風(fēng)險識別指確定哪些風(fēng)險會影響項目,并將其特征記載成文。
參加風(fēng)險識別人員通常應(yīng)盡可能包括以下人員: 項目班子、風(fēng)險管理班子、 公司其他部門相關(guān)領(lǐng)域?qū)<?、顧客 、最終用戶 、其他項目經(jīng)理、利害關(guān)系者和外請專家。
風(fēng)險識別是一項反復(fù)過程。第一次反復(fù)可以由項目班子一部分人,或由風(fēng)險管理班子進(jìn)行.整個項目班子和主要利害關(guān)系者可以進(jìn)行第二次反復(fù).為保證分析不致出現(xiàn)偏頗,最后一輪反復(fù)可以由與項目無關(guān)的人員進(jìn)行.
風(fēng)險一旦得到識別之后,往往就可制訂簡單而有效的風(fēng)險應(yīng)對措施,并將其付諸實施。
風(fēng)險識別的投入
1 風(fēng)險管理計劃。此項計劃的描述請參看第11.1.3節(jié)。
2 項目規(guī)劃產(chǎn)出。風(fēng)險識別要求對項目的使命、規(guī)模、以及所有者、贊助者或利害關(guān)系者的目標(biāo)有所認(rèn)識。應(yīng)該對其他過程的產(chǎn)出進(jìn)行審查,以識別可能存在與整個項目之中的共同風(fēng)險。上述產(chǎn)出包括,但不限于:
項目章程。
工作分解結(jié)構(gòu)。
產(chǎn)品描述。
進(jìn)度與成本估算。
資源計劃。
采購計劃。
假設(shè)與制約因素清單。
3 風(fēng)險范疇。對項目產(chǎn)生正面或負(fù)面影響的風(fēng)險可在識別后按范疇分類。 風(fēng)險范疇?wèi)?yīng)該定義明確,并能反映本行業(yè)或本應(yīng)用領(lǐng)域常見的風(fēng)險來源。這些范疇包括:
技術(shù)、質(zhì)量或績效風(fēng)險——例如,依靠未經(jīng)檢驗或者復(fù)雜的技術(shù) 、不切實際的績效目標(biāo)、項目進(jìn)行期間改變所用技術(shù)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。
項目管理風(fēng)險—— 例如時間和資源配置不當(dāng)、項目計劃質(zhì)量欠佳、項目管理學(xué)科知識應(yīng)用不足.
組織風(fēng)險—— 例如成本、時間與范圍目標(biāo)內(nèi)部相互矛盾、未明確各項目間的輕重緩急、資金不足或中斷、資源同組織內(nèi)部其他項目沖突。
外部風(fēng)險—— 例如法律法規(guī)環(huán)境的變化、勞資關(guān)系問題、所有者重點的轉(zhuǎn)移、國家風(fēng)險,以及天氣。但地震、洪水和內(nèi)亂等不可抗力風(fēng)險,則通常需要采取賑災(zāi)行動,而不是風(fēng)險管理。
4 歷史資料。從以下來源往往可以獲取以往項目的有關(guān)資料:
項目檔案——參與項目的一個或多個組織可能保存可用于識別風(fēng)險的以往項目結(jié)果記錄。它們可以是項目最終報告,也可以是風(fēng)險應(yīng)對計劃。它們可能包括整理就緒的所汲取教訓(xùn),其中描述了所遇到的問題及其解決方案,此外也可能要從項目利害關(guān)系者或組織中其他人的經(jīng)歷中獲取有關(guān)信息.
