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中國(guó)項(xiàng)目管理資源網(wǎng)

加強(qiáng)IT科學(xué)指導(dǎo) 提高員工工作效率

2005/7/27 15:56:25?|? 3175次閱讀?|? 來(lái)源:轉(zhuǎn)載?? 【已有0條評(píng)論】發(fā)表評(píng)論

近年來(lái),IT行業(yè)的發(fā)展一直不太景氣。而長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)每天連續(xù)工作12個(gè)小時(shí)以上和周末的連續(xù)加班已經(jīng)使IT工作人員感到精疲力竭。為了改變這種局面,IT主管人員已經(jīng)采取了一些步驟,例如購(gòu)買(mǎi)最先進(jìn)的技術(shù),采用最佳實(shí)踐等。但是卻沒(méi)有起到什么實(shí)際的作用。作為IT管理者,你是否想要知道讓員工既保持較高的工作效率又有一個(gè)愉快的工作心情的最佳方法呢?不妨讀讀下面的文章。

對(duì)于一直在不斷努力完成工作的IT專(zhuān)業(yè)人員來(lái)說(shuō),每一天都充滿(mǎn)了挑戰(zhàn),并且這種挑戰(zhàn)不僅僅存在于辦公室當(dāng)中,還經(jīng)常被帶到家里。在家里,他們不得不面對(duì)和承擔(dān)對(duì)孩子和其他重要家庭成員的義務(wù)——他們要花時(shí)間來(lái)陪伴家人,要照顧他們的飲食起居。與此同時(shí),面對(duì)IT行業(yè)內(nèi)日益激烈的競(jìng)爭(zhēng),他們還希望有時(shí)間來(lái)補(bǔ)充最新的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。但是,正如IT行業(yè)的每一個(gè)從業(yè)者都清楚的知道的,有些時(shí)候,要同時(shí)做好這些事情對(duì)他們來(lái)說(shuō)確實(shí)是太大的挑戰(zhàn)了。

公司對(duì)于IT部門(mén)的要求是用盡可能少的投入換取盡可能多的產(chǎn)出。而在過(guò)去的30年當(dāng)中,IT部門(mén)確實(shí)一直都是這么做的。但是,出于多種原因,IT部門(mén)的運(yùn)作和管理要比其他部門(mén)難得多:
●顧客總是在較低的成本投入的基礎(chǔ)上要求IT部門(mén)提供附加的或是更高水平的服務(wù)。
●技術(shù)總是在不斷的快速更新。
●公司并購(gòu)要求IT部門(mén)迅速提供不同位置的多點(diǎn)服務(wù)。
●IT部門(mén)隨時(shí)要面臨自己的工作被外包的威脅。
●IT基礎(chǔ)設(shè)施的設(shè)計(jì)、支持和維護(hù)極為復(fù)雜。
●IT部門(mén)要在公司業(yè)務(wù)與技術(shù)條件有限的情況下,通過(guò)自己的努力推動(dòng)公司的穩(wěn)步前進(jìn)。
●IT部門(mén)要投入時(shí)間和精力改進(jìn)同業(yè)務(wù)部門(mén)之間的關(guān)系,因?yàn)楝F(xiàn)在的業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)于IT部門(mén)工作的價(jià)值還有誤解。
●IT部門(mén)要在公司規(guī)定的時(shí)間范圍內(nèi)完成自己的工作。
●公司內(nèi)的大環(huán)境決定了IT部門(mén)是一個(gè)“不受歡迎的繼子”。
●IT部門(mén)會(huì)受到不景氣的經(jīng)濟(jì)大環(huán)境和日益激烈的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)的影響。

