IT工作者在軟件開發(fā)或系統(tǒng)實施過程中都面臨著極大的挑戰(zhàn)！不論是自行開發(fā)或是外包進行，不論是在一地開發(fā)或者是跨國合作，都會衍生許多復雜的管理議題。因此如何利用電子化工具更好地進行有效的IT項目管理，早已成為IT人員在提高程序開發(fā)能力之外最重要的技能！
　　
內容——IT項目管理的基礎
　　
在企業(yè)IT項目執(zhí)行的生命周期（IT Project Execution Lifecycle）中，都要經歷分析、設計、建置、測試、導入的五大階段。而每個階段在不同項目成員的通力合作與層層把關下，都會產生相應成果，如文件、程序代碼、實施報告等。

舉例來說，當程序設計人員完成了一個簡單的網絡程序，必須經過其他項目人員或主管的確認與許可后，才能上線讓使用者測試，而當使用者測試無誤后，才能夠發(fā)布到網站上提供給所有經授權的使用對象。

在這個過程中，由于人工操作會造成延誤、遺漏、反復、責任不清等情況，從而導致效率低下。特別是在發(fā)生需要修改的時候，更可能造成由于版本錯誤導致的資源浪費。因此，企業(yè)需要透過一個電子化的工具，建立一套標準化的流程，使得工作更加效率化。如此一來，不但可以避免以上問題發(fā)生，各項目的負責人也能夠確切掌握文件或程序的審核狀態(tài)，群策群力地促進項目進展。
　　
內容密集型IT項目的強力支持
　　
對于會產生大量內容的企業(yè)內部軟件開發(fā)或系統(tǒng)實施項目，絕大部分企業(yè)還未采用相應的協(xié)同式文件管理工具。很多企業(yè)內部的IT項目仍基于以往的信息系統(tǒng)與知識基礎，而這種傳統(tǒng)的工作及管理方式，必然會造成經驗無法分享、資源不能重復使用、項目成員溝通不善等情況，最終造成項目進展緩慢。

協(xié)同式文件管理系統(tǒng)可以獲得所有文件管理的核心功能，例如開發(fā)、加載/取出、檢閱、傳送、核準與保存，甚至還要能夠提供版本控制、檢索及搜尋、安全監(jiān)控、狀態(tài)變更與新文件通告等重要的功能。

導入協(xié)同式文件管理系統(tǒng)可以對內容密集型IT項目提供有力保障。首先可以建立企業(yè)協(xié)同作業(yè)和文件管理的機制；其次，能夠在產生會議記錄及財務文件等敏感信息時，提供有效的法令保障。而通過核心業(yè)務流程自動化的實現，達到精簡有效的目的。此外，還能增進企業(yè)與供應鏈上下游合作伙伴之間更緊密協(xié)作；讓團隊能夠更快速有效地制定策略、解決問題、執(zhí)行任務，達到更好的成果！
　　
花旗銀行成功案例
　　
花旗銀行平均每個月都有十余個IT項目，每個項目中大約都需要產生、簽署約20至25份文件，并由許多企業(yè)內、外部的團隊共同參與。在日常執(zhí)行與管理上，遇到許多挑戰(zhàn)。首先，沒有建立項目文件的管理系統(tǒng)，增加了資料尋找與再利用的難度和成本，也導致了許多有價值文件的丟失。其次，許多項目文件都是紙本形式，又需要跨部門簽署，往往造成了時間的浪費。此外，缺乏統(tǒng)一流程、標準與審核方法，從而導致項目執(zhí)行效率低下。最終花旗銀行決定導入Interwoven提供的解決方案。

系統(tǒng)上線啟用后，花旗銀行建立了一個虛擬的工作空間，項目相關人員能夠集中地存放所有項目文件、模版、郵件、參考文件等，所有項目完整歷程中的內容都能夠被系統(tǒng)地有效分類與儲存，查找便利，也使得之后的項目文件產生變得更加簡單而快速。通過實施有效的文件管理，花旗銀行大幅提高了生產力，平均每個項目成員每個月可以節(jié)約5個工作小時，由此每年成本減少了約近500萬的支出。并且大大減少用于協(xié)調溝通的時間耗費，縮短了項目開發(fā)周期，從而有效地提升了企業(yè)生產力！

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