如果用兩個字概括當前社會的特點，那就是“變化”，而這種變化在信息產(chǎn)業(yè)中體現(xiàn)得尤為突出，技術(shù)創(chuàng)新速度越來越快，用戶需求與市場不斷變化，人員流動也大大加快。在這種環(huán)境下，企業(yè)需要應(yīng)對的變化以及由此帶來的挑戰(zhàn)大大增加，也給管理帶來了很多問題和挑戰(zhàn)。軟件行業(yè)是一個極具挑戰(zhàn)性和創(chuàng)造性的新行業(yè)，管理上沒有成熟的經(jīng)驗可供借鑒。而項目管理應(yīng)該說對于軟件企業(yè)，尤其是那些以應(yīng)用開發(fā)與系統(tǒng)集成為主的軟件企業(yè)，是行之有效的管理方法。
問題多多
項目管理雖然沒有非常高深的理論，但要真正實施起來，也絕非易事。一個典型的項目基本可以劃分為啟動、計劃、控制、執(zhí)行、收尾五個過程。而軟件企業(yè)實施項目管理的挑戰(zhàn)，可以說是貫穿于項目的整個生命周期。
啟動過程面臨的第一個挑戰(zhàn)是“項目目標含糊，充滿沖突”。項目的利益相關(guān)者，如項目發(fā)起人、成果使用者、負責(zé)單位等之間對需求理解不一致，對項目的目標設(shè)定不一致。啟動過程面臨的第二個挑戰(zhàn)是“交流語言不規(guī)范，缺乏溝通技巧和工具”。以上兩方面的挑戰(zhàn)導(dǎo)致了在項目啟動過程中，很難使項目目標被清晰定義及一致理解。管理學(xué)上經(jīng)常提到的“信息漏斗”，就是指這樣一個非常重要的問題。除此之外，對項目目標一致性重視程度不夠，也是項目啟動過程中普遍存在的一個問題。很多項目管理者低估了達成項目目標一致性的難度，在這方面投入的精力不夠，往往簡單地認為已經(jīng)達到一致。因此，很多項目其實是在目標沒有定義清楚的情況下匆忙啟動的。
項目計劃過程面臨的最大挑戰(zhàn)就是計劃的準確性差。產(chǎn)生這個問題的原因是多方面的。首先，是信息不充分。很多項目經(jīng)理在制定計劃，尤其是制定一個新的項目計劃時沒有認真地去挖掘項目信息，沒有花足夠的精力去與客戶進行深入交流。由于沒有真正使項目目標達到一致，因此項目人員獲取的信息往往是互相沖突的，是“垃圾信息”，對制定計劃沒有有效的幫助。第二，缺乏科學(xué)的估算方法。第三，對計劃工具的抵制。第四，缺乏對數(shù)據(jù)的統(tǒng)計積累。這也是一個非常具有挑戰(zhàn)性的方面，也是我們在企業(yè)發(fā)展中應(yīng)注重加強的方面。
項目實施過程面臨的挑戰(zhàn)是由于計劃不準確、關(guān)鍵路徑不能鎖定，從而導(dǎo)致里程碑目標不能保證項目目標，項目實施的時間壓力增大；導(dǎo)致資源調(diào)動配置不合理，成本上升。在時間和成本的雙重壓力下，公司的質(zhì)量管理很容易流于形式。
而在項目控制過程中，由于受項目時間和資源的限制，項目管理者必須能夠準確及時地了解各方面的變化，以及由此帶來的連鎖反應(yīng)，并做出相應(yīng)的系統(tǒng)調(diào)整。然而，在沒有有效數(shù)據(jù)積累和信息不充分的情況下，這方面的難度很大。
由于從項目啟動，到項目控制都存在著很大的挑戰(zhàn)，因此在項目收尾過程中關(guān)于時間、質(zhì)量、成本和項目范圍的沖突在這個過程中集中爆發(fā)出來。這些沖突主要表現(xiàn)在三個方面：一是客戶與項目團隊之間，項目團隊可能認為已經(jīng)完成了預(yù)定任務(wù)，達到了客戶需求，而客戶并不這樣認為；二是項目團隊與公司之間，項目團隊可能認為自己已經(jīng)付出了艱苦的努力，已經(jīng)盡到了責(zé)任，然而公司卻因為項目成本上升和客戶滿意度不高并沒有獲得利潤；三是項目成員之間，由于缺乏科學(xué)合理的評價體系，項目完成后的成績屬于誰、責(zé)任屬于誰的問題往往造成團隊成員之間的互相不理解。
