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項目管理成功故事——卡通書

2005/9/19 11:34:00?|? 2173次閱讀?|? 來源:轉(zhuǎn)載?? 【已有0條評論】發(fā)表評論

1983年初,37歲的我被委任為NASA天體物理部的主任,這是怎么回事?1982年秋天,我在哈佛商學(xué)院學(xué)習(xí)。在此期間,曾多次超支的哈勃望遠(yuǎn)鏡又超支了,出現(xiàn)這種情況,組織一般都會責(zé)怪當(dāng)時的負(fù)責(zé)人,然后罷免他們,把錢交給一無所知的新人。我就是這樣的一位新人。進(jìn)入1983年的秋季后,哈勃的緊張氣氛漸漸消失,我也能夠?qū)⒕D(zhuǎn)向天體物理項目群中的其他項目上。這個部門管理著大約20個飛行(任務(wù)或儀器)項目,每年的費(fèi)用大約為4億美元。

當(dāng)我上任的消息傳出后,太空天文學(xué)家結(jié)伴而來,為“他們”的任務(wù)進(jìn)行據(jù)理力爭。這些來訪者幾乎一致不滿意于現(xiàn)行項目群的運(yùn)行方式,所有抗議者都將其他任務(wù)看作是一個零和預(yù)算游戲中與他們的任務(wù)相競爭的對手。這使我倍受打擊,在這種環(huán)境下我什么也干不了。另外,任何任務(wù)也替代不了其他任務(wù)的需求,因此,這種爭論毫無意義。事實上,每個新任務(wù)都會引出新的問題,而這些問題可能鞏固其互補(bǔ)性任務(wù)的地位。我在想,“我如何能將每個人都拉到一起,執(zhí)行一個聯(lián)合項目群呢?”

對我來說,排在首位的新上馬項目應(yīng)該是CHANDRA X射線觀察臺,它在技術(shù)準(zhǔn)備方面是最成熟的,最后一個高分辨率的X射線任務(wù)—愛因斯坦任務(wù)—1978年就在空中飛行了!但是,這群天文學(xué)家(更不用說NASA這個機(jī)構(gòu))似乎不愿意全力支持CHANDRA(或任何其他任務(wù))。

那個時候,我們通常使用彩圖來介紹、推銷我們的項目群。NASA高層管理會議室有三倍后屏幕投影儀,精心制作的陳述可以將觀眾弄得眼花繚亂。我搜遍了彩圖庫,試圖尋找一些能夠為在一個廣闊、聯(lián)合的項目群環(huán)境中支持CHANDRA而提供幫助的圖片,結(jié)果我一無所獲。我如何才能說服這群人,讓他們知道,支持所有任務(wù)即是完成他們自己任務(wù)的最好方法呢?

我讓員工們?yōu)槲耀I(xiàn)計獻(xiàn)策,戴夫·吉爾曼推薦我參考馬丁·哈威特寫的《宇宙探索》(Cosmic Discovery)一書。這本書確實給了我想要的東西:一種計算我們項目群探索潛能的方法,和一個有關(guān)天文學(xué)的重大難題的列表。以下是哈威特提到的一些問題:
·宇宙中我們對其一無所知的90%物質(zhì)是什么?
·什么是伽馬射線大爆炸?它們?nèi)绾文茉?秒鐘內(nèi)釋放相當(dāng)于1 000年太陽能的能量?
·恒星是如何形成的?它們?yōu)楹稳绱嗣髁粒?
·星星是如何形成和演變的?

現(xiàn)在我有了思路,我們可以準(zhǔn)備一個有關(guān)能解決這些問題的多個任務(wù)的陳述,但是,我們應(yīng)該怎樣進(jìn)行陳述,才不至于嚇著那些不懂技術(shù)但他們的支持又至關(guān)重要的人呢?什么是最不嚇人的描繪這個概念的方式呢?我突然來了靈感,我們需要一本太空天體物理學(xué)卡通書!

我將我的副手,喬治·牛頓叫到我的辦公室?!皢讨巍?,我說,“你知道,我最近一直忙于解決哈勃問題,以至于沒時間關(guān)注項目群中的其他項目。我知道我讓你做過一些瘋狂的事情;喔,今天又是如此。請找科研部要我們項目群中最頂尖理論家的名單,然后,召集其中的約10位,讓他們在哥達(dá)德航天中心開一天會。”
“好的,但是我告訴他們議程是什么呢?”
我笑了笑說,“喬治,你告訴他們,我們要創(chuàng)作有關(guān)太空天體物理學(xué)的彩色圖書。”
“你在開玩笑?!彼f。
“不,我非常認(rèn)真,你告訴他們,天體物理部的主任邀請他們創(chuàng)作有關(guān)太空天體物理學(xué)的彩色圖書。如果任何人拒絕,我會私下找他們談?!?

大約一星期后,喬治滿臉驚奇的樣子來到我的辦公室,他說,“真難以置信,他們都會來?!?
事情進(jìn)行得出奇順利,經(jīng)過一上午的討論后,這群世界上最聰明的人中的有些人就開始把紙鋪在地板上,用蠟筆和魔術(shù)標(biāo)簽彎腰畫了起來。我們很快就有了一些在技術(shù)方面非常準(zhǔn)確的卡通畫,這些卡通畫展示了為什么我們需要通過那些橫跨整個電磁波頻譜的探測活動,來解決這些天文學(xué)重大難題。

我邀請馬丁·哈威特與我共同主持了這次會議,而且他后來收集了所有這些卡通畫,將它們整理成了一本名為《大觀察臺》(Great Observatories)的手冊。手冊講述了四大觀察臺(每個觀察臺涵蓋電磁波頻譜的一段區(qū)域)為何能回答那些有關(guān)宇宙的重大難題。瞧!
我們出版了50 000冊《大觀察臺》卡通手冊,在整個華盛頓發(fā)行?,F(xiàn)在那群天文學(xué)家和國會能夠?qū)⑦@個項目群理解為一個相互配合、密切聯(lián)系的整體了。最終,國會為大觀察臺項目群撥款50多億美元。

經(jīng)驗教訓(xùn)

最好的信息是那種人們?nèi)菀桌斫獾男畔?。我們常常喜歡使用那些沒人能理解的、復(fù)雜的技術(shù)術(shù)語或看似漂亮的縮略語。盡量以簡單并有趣的方式傳達(dá)信息。

不要關(guān)掉你的直覺,不要讓你左半腦的邏輯思維或你的右撇子人阻礙你突然而至的靈感。

領(lǐng)導(dǎo)者使用直覺來將數(shù)據(jù)和經(jīng)驗融合成一個整體,而且融合靈感常常來源于一次“啊哈”(即,意外)經(jīng)歷。融合總是能產(chǎn)生不可預(yù)料的結(jié)果,因為它引領(lǐng)你超出各部分的簡單累加和。

直覺確實依據(jù)于主觀思考,但是,即使在科學(xué)這個最客觀的領(lǐng)域中,客觀規(guī)律也只適用于那些驗證想法的方式。而探索方式卻大不相同,多數(shù)探索基于有根據(jù)的推測、不可靠的爭論和荒唐的假設(shè)。

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