yīng)用的系統(tǒng)還能夠消除工作中的失誤現(xiàn)象，這樣一來，公司每年要花費(fèi)的費(fèi)用就又減少了數(shù)千美元。但是，在經(jīng)過了更深一步的考慮之后，我們發(fā)現(xiàn)該系統(tǒng)的安裝同樣也會(huì)帶來很多問題，這其中當(dāng)然包括對(duì)員工工作士氣的毫無疑問的影響。安裝這個(gè)系統(tǒng)的成本同樣讓人望而生畏。
但是，這并不意味著我們的商店不需要自動(dòng)化系統(tǒng)的幫助。我們?cè)诘驴怂_斯州的北部和中部有九個(gè)配送中心。這九個(gè)商店中沒有一個(gè)的運(yùn)營效率達(dá)到了應(yīng)有的水平。我們的最終決定是，與其在整個(gè)商店內(nèi)部完全安裝價(jià)格昂貴的自動(dòng)化系統(tǒng)，不如從小的方面開始著手。在對(duì)全部九家商店進(jìn)行了全面徹底的分析之后，我們認(rèn)為最初的項(xiàng)目應(yīng)該包括裝貨方式的改進(jìn)。每家商店裝貨的方式都各不相同。對(duì)于一個(gè)新員工來說，要掌握裝貨的最佳方式需要花費(fèi)好幾個(gè)星期的時(shí)間。而在不同的商店，這種所謂的最佳方式又不盡相同。這種狀況為生產(chǎn)力帶來了極大的損失。我們必須要改進(jìn)裝貨的方式不可。
我們發(fā)現(xiàn)了一種名為Ultimate Load Manager的軟件包，它是由Ultimate Distribution Systems制造的。這種軟件能夠告訴我們的員工應(yīng)該如何去裝貨，如何去碼貨盤。該軟件的另外一個(gè)好處是我們以前沒有預(yù)料到的，那就是它能夠讓司機(jī)了解車上裝的是什么貨物，貨物的擺放位置如何。以前，貨物的擺放位置每天都在變化，司機(jī)對(duì)車上貨物情況的了解就經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。這也影響到了司機(jī)的運(yùn)輸效率。
我們還要做出決定，是否一次在全部九家商店內(nèi)應(yīng)用這種軟件。如果我們這樣做了，員工就需要加班工作至少兩個(gè)星期，整個(gè)商店的運(yùn)營都要做出調(diào)整,IT員工也要遇到很多難題。因此，我們決定把小項(xiàng)目的思想應(yīng)用到試驗(yàn)當(dāng)中，每次只在一家商店內(nèi)應(yīng)用這種軟件。最初的安裝用了將近一個(gè)星期的時(shí)間，并且做了很多的后續(xù)工作來確保軟件的正確運(yùn)行。但是，在過去兩年的時(shí)間里，我們已經(jīng)為這種軟件的安裝積累了足夠的經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)在只需要幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間就足夠了。
節(jié)約時(shí)間和金錢
最初，我們打算用二十萬美元的資金來購買軟件，完成大的項(xiàng)目。在決定進(jìn)行小項(xiàng)目、并且進(jìn)行了一些艱苦的談判之后，我們節(jié)省了七萬美元的資金。我們還繼續(xù)同銷售商保持著合作，以進(jìn)一步改進(jìn)軟件的功能?，F(xiàn)在，我們只需要花費(fèi)幾天的時(shí)間就能夠讓一名新員工掌握裝貨的最佳方式了，這與以往的幾個(gè)星期相比的確是很大的飛躍。
現(xiàn)在，全部九家商店的裝貨方式已經(jīng)得到了統(tǒng)一。貨運(yùn)司機(jī)的運(yùn)輸效率也有了很大的提高。按照我們的估計(jì)，每家商店每天每個(gè)員工的實(shí)際工作時(shí)間都減少了一個(gè)工時(shí)。在過去的一年中，這相當(dāng)于節(jié)省了四十萬美元。這還沒有包括司機(jī)運(yùn)輸效率提高節(jié)省的費(fèi)用以及裝貨準(zhǔn)確性提高而節(jié)省下來的重復(fù)裝貨費(fèi)用?？蛻魸M意度的極大提高對(duì)于我們業(yè)務(wù)的開展也是一件大好事。
同樣的軟件在不同的商店安裝，情況各有不同。盡管對(duì)于不同的商店來說，投資回報(bào)有大有小，但不管怎樣，它們所獲得的投資回報(bào)都已經(jīng)足以抵得上投資。我們希望能夠進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)運(yùn)營效率。這些小項(xiàng)目的價(jià)值將繼續(xù)更進(jìn)一步的呈現(xiàn)在我們的面前。
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