在企業(yè)各項(xiàng)營(yíng)運(yùn)活動(dòng)中，大部分的功能部門皆以處理例行性工作為主，以人事部門為例，每個(gè)月都會(huì)執(zhí)行薪資發(fā)放的工作，或是年度執(zhí)行績(jī)效考核、人才招募等工作；以財(cái)會(huì)部門為例，除了定期編制月、季、年等財(cái)務(wù)報(bào)表，也協(xié)助年度預(yù)算的編制。這些工作的周期通常比較固定，執(zhí)行工作時(shí)所需的時(shí)間也比較容易控制。
相對(duì)的，研發(fā)部門卻是以項(xiàng)目性質(zhì)的工作為主。一般研發(fā)部門的主要職責(zé)為設(shè)計(jì)開發(fā)新的產(chǎn)品，不論是公司自行計(jì)劃開發(fā)，或是接受客戶委托開發(fā)，每項(xiàng)新產(chǎn)品開發(fā)工作都是一個(gè)個(gè)項(xiàng)目。
在開始產(chǎn)品開發(fā)工作之前，必須針對(duì)每個(gè)項(xiàng)目確認(rèn)目標(biāo)、范圍、時(shí)程、展開工作計(jì)劃、分配資源。由于這些數(shù)據(jù)都是估計(jì)出來(lái)的，很容易發(fā)生實(shí)際執(zhí)行的結(jié)果與當(dāng)初預(yù)期不一致。加上大部分的公司經(jīng)常是好幾個(gè)項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行，一旦某個(gè)項(xiàng)目實(shí)際執(zhí)行的情形不如預(yù)期而出現(xiàn)變動(dòng)或調(diào)整，很容易對(duì)其他項(xiàng)目造成影響，而且還會(huì)逐步擴(kuò)散甚至交互影響。
此外，新產(chǎn)品開發(fā)還需要大量的跨部門溝通與協(xié)調(diào)。為了滿足客戶的需求，同時(shí)兼顧到產(chǎn)品成本，研發(fā)人員需要其他部門協(xié)助與配合，例如業(yè)務(wù)部門在項(xiàng)目開始之前提供客戶的需求數(shù)據(jù)給研發(fā)部門，并在客戶改變需求時(shí)立即溝通；倉(cāng)儲(chǔ)部門得提醒研發(fā)人員是否還有多余的零件庫(kù)存，設(shè)法先消耗掉；如果新產(chǎn)品會(huì)用到新的零件，必須由資材部門協(xié)助完成新料件確認(rèn)餓工作，如此新料件才能正式在生產(chǎn)在線使用；采購(gòu)部門必須協(xié)助研發(fā)人員與供貨商溝通，設(shè)法降低零件的進(jìn)貨成本；制造部門必須協(xié)助研發(fā)人員制作樣品，同時(shí)設(shè)定制程系統(tǒng)；程序部門必須協(xié)助研發(fā)人員開發(fā)輸出入接口等程序。
整個(gè)研發(fā)流程幾乎橫跨所有部門，以大型電子制造業(yè)為例，新產(chǎn)品開發(fā)工作需要28個(gè)不同的功能單位共同努力、合力完成，所以研發(fā)項(xiàng)目管理以及跨部門溝通協(xié)調(diào)的效率，是企業(yè)提升競(jìng)爭(zhēng)力時(shí)面臨的另一個(gè)挑戰(zhàn)。
制造業(yè)承受競(jìng)爭(zhēng)壓力
長(zhǎng)期以來(lái)交貨速度快、價(jià)格相對(duì)較低、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定一直是企業(yè)生存的利基，因此對(duì)制造業(yè)而言，必須加快產(chǎn)品開發(fā)的速度，減少不必要的成本與浪費(fèi)，降低實(shí)際過程中的錯(cuò)誤以追求更高的產(chǎn)品質(zhì)量，如此才能維持獲利能力。
雖然新產(chǎn)品開發(fā)以成為提升競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵，我們卻常常在企業(yè)的研發(fā)流程中發(fā)現(xiàn)以下項(xiàng)目管理方面的問題：
●研發(fā)項(xiàng)目的啟動(dòng)之前沒有適當(dāng)規(guī)劃，包含研發(fā)的目的、產(chǎn)品的期望功能、預(yù)計(jì)的工作項(xiàng)目、作業(yè)時(shí)程及人力需求等并未詳細(xì)推展，導(dǎo)致實(shí)際執(zhí)行的情形與預(yù)期落差太大，不但影響時(shí)程，甚至影響到其他項(xiàng)目的進(jìn)行。
●研發(fā)人力等相關(guān)資源在項(xiàng)目啟動(dòng)前的分配以及項(xiàng)目進(jìn)行中的調(diào)整，缺乏適當(dāng)?shù)臋C(jī)制或判斷標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致項(xiàng)目成員不適當(dāng)?shù)恼{(diào)動(dòng)，造成資源無(wú)法有效運(yùn)用，也影響新產(chǎn)品開發(fā)的時(shí)間與質(zhì)量。