更重要的是軟件企業(yè)中往往沒有把項目經(jīng)驗與教訓(xùn)轉(zhuǎn)化為知識的意識與機制。在一個項目中出現(xiàn)的問題，經(jīng)常會在以后的項目中重復(fù)出現(xiàn)。這也是為什么很多軟件企業(yè)在發(fā)展到一定階段，停滯不前“陷入泥潭”的重要原因之一。
應(yīng)對有規(guī)
根據(jù)近年來中創(chuàng)在項目管理方面的實踐，我們提出了“加強策劃、加強計劃，變化管理、知識管理”四句話，這些是針對項目管理不同階段提出的需要特別強調(diào)的問題，希望通過強調(diào)這些問題來規(guī)避風(fēng)險，管理變化。
加強策劃的目的包括：明晰項目的價值、定義項目目標、使項目目標被一致理解。其中，最重要的一條就是項目目標被一致理解。加強策劃的方法，第一條就是“發(fā)現(xiàn)真正的客戶”；第二，要分清客戶需求與項目成果特性之間的關(guān)系。第三，要充分發(fā)揮行業(yè)專家的作用。在項目實施過程中，要調(diào)動的往往不僅是公司內(nèi)部的資源；第四，要深入溝通；最后，項目策劃過程中要強調(diào)的是“公司知識的注入”，就是要把公司過去的項目成果、知識等充分應(yīng)用，不要什么東西都從頭重來。
為了加強計劃的有效性，我們在公司內(nèi)部十分強調(diào)科學(xué)方法與工具的使用，并專門開發(fā)了數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)。“數(shù)字神經(jīng)”這個名字是從微軟借用來的。最初聽到這個詞時，還以為只是一種理念的炒作，但深入思考之后才發(fā)現(xiàn)“神經(jīng)”這個詞用得的確非常好，好在它表示出來兩方面的含義：一是數(shù)字只有聯(lián)結(jié)起來才有用，孤立的數(shù)字是沒有太多價值的；二是表示出了“快速反應(yīng)”的意思，在當今這個高速變化的社會，能否快速應(yīng)變是至關(guān)重要的。這個系統(tǒng)的完成對于公司很多決策和資源的再調(diào)度、再分配起到了很大的幫助。在計劃制定過程中，要強調(diào)使用模版、計劃流程，通過嚴格的計劃程序和評審簽字流程，來提高計劃的嚴謹性。為了提高計劃能力，要注重研究和培訓(xùn)。
變化管理首先要嚴格變化控制流程，首先要確認基線的變化，這個基線的變化在公司內(nèi)部是受到嚴格控制的。在很多情況下，項目組喜歡說“客戶需求已經(jīng)變化了；而這時客戶可能會說“沒有變化”。如果沒有嚴格記錄變化控制流程，就很容易產(chǎn)生分歧，發(fā)生混亂。我們特別強調(diào)，項目中的變化一定要獲取客戶及公司內(nèi)部的簽字認可。同時，通過數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)對變化進行跟蹤。另外，變化管理的第二個方面是資源的動態(tài)調(diào)配與重新組合。變化管理的第三條我們強調(diào)配置管理。變化管理的第四方面就是采用先進的質(zhì)量保障體系。
知識管理是變化管理的基本條件，沒有足夠的知識，你就不知道該如何面對項目中的變化。知識管理的措施主要分三個方面。首先，是知識的挖掘。其次，通過CMM中的過程財富，對公司項目過程中統(tǒng)計分析，形成公司知識。第三方面，要注重知識的共享。
對于軟件企業(yè)而言，這不是一個小的改變，而是一種變革，企業(yè)需要為此付出艱苦的努力，宣傳并樹立公司范圍內(nèi)的項目管理文化十分重要。
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