不管是在身體上,還是在心理上,IT專(zhuān)業(yè)人員所承受的都是超負(fù)荷的。近年來(lái),IT行業(yè)的發(fā)展一直不太景氣。而長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)每天連續(xù)工作12個(gè)小時(shí)以上和周末的連續(xù)加班已經(jīng)使IT工作人員感到精疲力竭。為了改善這種狀況,IT主管人員采取了一些措施,例如:
●采用最佳實(shí)踐
●投資購(gòu)買(mǎi)可以買(mǎi)到的最先進(jìn)的技術(shù)。
●雇傭工作經(jīng)驗(yàn)豐富的員工。

在過(guò)去的幾年當(dāng)中,為了促進(jìn)團(tuán)隊(duì)合作,激勵(lì)I(lǐng)T員工的工作士氣,公司的管理層也在部門(mén)建設(shè)等環(huán)節(jié)進(jìn)行了大量的投資,希望能夠提高員工的工作效率,提升顧客對(duì)IT部門(mén)的滿(mǎn)意度。

但是,所有的努力所帶來(lái)的還是這樣的結(jié)果:IT員工仍然無(wú)法按照顧客滿(mǎn)意的要求完成工作。那么,還能采取什么行動(dòng)呢?如果按照傳統(tǒng)的方式定期同員工進(jìn)行交流、引入獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制、激發(fā)員工興趣或是對(duì)員工委以重任,確實(shí)能夠起到一定的幫助作用,但是這種作用是極小極小的。因?yàn)閱?wèn)題和挑戰(zhàn)無(wú)處不在。例如,IT員工一般都是被動(dòng)的工作;他們太忙了,沒(méi)有時(shí)間同IT部門(mén)和其他部門(mén)的員工進(jìn)行交流、建立良好的關(guān)系,或者即使是有時(shí)間,對(duì)此也根本不感興趣;有的IT員工在工作的時(shí)候往往是為了工作而工作,而沒(méi)有從顧客的角度出發(fā)考慮問(wèn)題;管理層想要改善局面,但是過(guò)于繁忙的工作又使得他們無(wú)法對(duì)IT部門(mén)的員工進(jìn)行有效的管理。

從何處下手:關(guān)鍵三要素
要想建立一支富有競(jìng)爭(zhēng)力的IT員工隊(duì)伍,IT管理者要在管理當(dāng)中引進(jìn)下面三個(gè)關(guān)鍵要素。

IT評(píng)估
IT主管人員要有一個(gè)高級(jí)的咨詢(xún)顧問(wèn),幫助對(duì)IT部門(mén)的人員、結(jié)構(gòu)和運(yùn)作進(jìn)行高級(jí)別的評(píng)估。這種評(píng)估能夠提供一些相應(yīng)的數(shù)據(jù)和資料,例如:
●對(duì)IT部門(mén)重要員工的分析。
●對(duì)IT部門(mén)員工的整體基本生活質(zhì)量進(jìn)行測(cè)量。
●了解IT部門(mén)的部門(mén)文化。
●對(duì)IT部門(mén)關(guān)鍵運(yùn)作的效率進(jìn)行判斷。
●找出IT部門(mén)工作中遇到的障礙和面臨的挑戰(zhàn)。

負(fù)責(zé)評(píng)估的咨詢(xún)顧問(wèn)必須要在IT領(lǐng)域內(nèi)有豐富的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),在工作中能夠以人為本,有效的對(duì)IT部門(mén)重要員工(管理者和技術(shù)人員)的個(gè)人和工作狀況作出正確評(píng)估。這種評(píng)估要花費(fèi)大約一周的時(shí)間,主要是建立在對(duì)高級(jí)管理者、中層管理者和非管理人員以及IT部門(mén)的一些重要客戶(hù)的訪談基礎(chǔ)之上。

這種訪談應(yīng)該被控制在半個(gè)小時(shí)到45分鐘之間,并且主要集中在對(duì)員工情況、IT部門(mén)的機(jī)構(gòu)和運(yùn)作的了解之上,而不涉及技術(shù)。