公開出版的資料—— 在許多應(yīng)用領(lǐng)域,都有商業(yè)數(shù)據(jù)庫、學(xué)術(shù)研究論文、基準(zhǔn)檢測規(guī)定和其他公開出版的研究成果可供參考。
風(fēng)險識別的工具與技術(shù)
1 文件審查。項目班子一開始所采取的步驟通常是從項目整體到范圍細(xì)節(jié)的層次上對以往項目檔案及其它資料中的項目計劃與假設(shè)進(jìn)行系統(tǒng)的審查。
2 信息搜集技術(shù)。風(fēng)險識別中所采用的信息搜集技術(shù)的例子包括:集思廣益會、特爾斐技術(shù)、面談和SWOT分析( 即優(yōu)勢、弱點、機(jī)會與威脅分析,簡稱態(tài)勢分析)。
集思廣益會——集思廣益會也許是最常用的風(fēng)險識別技術(shù)。其目的是取得一份綜合的風(fēng)險清單,供日后風(fēng)險定性與定量分析過程使用。
集思廣益會通常由項目班子主持,雖然也可邀請多學(xué)科專家來實 施此項技術(shù)。在一位主持人的推動下,與會人員就項目的風(fēng)險進(jìn)行集思廣益。會上,與會者在廣泛的范圍內(nèi)識別風(fēng)險來源,將其公布,供與會者審議。然后再對風(fēng)險進(jìn)行分門別類,并對其定義進(jìn)一步加以明確。
特爾斐技術(shù)——特爾斐技術(shù)是專家就某一專題(例如項目風(fēng)險)達(dá)成一致意見的一種方式。先確定誰是項目風(fēng)險專家,然后請他們以匿名方式參與此項活動。
主持人用問卷征詢有關(guān)重要項目風(fēng)險的見解。問卷的答案交回后隨即在專家之中傳閱,請他們進(jìn)一步發(fā)表意見。此項過程進(jìn)行若干輪之后,就不難得出關(guān)于主要項目風(fēng)險的一致看法。特爾斐技術(shù)有助于減少數(shù)據(jù)中的偏倚并防止任何個人對結(jié)果不適當(dāng)?shù)漠a(chǎn)生過大的影響。
面談——訪問有經(jīng)驗的項目經(jīng)理或某項問題的專家可以識別風(fēng)險。負(fù)責(zé)風(fēng)險識別者先物色適當(dāng)人選,向他們扼要介紹項目情況,并提供工作分解結(jié)構(gòu)與項目各項假設(shè)等有關(guān)資料.被訪者根據(jù)自己經(jīng)驗、項目的有關(guān)資料及他們感到有用的其他資料來識別項目的風(fēng)險。
優(yōu)勢、弱點、機(jī)會與威脅分析(SWOT分析,態(tài)勢分析)—— 保證從態(tài)勢分析的每個角度對項目進(jìn)行審議,以擴(kuò)大所考慮風(fēng)險的廣度.
3 核對表。風(fēng)險識別所用的核對表可根據(jù)歷史資料、以往項目類型所積累的知識、以及其它信息來源著手制訂。使用核對表的優(yōu)點之一是風(fēng)險識別過程迅速簡便。其缺點之一是所制訂核對表不可能包羅萬象,而使用者所考慮的范圍卻被有效地限制在核對表所列范疇之內(nèi)。應(yīng)該注意探討標(biāo)準(zhǔn)核對表上未列出的事項,如果此類事項與所考慮的具體項目相關(guān)的話。核對表應(yīng)逐項列出項目所有類型的可能風(fēng)險。務(wù)必要把核對表的審議作為每項項目收尾程序的一個正式步驟,以便對所列潛在風(fēng)險清單以及風(fēng)險描述進(jìn)行改進(jìn)。
4 假設(shè)分析。每個項目都是根據(jù)一套假定、設(shè)想、或者假設(shè)進(jìn)行構(gòu)思與制訂的。假設(shè)分析是檢驗假設(shè)有效性(即假設(shè)是否站得住腳——譯注)的一種技術(shù)。它辯認(rèn)假設(shè)的不精確、不一致、不完整對項目所造成的風(fēng)險.
5 圖解技術(shù)。圖解技術(shù)可包括:
因果圖(又叫石川圖或魚骨圖)——對識別風(fēng)險的原因十分有用
系統(tǒng)或過程流程圖——顯示系統(tǒng)的各要素之間如何相互聯(lián)系以及因果傳導(dǎo)機(jī)制
影響圖——顯示因果影響、按時間順序排列的事件,以及變量與結(jié)果之間的其它關(guān)系的問題的圖解表示法。
風(fēng)險識別的產(chǎn)出
1 風(fēng)險。風(fēng)險指一旦發(fā)生會對項目目標(biāo)產(chǎn)生積極或消極影響的不確定事件或情況。
2 觸發(fā)機(jī)制。觸發(fā)機(jī)制,有時又稱風(fēng)險征兆或者警告信號,指風(fēng)險已經(jīng)發(fā)生或者即將發(fā)生的跡象。例如中間里程碑的要求若未能按期完成,就是即將出現(xiàn)進(jìn)度延誤的預(yù)警信號。
3 送往其它過程的產(chǎn)出。風(fēng)險識別可能會發(fā)現(xiàn)在另一個領(lǐng)域采取進(jìn)一步行動的必要。例如,工作分解結(jié)構(gòu)不夠詳細(xì),以致無法恰如其分地識別風(fēng)險;或者進(jìn)度內(nèi)容不全或不甚合乎邏輯。
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