●研發(fā)項(xiàng)目工作時(shí)程的規(guī)劃以及進(jìn)度的控制缺乏適當(dāng)機(jī)制，造成部門間無(wú)法有效掌握對(duì)方的工作進(jìn)度，而高層主管也無(wú)法及時(shí)得知特定項(xiàng)目的作業(yè)速度。
●項(xiàng)目組織不明確、項(xiàng)目成員間缺乏適當(dāng)?shù)耐ㄓ嵡?，造成部分主管每天都有看不完的E-mail（上百封），而重大問題不知道要通知誰(shuí)來(lái)做決定，造成問題的延誤并影響到產(chǎn)品開發(fā)進(jìn)度。
●項(xiàng)目變更缺乏適當(dāng)?shù)臋C(jī)制，決議事項(xiàng)也未跟蹤是否確實(shí)遵循，一直到客戶要求的期限快到時(shí)，才發(fā)現(xiàn)許多重要作業(yè)皆未完成，造成作業(yè)混亂并影響產(chǎn)品質(zhì)量。
●項(xiàng)目與項(xiàng)目之間的資源競(jìng)爭(zhēng)，各項(xiàng)目對(duì)于使用資源的搶奪，導(dǎo)致企業(yè)整體項(xiàng)目的無(wú)效率。
過去作者提供研發(fā)項(xiàng)目管理的服務(wù)時(shí)，曾經(jīng)訪談一家大型代工業(yè)，基本上這家公司的項(xiàng)目管理制度不是很健全，而且沒有研發(fā)項(xiàng)目變更的機(jī)制。
有一次該公司研發(fā)部門的某個(gè)技術(shù)單位因?yàn)楫a(chǎn)品的一個(gè)瑕疵無(wú)法在短期內(nèi)解決，召開會(huì)議決定調(diào)整產(chǎn)品的功能及開發(fā)時(shí)程，然而這個(gè)決議事項(xiàng)并未通知到所有的單位，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門未能事先與客戶做好溝通，一直到原先預(yù)定的交期快到了，客戶打電話來(lái)詢問進(jìn)度時(shí)，才發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品的功能項(xiàng)目以及時(shí)程已改變。
后來(lái)客戶雖然同意接受變動(dòng)后的產(chǎn)品功能，但是堅(jiān)持要在原訂的時(shí)間收到貨，并向該公司總經(jīng)理施加壓力。就在這樣的情況下，研發(fā)及相關(guān)部門為了趕工將這筆訂單及時(shí)完成而亂成一團(tuán)，為了趕時(shí)間，新開發(fā)的產(chǎn)品尚未完成所有審查作業(yè)就進(jìn)入生產(chǎn)階段，交貨之后客戶才發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品功能變動(dòng)的項(xiàng)目與該公司的說明書有出入，而且瑕疵率偏高，因此要求退回重做。該公司只好將產(chǎn)品收回并補(bǔ)足功能，同時(shí)造成巨額的財(cái)務(wù)損失，為此該公司還要求研發(fā)副總下臺(tái)。
經(jīng)過作者防談與分析，這家公司新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目的管理上有以下需求：
1．高層主管部分
該公司每年都有許多產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目在進(jìn)行，每個(gè)項(xiàng)目都有許多部門參與其中。高階主管需要足夠的信息，了解項(xiàng)目執(zhí)行的情形、掌控進(jìn)度，同時(shí)確認(rèn)預(yù)定的工作內(nèi)容是否變更、在執(zhí)行上是否遇到困難、部門間如何協(xié)調(diào)并理清責(zé)任以及問題是否解決等。
2．部門主管部分
由于項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)各項(xiàng)工作在部門間傳遞往來(lái)，同時(shí)互相影響時(shí)程，因而部門主管需要其他部門工作執(zhí)行進(jìn)度的信息，以了解前手部門的工作何時(shí)完成、何時(shí)可取得所需的信息、何時(shí)自己部門的工作可以開始及工作完成的時(shí)間。
3．人員部分
由于每個(gè)項(xiàng)目應(yīng)執(zhí)行的工作項(xiàng)目通常不同，因而項(xiàng)目成員必須知道有哪些工作事項(xiàng)，各個(gè)工作項(xiàng)目之間的關(guān)聯(lián)性以及完成的時(shí)點(diǎn)。項(xiàng)目成員還得將設(shè)計(jì)圖表交由相關(guān)主管審核，主動(dòng)匯報(bào)工作執(zhí)行的進(jìn)度以及遭遇到的困難，并將相關(guān)成果數(shù)據(jù)歸檔。
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