對(duì)IT部門(mén)的計(jì)劃和開(kāi)發(fā)進(jìn)行討論
要想制定出一項(xiàng)適當(dāng)?shù)膽?zhàn)略,通過(guò)此戰(zhàn)略的運(yùn)用來(lái)解決前面的評(píng)估過(guò)程中所找到的問(wèn)題,最好的辦法就是對(duì)IT部門(mén)的計(jì)劃和開(kāi)發(fā)進(jìn)行討論。但是,這種討論不是通常所進(jìn)行的管理層計(jì)劃討論的一部分,而是經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)設(shè)計(jì)的。要讓IT部門(mén)的員工和管理人員匯聚一堂,對(duì)問(wèn)題進(jìn)行集體討論,確定解決問(wèn)題的優(yōu)先次序,制定出能夠解決許多問(wèn)題的戰(zhàn)略。這項(xiàng)戰(zhàn)略應(yīng)該是一個(gè)行動(dòng)計(jì)劃,其中以一些重要問(wèn)題的解決為標(biāo)志,在規(guī)定的時(shí)間范圍內(nèi)明確所有IT員工的工作責(zé)任。

這個(gè)討論應(yīng)該用大約三天的時(shí)間,在主要關(guān)注IT部門(mén)的人員、機(jī)構(gòu)和運(yùn)作的同時(shí),也要考慮一些技術(shù)要素。部門(mén)的主要成員分期分批進(jìn)行討論。整個(gè)討論應(yīng)該被分成三個(gè)部分:
●第一天:主要的IT管理人員進(jìn)行討論。
●第二天:主要的IT 技術(shù)人員代表進(jìn)行討論。
●第三天:共同進(jìn)行計(jì)劃討論。

IT管理和技術(shù)討論的目的是:
●就IT部門(mén)的工作程序和目的進(jìn)行交流。
●明確具體的業(yè)務(wù)問(wèn)題、計(jì)劃和動(dòng)力。
●明確IT員工、機(jī)構(gòu)和運(yùn)作問(wèn)題。
●明確現(xiàn)有機(jī)構(gòu)及其歷史和發(fā)展的細(xì)節(jié)。
●討論現(xiàn)有問(wèn)題及可能的解決戰(zhàn)略。
●對(duì)問(wèn)題進(jìn)行組織、分類(lèi),確定解決問(wèn)題的優(yōu)先順序。
●為解決問(wèn)題設(shè)計(jì)一個(gè)行動(dòng)計(jì)劃。

參加第三天討論的既有IT管理層、也有IT技術(shù)人員的代表。在討論中,他們要一起把前兩天討論中提出的計(jì)劃歸納為一個(gè)整體,提交給IT主管。

最后討論出的成果應(yīng)該包括:
●初步的行動(dòng)步驟
●關(guān)鍵人員、機(jī)構(gòu)和運(yùn)作中存在的有待改進(jìn)的問(wèn)題以及推薦的解決方案。
●由討論的所有參加者制定出的行動(dòng)計(jì)劃。
●說(shuō)服公司董事會(huì)通過(guò)行動(dòng)計(jì)劃。

IT科學(xué)指導(dǎo)

IT專(zhuān)業(yè)人員不能總是依賴(lài)管理層的支持,他們要有自己幫助自己的能力。因此,要對(duì)他們進(jìn)行指導(dǎo),讓他們學(xué)會(huì)自我激勵(lì)。IT科學(xué)指導(dǎo)的目的是使員工能夠在自己的職業(yè)生涯發(fā)展過(guò)程中不斷提高工作效率,并以此來(lái)改善生活質(zhì)量。

IT科學(xué)指導(dǎo)課程是專(zhuān)門(mén)為了幫助IT專(zhuān)業(yè)人員提高工作效率而設(shè)計(jì)的。同樣,為了保證課程的效率,建議公司雇傭一個(gè)高級(jí)的咨詢(xún)顧問(wèn),這個(gè)咨詢(xún)顧問(wèn)要客觀、要熟悉IT和人事管理。課程主要分成以下幾個(gè)階段:

