不管一家公司的項目管理結(jié)構(gòu)如何，對于項目經(jīng)理來說，最感到頭痛的莫過于處理意料之外的項目了。對于CIO們來說，情況也是如此，因為他們經(jīng)常要為如何解決人事需求、調(diào)整項目時間表而做出決定。
對于項目經(jīng)理們來說，如何重新分配項目資源、實現(xiàn)公司目標，處理好意料之外的項目可不是一件簡單的事情。在這篇文章里，我將和大家一起就相關(guān)問題進行探討，看看如何通過項目管理的最佳實踐來取得意料之外的項目的成功。
項目批準的最佳實踐
項目管理通常是從對公司高級管理層批準的項目進行有效的計劃開始的。在各家公司內(nèi)部，項目批準和計劃的過程已經(jīng)有序的建立起來，其中包括對投資回報、項目周期、現(xiàn)有價值或決策結(jié)構(gòu)的分析以及其他的決策支持系統(tǒng)。
由于處于公司的項目計劃之外，意料之外的項目往往難以嚴格的遵循公司的分析和批準過程。但是，如果能夠盡可能多的遵循分析和批準過程，就能夠盡可能的提高意料之外的項目的成功幾率。
有一些意料之外的項目之所以需要完成，僅僅是由于公司中某一鐵腕人物認為有必要這樣做。對于這些項目要格外小心。因為，這些項目通常是不經(jīng)過任何分析過程的，這就使它們更加難于管理。
除了這些項目之外，大多數(shù)意料之外的項目都是由于業(yè)務環(huán)境的變化而產(chǎn)生的。但是，不管一個新項目產(chǎn)生的原因如何，項目小組都要努力去有效的實現(xiàn)公司的項目目標，并且還要保證現(xiàn)有項目的順利完成。
可供選擇的方式
要想取得意料之外的項目的成功，可以選擇多種方式。
重新配置資源
資源的重新配置包括在項目小組中增加新的成員，以減輕現(xiàn)有員工的工作壓力。但是有一點必須注意，那就是新員工要花費一定的時間去適應工作崗位，并且一名工作經(jīng)驗豐富的員工能夠完成的工作通常需要多名新手一起合作才能完成。
我記得位于財富五百強之一的一家金融機構(gòu)曾經(jīng)進行過這樣一個項目，將應用操作系統(tǒng)轉(zhuǎn)換為Windows NT。為了按時完成項目，項目小組增加了一名新的測試人員。這名測試人員在這方面毫無工作經(jīng)驗。為了幫助他適應工作，小組指派了一名經(jīng)驗豐富的員工對他進行培訓，花費了大量的培訓時間。事后，我對這兩名員工的工作時間進行了分析，發(fā)現(xiàn)，如果小組中沒有增加這名新手的話，經(jīng)驗豐富的那名員工就可以把對新手進行培訓的時間用在自己的測試工作上，那樣整個項目的工期反倒可以更短。這個例子給我們上了很好的一課，項目小組在增加新員工時必須慎重行事，只有新員工能夠立即勝任工作，他的到來才有意義。
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