第一階段:了解背景情況

咨詢(xún)顧問(wèn)要同公司高級(jí)管理層進(jìn)行初步的交談,以了解:
●公司的企業(yè)文化
●公司的業(yè)務(wù)計(jì)劃/主要的外部競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境
●部門(mén)中存在的問(wèn)題、面臨的挑戰(zhàn)
●與人員有關(guān)的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。相關(guān)人員可能就是課程未來(lái)的主要指導(dǎo)對(duì)象。

針對(duì)每一個(gè)可能接受課程指導(dǎo)的對(duì)象,咨詢(xún)顧問(wèn)要:
●分析其以往的工作表現(xiàn)。
●分析其個(gè)人發(fā)展計(jì)劃等。

在完成了上述工作之后,咨詢(xún)顧問(wèn)要做的就是爭(zhēng)取人力資源部門(mén)的支持,在課程的設(shè)想、戰(zhàn)略設(shè)計(jì)、目的、目標(biāo)、時(shí)間表和預(yù)計(jì)效果的問(wèn)題上與其達(dá)成一致意見(jiàn)。

第二階段:與IT專(zhuān)業(yè)人員建立聯(lián)系,對(duì)他們的情況進(jìn)行分析。

在這個(gè)階段當(dāng)中,咨詢(xún)顧問(wèn)要同每一個(gè)將參加IT科學(xué)指導(dǎo)課程的IT專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行深層次的交流,了解他們職業(yè)發(fā)展和個(gè)人生活的各個(gè)方面。在交流的過(guò)程中,咨詢(xún)顧問(wèn)要:
●確定每個(gè)IT專(zhuān)業(yè)人員的敏感點(diǎn)(例如,有的IT專(zhuān)業(yè)人員可能在時(shí)間的管理或從戰(zhàn)略角度思考問(wèn)題上存在困難)。
●根據(jù)客戶(hù)、同事和管理層的意見(jiàn),結(jié)合直接的報(bào)告來(lái)確定IT專(zhuān)業(yè)人員覺(jué)得需要改進(jìn)的地方。
●確定IT專(zhuān)業(yè)人員通過(guò)參加指導(dǎo)課程想要得到的收獲。他們對(duì)職業(yè)發(fā)展和個(gè)人生活有什么樣的目標(biāo)?
●在與IT專(zhuān)業(yè)人員交流的過(guò)程中給他們一定的心理暗示,向管理層介紹交流情況,與管理層進(jìn)行互動(dòng)。
●分析IT專(zhuān)業(yè)人員現(xiàn)有問(wèn)題的輕重緩急(職業(yè)發(fā)展和個(gè)人生活當(dāng)中)。
●分析IT專(zhuān)業(yè)人員平時(shí)和周末的時(shí)間安排(職業(yè)發(fā)展和個(gè)人生活當(dāng)中)。
●制定基本的指導(dǎo)課程方案。

第三階段:評(píng)估

咨詢(xún)顧問(wèn)和IT專(zhuān)業(yè)人士將編輯和總結(jié)這些數(shù)據(jù)。咨詢(xún)顧問(wèn)將和IT專(zhuān)業(yè)人士做推心置腹的談話,告訴他們這是解決問(wèn)題的最好時(shí)機(jī),如果他們不抓住時(shí)機(jī),那么會(huì)導(dǎo)致咨詢(xún)顧問(wèn)的失敗。咨詢(xún)顧問(wèn)將和IT專(zhuān)業(yè)人士需要一起來(lái)考慮到底哪部分問(wèn)題是可以解決的,哪些是無(wú)法解決的。

第四階段:制定行動(dòng)計(jì)劃

要制定出一個(gè)具體的指導(dǎo)計(jì)劃:
●確定主題。
●根據(jù)主題準(zhǔn)備資料,并將大的主題劃分成小的范疇,每個(gè)小范疇針對(duì)一個(gè)具體的問(wèn)題。
●制定行動(dòng)計(jì)劃來(lái)解決問(wèn)題。
●制定出的行動(dòng)計(jì)劃要包括與IT專(zhuān)業(yè)人員共同制定的解決具體問(wèn)題的時(shí)間表。

(例如,對(duì)于我們剛才提到過(guò)的IT專(zhuān)業(yè)人員可能會(huì)在時(shí)間管理上遇到問(wèn)題的情況,要讓他們?cè)谝粋€(gè)規(guī)定的日期之前把自己的工作任務(wù)用文檔的形式列出來(lái),然后,再讓他們?cè)诹硗庖粋€(gè)規(guī)定的日期之前就這些工作任務(wù)進(jìn)行時(shí)間分配。)接下來(lái)再根據(jù)不同的問(wèn)題制定出微觀和宏觀的目標(biāo),幫助IT專(zhuān)業(yè)人員調(diào)整安排日常工作的優(yōu)先順序,用新的科學(xué)的工作安排來(lái)為他們創(chuàng)造更多的成功機(jī)會(huì)。

第五階段:進(jìn)行IT科學(xué)指導(dǎo)

在進(jìn)行完了前面三個(gè)階段的準(zhǔn)備工作之后,可以正式開(kāi)始進(jìn)行IT科學(xué)指導(dǎo)課程了。根據(jù)IT專(zhuān)業(yè)人員所承擔(dān)的不同職責(zé),為他們制定合適的課程時(shí)間表。通過(guò)一對(duì)一的面談、電子郵件和每周通電話的方式來(lái)了解課程進(jìn)展。課程的安排大致可以如下:

課程一(需要八周時(shí)間):
●每周通過(guò)電話會(huì)議的方式進(jìn)行10到15分鐘的討論
●在討論之外與IT專(zhuān)業(yè)人員保持電子郵件聯(lián)系,監(jiān)控進(jìn)展。
●在討論之外,每周與IT專(zhuān)業(yè)人員通話5到10分鐘,監(jiān)控進(jìn)展。
●與IT專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行一個(gè)小時(shí)面對(duì)面的交談,判斷進(jìn)展?fàn)顩r,了解他們遇到的困難和挑戰(zhàn)。

課程二(需要接下來(lái)三個(gè)月的時(shí)間),是繼課程一之后為IT專(zhuān)業(yè)人員提供的個(gè)性化指導(dǎo):
●每周通過(guò)電話會(huì)議的方式進(jìn)行10到15分鐘的討論。
●在討論之外與IT專(zhuān)業(yè)人員保持電子郵件聯(lián)系。
●每周與IT專(zhuān)業(yè)人員通話10到15分鐘,了解課程進(jìn)展。

第六階段:后續(xù)工作

同公司管理層和IT專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行最后的討論:
●對(duì)行動(dòng)計(jì)劃和取得的成果進(jìn)行回顧。
●了解是否又出現(xiàn)了需要解決的新問(wèn)題、IT專(zhuān)業(yè)人員是否通過(guò)參加指導(dǎo)課程實(shí)現(xiàn)了自己的預(yù)期目標(biāo)。
●討論接下來(lái)的行動(dòng)步驟(如果可行的話)

為員工開(kāi)設(shè)指導(dǎo)課程看上去是一項(xiàng)很龐大的工作,但是,如果想要激勵(lì)員工的工作士氣,提高他們的工作效率,這項(xiàng)工作又是最最基礎(chǔ)、必不可少的。因?yàn)閷?duì)于公司的發(fā)展來(lái)說(shuō),不管公司應(yīng)用的技術(shù)多么先進(jìn)、公司的管理模式在世界上多么領(lǐng)先,歸根到底,人都是最終的決定力量。

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